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《档案学概论 》冯惠玲 第二版
本书内容涵盖“档案”、“档案事业”、“档案学”的主要理论范畴,特点为:理论性与知识性兼顾,力求使内容具有一定的理论深度,从而使本科生、研究生、档案工作者、研究者均能从中获得较为系统的知识、观点、论据和资料。本书结构简洁、逻辑合理,反映了目前国内外该领域的最新研究成果。本书拟作为档案自学考试使用的教材。
编辑于2023-04-15 20:49:10 河南- 信息资源管理
- 档案学
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档案学概论
第一章 档案概念与档案现象
一、档案的定义及其分析
1.档案的定义及本质
⑴定义
档案：社会组织和个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。
⑵本质
档案本质上是对社会生活的原始记录。即原始记录性是档案的本质特性。
2.对档案定义的理解
⑴社会性
档案是人们在社会活动中直接形成的，而非自然界的产物。
⑵历史性
从时态上讲，档案是已经形成的，而不是正在形成或尚未形成的东西。
⑶确定性
档案内容信息具有清晰性和确定性，而且是依附于一定的物质载体而存在的。
⑷原始记录性
档案是人们在社会活动中直接形成的原始性信息记录，对以往社会活动具有直接的原始记录作用。
3.档案的实存形态及其形成过程
⑴档案的实存形态
是指在现实中的具体存在形式。主要是文件，还有大量非文书类的信息记录物。
⑵档案的形成过程
是指各种形态的文件从被制作出来到被作为档案正式保存并发挥档案作用的过程。
“有意、无意地制作+有意地处理保存”
4.对档案真实可靠性的理解
⑴档案的内容若没有失实、歪曲、作伪之处，那么在对同一历史事实均有记载的各种信息中是最真实，最可靠的。
⑵档案有失实、歪曲、作伪乃至伪造之处，那么这一客观事实，也恰恰是由档案这一实存形态来予以记录、固化并示之于世人的，它依然有其另一意义上的真实性与可靠性。
二、档案与相关事物的关系
1.档案与信息
⑴联系
种概念与属概念：档案信息是信息的一种存在形式，档案是人类社会的一种重要信息资源。
⑵区别
地位：档案是一种最真实，最可靠，最具权威性与凭证性的原生信息资源。
2.档案与文献
⑴联系
关系密切复杂。内涵不同，外延有大面积交叉重合。
⑵区别
①本质及核心内涵不同：非原始记录性的信息记录也可成为文献。
②文献注重历史文化价值，档案还注重现实性的查考使用价值。
③文献内容一般较系统完整，档案则包括大量片段性零星记录在内。
3.档案与文书
⑴联系
实存形态上的直接转换关系。逻辑上，内涵不同，外延交叉。
⑵区别
①档案的实存形态不仅包括文书，还包括非文书。只有原始记录性强，查考价值高且文书处理程序完毕的一部分文书才能转化为档案。
②本质不同：原始记录性并非文书的本质所在，文书本质上是人们处理解决现实性具体事务问题的信息传递工具。主要在空间上传播交流，且具有强制性。
4.档案与图书
⑴联系
关系较为密切，管理上有相通之处。
⑵区别
①本质不同：图书本质上是系统知识的结晶。
②社会功能不同：档案用以解决现实中的实际问题，了解研究历史事实。图书用以学习系统知识，陶冶性情。
②交叉部分的特点不同：档案内容中的知识是不系统的知识片段。图书内容中对历史的记载不是直接的原始记录，而是加工提炼后的系统性知识。
5.档案与资料
⑴联系
现实中最接近，关系最为密切。外延大面积重合，且资料的外延大于档案。
⑵区别
①资料是一个相对性，动态性极强的概念，其外延极为宽泛。凡是对人们研究解决某一问题有一定价值的所有相关信息均可称之为资料。档案则没有资料的那种相对性与动态性。
②档案可以被人们作为资料看待并使用，资料却不能作为档案看待并使用。
6.档案与文物
⑴联系
内涵最为接近。内涵上有部分交叉重合。都具有历史文化价值。
⑵区别
①重要的档案因其既有原始记录作用，又有历史文化作用，可作为文物收藏。但大部分文物，却不能成为档案，因为大部分文物是实用性物品，记录历史信息内容不清晰，不明确。
②内容信息的清晰性与确定性与否是二者之间的根本区别。只有自身带有文字的实物才可成为实物档案被档案部门收藏。
三、档案的种类
1.公务档案与私人档案 （形成领域的公私、属性）
⑴公务档案：是指人们在公务活动中形成的档案，其形成主体主要是公务机关或其他社会组织。
⑵私人档案：是指人们在私人生活中形成的档案，其形成主体主要为个人。
2.历史档案与现行档案 （形成时间的早晚及作用）
⑴历史档案：是指形成时间较早，离现在较久远，且主要起历史文化作用的档案。
⑵现行档案：是指形成时间较晚，离现在时间距离较近，且主要起现实性查考作用的档案。
3.文书档案、科技档案与专门档案 （普遍应用）
⑴文书档案：实际上是指行政管理档案，即在社会的行政管理活动中直接形成的一个档案门类，其实质是突出强调了行政性或政治性档案在档案大家族中的主导地位。
⑵科技档案：是指人们在科技、生产活动中直接形成的具有一定保存价值的科技文件。它也是档案家族中的一个重要的档案门类，如图纸，设计任务书，科研报告等。
⑶专门档案：是人们通过创造性劳动选择并保存下来以被查考的各种专门文件组织组成的有机体系的总称。（专门文件是指机关、企业、事业单位及其他社会组织在从事某些专业性活动中，为了实现相关的职能目标而制作和使用的，具有比较稳定的文种和记录目的的各种载体类型的数据、信息记录，如会计档案、人事档案、诉讼档案等。）
4.中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案和旧政权档案（行政管理角度）
⑴中华人民共和国成立后的档案：又称为中华人民共和国时期档案，是指1949年10月1日中华人民共和国成立之后，在中国形成的归国家所有的档案。
⑵革命历史档案：又称革命政权档案，是指建国之前，由中国共产党及其所领导的军队，政权，企事业单位，社团等社会组织及个人所形成的归国家所有的档案。
⑶旧政权档案：是指建国之前，除了革命历史档案之外的所有归国家所有的档案。
5.新型载体档案（声像或音像档案）与电子档案（电子文件）
第二章 档案的源流
一、档案的起源
1.档案起源诸说
⑴文字是产生档案的必要条件。
⑵文字和国家的出现是档案产生不可缺少的条件。
⑶以原始记事方法形成的记录就是档案，如结绳、刻契、图画等。
2.中国档案起源
3.外国档案起源
二、档案形态的演变
1.纸张使用之前的中国古代档案
甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案
2.纸张使用之前的外国古代档案
石刻档案、泥板档案、纸草档案、羊皮纸档案、蜡板档案，金属档案，棕榈树叶档案和桦树皮档案。
3.纸质档案、音像档案和电子档案
⑴纸质档案
纸张的出现推动了档案载体的第一次变革。档案数量增加，档案管理的科学化，规范化程度迅速提高。
⑵音像档案
音像档案：也称为声像档案或视听档案，是指机构和个人在各种社会活动中形成的记录声音或影像的档案。
⑶电子文件/档案
电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储在磁盘，磁带，光盘等载体，依赖计算机等系统设备阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件。
第三章 档案的价值与作用
一、档案的价值与作用概述
档案价值：是指档案对国家，社会组织或个人的有用性，它是主体与客体之间的关系范畴。
二、档案的价值形态
（一）凭证价值和情报价值
1.凭证价值
⑴概述
档案是历史的真凭实据，它的这种可资为凭的特性构成了档案的基本价值之一，凭证价值。
⑵具体表现
①档案的凭证价值是档案不同于其他各种资料的最基本的特点。档案是确凿的原始材料和历史记录，它可以成为查考，研究和处理问题的依凭，认定法律权利、义务与责任的证据，以及政治斗争，外交斗争和教育人民的工具。
②档案之所以有凭证价值，是由档案形成过程及其结果的内容和形式特点决定的。首先从档案的内容看，它是从当时直接使用的文件转化而来的，客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。其次，从档案的形式特征看，文件上保留着真切的历史标记，这些原始标记和原始数据成为档案原始性，真实性的印记。
2.情报价值
⑴概述
档案是事实，知识和经验的记录，它的这种可靠的，广泛的，可资参考的特征构成了档案的又一基本价值，情报价值。
⑵具体表现
①档案记录了历史活动的事实和经过，记录了人们在各种活动中的思维过程，所以它能给人以互有联系的、系统的、广泛的情报信息。
②档案的这种情报价值体现在不同层次的档案集合体中。首先体现在一个档案馆以至国家档案馆网的档案材料中，其次体现在一定数量文件的单元组合中，再次体现在同一文件的不同稿本或同一稿本的修改墨迹中。
（二）现实价值和长远价值
1.现实价值
档案的现实价值又以可称为现行价值，是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性。
2.长远价值
档案的长远价值是指档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长的时间中能够满足社会各方面利用者需要的性质。
（三）对于形成者的价值和对于社会的价值
1.文件的第一价值
文件的第一价值是文件对其形成机关的价值，它是文件的原始价值，包括行政管理价值，法律价值，财务价值和执行价值。
2.文件的第二价值
文件的第二价值是文件对于其他机关和个人利用者的价值，又称从属价值或档案价值，包括证据价值和情报价值。
三、档案的作用
1.行政作用
档案是各级各类机构、社会组织行使职能，从事管理活动的真实记录，这些记录对于该机构、地区乃至国家工作人员察往知来，保持政策，体制，秩序，工作方法的连续性，有效性以及决策的科学性，具有不可替代的凭证和参考作用，这种作用可以称为资治作用或行政作用。
2.业务作用
档案在每一个业务领域中都可发挥重要的凭证和参考作用，成为业务活动的信息支持和保障。档案记载了各行各业运营，发展的有关情况，成果，经验和教训，是以往业务活动的记录和继续开展业务活动的条件。
3.文化作用
档案的文化作用主要是指档案是人类所创造的一种宝贵的精神文化财富，以及它对于人类社会文化的积累，传播，发展与进步所发挥的各种功能。档案是民族文化的集中体现，是历史文化的积累，是历史文化传承的手段，是文化创新的基础。
4.法律作用
档案的法律作用是指档案在解决争端，处理案件等活动中所发挥的证据作用，法律作用是档案凭证价值的重要体现。一方面在政治，军事，经济，外交斗争，解决领土争端等方面，档案的法律作用表现的十分突出。另一方面档案在维护国家，集体，个人合法权益方面的法律作用也十分突出。
5教育作用
在社会教育的诸多素材中，档案以其独特的历史性，直观性和原始性成为宣传教育的重要材料。档案是一种重要的教育资源，它以第一手原始材料见长，其真实性不容置疑，因而具有不可抗拒的说服力和感染力。
四、实现档案价值的规律与条件
（一）档案价值的扩展律
1.概述
由于档案具有原始记录性，内容与版本的唯一性等特点，档案价值是可以扩大和发展的，它的扩展具有一定的规律性，可称为档案价值的扩展律。
2.具体表现
⑴由于价值主体扩展而导致的档案价值扩展
这是指随着时间的推移，可能与档案发生关系的人群逐渐扩大，档案利者及其需求的范围成拓宽趋势，由此导致的价值的扩展。造成档案价值主体扩展的主要原因有：
①第一，档案作用从形成机关扩展到全社会。根据档案形成规律，档案形成以后，在一段时期内，作为机关工作和生产活动的必要条件，它发挥作用的对象主要是本机关。经过一段时间，档案的现行作用逐渐淡化以至完结，其长远价值和全面作用会冲破其形成机关的范围，而使社会各个方面利用需求凸显出来。利用者的范围从档案形成机关扩展到全社会，档案价值主体突破了初期的各种限制，形成了丰富的多样化的价值形态。
②第二，档案机密程度的递减。部分档案具有一定的机密性，分为绝密，机密，秘密等不同等级。档案的保密程度实质上是档案准许利用的范围和利用程度的问题。档案的机密性不是一成不变的，随着时间的推移和条件的变化也在发生变化。有些档案在若干年以后仍有机密性，有些档案经过一定的时间便降低了机密程度，有的则失去了机密性。一般来说，档案机密性逐渐弱化、递减是一种总的趋势。档案机密程度的逐渐减退，表明放宽限制后，档案使用者范围得以扩大，这必将导致的价值更广泛地实现。
⑵由于档案作用性质的变化而导致价值扩展
档案对于利用者的有用性是多方面的，而这些用途并不是同时显现出来的，随着时间的推移和条件的变化，不仅利用者的范围得以扩大，档案的作用性质也会发生变化，呈现出档案价值的多元性特征。
①一般来说，档案形成之初主要发挥行政或业务方面的作用，随着现行期的结束，档案的作用逐步从单纯的行政、业务的信息支持扩展到科学、文化、教育、司法、休闲等各个方面。
②档案作用性质的扩展表现为档案不仅可以用于与其相应的活动，同时可以发挥多种作用，有些甚至超出档案形成者的预想。从而增加了档案价值实现的领域、形式与可能性。
3.作用
了解档案价值扩展律对于处理好档案管理中当前与长远，局部与整体，保密与开放的关系具有科学的指导作用，具体表现为：
⑴第一，正确认识单位内部档案机构和公共档案馆的服务方向和职能定位。内部档案机构一方面要服务于本单位，促进档案对形成者自身价值的实现，同时要积极积累具有长远利用价值的档案，为档案社会价值的实现创造条件；公共档案馆要采取各种措施，面向广大公众扩大范围，促进档案价值的扩展。
⑵第二，确定合理的档案的归档、移交时间，建立合理的馆藏结构，以适应不同时期档案价值实现的特点和要求。
⑶第三，在档案鉴定工作中，以全面的，历史的，发展的观点来分析档案的价值，避免片面性。
⑷第四，坚持正确的保密观念，对具有保密要求的档案采取相应的保密措施，同时制定和实施降密、解密制度，根据客观实际情况的变化，适时的调整档案密级，降密解密，扩大利用范围。
⑸第五，树立服务观念，依法积极开放档案，促进档案工作由封闭型，半封闭型向开放型转变，更合理，更广泛的开发档案信息资源，为社会各方面服务，研究不同时期档案的作用领域，适时推进档案价值的合理扩展。
（二）档案价值的时效律
1.概述
档案价值的时效性是指档案对社会的有用性是有时限的，某些档案在一定时期内对利用者是有价值的，超过这个时间限制后则降低或丧失了价值。这一规律可称为档案价值的时效率。
2.具体表现
⑴档案与利用者需求之间关系的时效性。
①不同种类档案的时效性有不同的特点。
②从价值主体方面看，利用者的某些需求也具有时效性，如果未能使档案适时的满足利用者的需求，有些档案价值就会失效或变得毫无意义。
⑵ 档案价值形态的时效性。
①档案具有各种不同的价值形态，而这些作用往往是在不同的时间段中发挥出来的。例如，档案形成之初以行政、业务作用为主，以后转向科学、文化等其他作用。
②不同作用的此消彼长，说明档案在不同的时间内可与不同的利用者需求形成不同的价值，社会政治、经济、文化状况，对于不同形态档案价值的实现也具有直接的影响。档案工作者在了解这种变化趋势的同时，也应把握变化的时间和阶段性，以防错失某些价值实现的最佳时机。
3.作用
了解档案价值的时效律，有利于档案工作者以辩证的思维认识时间对于档案价值的影响，正确地判断不同档案的时效性，不失时机地开发信息资源，积极地提供利用，防止本应被适时利用的档案因提供过晚而丧失部分或全部价值。
（三）实现档案价值的条件
1.社会环境
社会制度，国家有关法规，政策，政治经济形势等对于档案利用需求，档案机构可能提供档案的程度有很大的制约作用，从而对档案价值关系的形成和实现具有直接的影响。
2.社会档案意识
人们对于档案的认识水平以及社会上对档案的普遍认识程度可称为“社会档案意识”。人们对档案的需求程度以及档案工作能够满足需求的程度与社会档案意识密切相关。社会档案意识对于档案价值实现的影响主要现在三个方面：档案利用需求、档案利用政策和档案服务观念。
3.档案管理水平
档案管理水平的高低直接影响到档案管理部门提供档案服务，满足社会需求的能力，以及利用者获取所需档案信息的可能性。因此，提高档案管理水平，深入开发档案信息资源，提供优质高效的利用服务，是促进档案价值实现的重要条件。
第四章 档案事业极其构成
一、档案工作的内容
概述
档案工作：从广义上说，包括档案管理工作，档案行政管理工作，档案教育工作，档案科学研究工作，档案宣传工作，档案国际合作与交流工作等。狭义的档案工作即档案管理工作，广义的档案工作即档案事业。
（档案事业：以管理和开发档案资源，服务于社会各项事业为宗旨的，由档案馆（室）工作，行政管理工作等组成的事业体系。）
（一）档案管理工作
1.涵义
档案管理工作：是指用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。它的基本内容包括：档案的接收与征集，整理，鉴定，保管，编目与检索，编辑与研究，统计和利用服务。
2.基本内容
⑴档案的收集工作
为了解决档案的分散形成与集中利用之间的矛盾，就形成了档案的收集工作。
⑵档案的整理工作
为了解决档案的零乱与管理和利用的系统化要求之间的矛盾，就形成了档案的整理工作。
⑶档案的鉴定工作
为了使有保存价值的档案能够得到优先保管并能发挥最大作用，以满足社会利用的需要，就形成了档案的鉴定工作
⑷档案的保管工作
为了解决档案自然寿命的有限性与社会长远利用需要之间的矛盾，就形成了档案的保管工作。
⑸档案的编目与检索工作
为了解决档案馆藏体系的单向线性排列与社会多样的和变化的利用需要之间的矛盾，为档案的查找提供手段，就形成了档案的编目与检索工作。
⑹档案的编辑与研究工作
为了满足社会多样的和广泛利用档案的需要，需要对档案进行研究，汇编出版各种档案参考资料，这就形成了档案的编辑与研究工作。
⑺档案的统计工作
为了了解档案工作的基本情况，分析档案工作的规律性，提高档案管理的水平，需要对档案和档案管理的状态进行数量观察和分析研究，这就形成了档案的统计工作。
⑻档案的利用工作
为了满足社会实际利用档案的需要，需要通过各种方式向用户提供档案材料，这就形成了档案的提供利用和服务工作。
（二）档案行政工作
1.涵义
档案行政工作：是以国家各项事业的需要为目标，对全国以及地方档案工作进行统筹规划，组织协调，统一制度，监督指导的活动。档案行政管理的目的是不断调节档案事业系统的内部关系和外部关系，促进档案事业的发展，为国民经济和社会发展服务。
2.主要内容
以档案行政部门为组织协调中心，培训和提高档案工作人员的行政能力和水平，依法行政，通过调查研究和加强管理，完成规划制定，统一制度，行政监督，组织协调，业务指导和咨询服务的任务，提高档案行政效率，从而促进档案事业整体水平的提高。
（三）档案教育工作
1.我国档案教育的历史与现状
档案教育是档案事业的重要组成部分，档案事业建设需要发展档案教育，培养专业人才。
①我国档案教育始于20世纪30年代，于40年代有了一定的发展。1934年私立武昌文华图书馆专科学校设立档案管理特种教席，标志着我国档案教育的问世。1946年在重庆创办了私立崇实档案学校。
②中华人民共和国成立后，在党和政府的支持下，随着我国档案事业的发展，档案教育事业也取得了较快发展。档案专科班，档案训练班等多种类型档案教育的尝试，为新中国档案教育的创建进行了开拓性的探索。
③1952年11月15日，中共中央和政务院联合作出决定，批准中国人民大学设立档案专修班，这标志着新中国档案教育事业的正式创立。
④进入20世纪80年代后，随着我国档案事业的发展，我国档案教育进入了一个大规模，实质性发展的阶段。发展至今，我国已基本形成一个多层次，多渠道的较为合理的全国档案教育网络体系。
2.档案教育结构
⑴档案教育结构是指档案教育的诸因素及其相互关系。档案教育的目的是造就不同水平，不同层次的各类档案专门人才。档案教育结构是一个多层次，多系列的复合结构。
⑵从宏观上看，我国档案教育体系一般包括高等教育、中等教育、在职继续教育和社会教育四个部分。
①档案高等教育：是我国档案教育的核心部分。我国档案高等教育是培养中高级档案研究人才，档案管理人才，信息开发人才及档案事业管理人才的主要途径。包括研究生，本科生和专科生三个教育层次。
②档案中等教育：是培养初级档案管理人员，技术人员的主要途径，它是我国档案教育体系结构中的重要组成部分。办学形式主要有中等专业学校和职业学校两种。
③档案在职教育：是对已从事档案工作的人员进行档案专业知识的提高性教育。它包括两个方面，一是对受过档案专业教育的人员进行继续教育，二是对未受过档案专业教育的档案人员进行培训。
④档案社会教育：是指向社会各方面宣传档案学知识，增强社会的档案意识。这种类型的档案教育可以采取举办档案展览，编写各类通俗读物等多种方式进行。
（四）档案宣传工作
1.涵义
档案宣传：是向人们传播档案档案工作有关信息、思想，从而影响人们行为的过程。具体而言，就是向广大档案工作者宣传党和国家有关档案工作的法规与政策，对其进行思想教育，向社会宣传档案和档案工作，以增强社会档案意识的一种舆论引导和舆论监督性质的工作。
2.内容
宣传档案、宣传档案工作、宣传档案人员
3.形式
口头宣传、运用大众传播媒介、档案陈列与展览、档案专业报刊、档案网站。
（五）档案科学技术研究工作
1.涵义
档案科学技术研究工作：简称档案科研，是通过调查，观察，实验，比较，分析等手段，把档案工作实践的感性材料加以研究、提炼，上升为理性成果的一项创造性工作。
2.主要内容
①档案科学的基础理论研究
包括对档案事物的认识，对档案工作规律的理性揭示和对档案事业发展的理论探索等几个方面。
②档案科学的应用理论研究
主要是对档案收集，鉴定，保管，编目与检索和编研等基本管理理论的研究。
③档案科学的应用技术研究
核心内容是档案建筑与保护技术研究和档案现代化管理技术研究。
（六）档案国际合作与交流工作
形式
参加国际档案组织的活动、国家间双边档案工作的交流与合作和国际档案学术交流与合作等。
二、档案工作的基本原则
1.概述
1987《档案法》第五条规定：“档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。”这是用国家法律的形式确定了我国档案工作的基本原则。
2.内容
（一）全国档案工作实行统一领导、分级管理的原则（核心）
统一领导、分级管理，既是由我国社会主义制度决定的，又是档案工作发展的客观需要。它是我国档案工作的组织原则和管理体制，其具体内容包括三个方面：
⑴第一，国家档案按规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理。
对三种不同所有权的档案，（即国家所有，集体所有和个人所有）要按照档案法的有关规定采取不同的管理办法。
①国家机关，国有企业及事业单位形成的档案必须按照规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中统一管理。同时应按照规定定期向有关档案馆移交需要长久保管的档案。
②中央各机关团体需长远保存的档案，应向中央档案馆移交；地方各级机关团体需长远保存的档案，应向地方各级综合性档案馆移交；一些新型载体档案或专业性较强的档案，按照国家有关规定由有关专业档案馆保管。
③集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。
⑵第二，全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级档案行政机构统一、分级、分专业管理。
①统一管理，是指国家档案行政管理机关主管全国档案工作。
②分级管理，是指县级以上各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案工作。
③分专业管理，是指中央各专业主管机关在国家档案行政管理机关的指导下，对本系统的档案工作进行指导和监督。
⑶第三，对党政档案和党政档案工作实行统一管理。
把党的档案工作和政府的档案工作统一起来，实行各级党委直接领导的体制。
（二）维护档案的完整与安全（手段）
维护档案的完整与安全是档案工作的基本要求。只有维护档案的完整与安全，才能维护党和国家的历史真实面貌，才能充分发挥档案的作用。
⑴维护档案的完整
档案的完整性包括档案材料收集齐全和整理系统两个方面。
①收集齐全是指凡有保存价值的档案都要尽量收集齐全，实现一个单位，一个系统，一个地区，直到整个国家真正有保存价值的档案的完整。
②整理系统是指凡有保存价值的档案必须按照它的形成规律组成有机联系的整体，这样才能全面反映出一定社会活动主体从事社会活动的过程和本来面貌。
⑵维护档案的安全
档案的安全包括档案的实体安全和档案的内容安全两个方面。
①维护档案的实体安全是指在管理上和技术上采取相关措施，使档案不受损坏，尽量延长档案的寿命。
②维护档案的内容安全是指对机密档案和需要控制利用范围的档案实行严格的管理，确保机密档案不丢失，不泄密，不超范围扩散。
（三）便于社会各方面的利用（目的）
便于社会各方面对档案的利用，满足社会对档案的需要，这是档案工作的根本目的。是检验档案工作效果的重要标准，也是保证档案工作得以发展的重要条件。
三、档案事业的管理体制
1.档案事业管理体制的基本类型
档案事业管理体制：是指档案事业管理的体系和组织制度，包括档案行政管理部门的设置及其隶属关系，权限划分等。从世界范围看，按照中央、地方档案机构之间的关系，档案事业管理体制一般可分为分散式和集中式两种基本类型。
⑴分散式档案事业管理体制
分散制，指一些国家的地方档案机构不接受中央档案机构的领导、指导和监督。采用分散制的大多为联邦制国家，分散制主要有：英国式、瑞士式，美国式等形式。
⑵集中式档案事业管理体制
集中制，指一些国家的地方档案机构接受中央档案机构的领导、指导和监督。集中制的形式主要有中国式、法国式、瑞典式。
2.我国档案事业管理体制的发展变化
新中国的档案事业管理体制经历了几次改革和变动，档案事业管理体制变动的主要特点是：档案事业由分散管理逐步向集中统一管理的管理体制发展过渡，集中式管理体制也处在不断完善之中。
第五章 档案机构
一、公共档案馆
我国档案馆主要可分为：各级国家档案馆、专业档案馆（含专门档案馆、部门档案馆）和企事业档案馆三大类。
（一）国家档案馆
1.历史档案馆
⑴中国第一历史档案馆（主要保存明清中央机构的档案）
⑵中国第二历史档案馆（主要保存民国时期各个政权中央机构的档案）
2.综合档案馆
⑴概述
综合档案馆：一般分别隶属于各级党和政府，收集保管党和国家在各方面管理活动中形成的档案。可分为中央级和地区级综合档案馆两种类型。综合档案馆数量众多，是我国国家档案馆和档案事业的主体。
⑵性质
我国国家综合档案馆是统一保管党和政府机关档案的管理部门，它既是党的机构，又是国家的机构。
综合档案馆的科学文化事业性质主要体现在：
①第一，从档案管理的对象来看，它管理的是历史上政治，经济，军事，文化和科学技术等活动的记录，是一种重要的历史文化遗产和精神文化财富。
②从档案馆的活动方式和工作成果来看，档案馆的工作是一项研究性工作。对档案进行科学管理，开展一系列研究，参与编史修志，汇编各种研究成果，并通过多种方式提供档案利用。
③从档案馆的职能来看，它不仅肩负科学管理档案的重任，而且致力于社会化的服务工作，在繁荣国家文化事业，促进社会进步和建设社会主义精神文明中具有重要的作用。
⑶基本职责
集中统一管理党和国家需要长远保管的档案和有关资料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。
⑷具体/基本任务
①第一，接收与征集本级各机关，团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理；
②第二，通过多种方式，积极地开展档案资料的利用工作；
③第三，参与编史修志。
（二）专业档案馆
1.基本涵义
专业档案馆：是指国家专门管理某一方面或某一特殊专业和技术活动中形成的档案而设置的档案馆。它的具体涵义既可以体现在其专业职能上，也可以体现在馆藏档案载体的特殊内容和形式上。从我国已有专业档案馆的设置形式来看，有全国性专业档案馆、地方性专业档案馆和某一专业系统建立的专业档案馆。
2.类型
⑴特殊载体档案馆
目前我国已经建立了照片档案馆，电影资料馆等特殊载体档案馆。
⑵城市建设档案馆
城市建设档案馆是我国科技专业档案馆中筹建较早，近几年发展较快的一种专业档案馆类型，是集地域特征与专业特征于一身的专业档案馆。
⑶部门档案馆
部门档案馆是指在某一专业系统内，为保管某类专门档案而设置的档案馆类型。
二、内部档案机构
概述
内部档案机构：主要是指在某一机关或组织内部设立的，保管本单位形成的档案，并主要为本单位提供服务的档案机构。从其主体来看，主要有企事业档案馆和档案室两种类型。
（一）企业档案馆
1.涵义
企业档案馆是收藏和管理本企业档案的档案馆。
⑴企业档案馆具有档案馆的一般属性。
⑵企业档案馆收藏和管理本企业档案。
⑶企业档案馆主要是服务本企业。
2.特点
⑴综合性
企业档案馆是保存本企业档案的基地。在企业管理工作中形成的档案种类繁多，既有党政工团文书档案，科技档案，会计档案，又有经营管理档案，生产技术管理档案等，其馆藏内容具有综合性。
⑵专业性
在企业档案构成中，科技档案所占比重极大。企业档案馆主要围绕专业性突出的科技档案开展工作。同时根据企业类型的不同，企业档案的专业性特色也相互区别。
3.职能
⑴企业档案馆作为全国档案网络体系中的一员，要存储保管好企业档案，作为企业档案信息的利用中心，向本企业和社会各方面提供服务，并根据有关规定定期或不定期向国家档案馆移交具有国家和地方重要意义的档案。
⑵负责本企业档案的收集、整理、鉴定、保管和统计工作。企业档案馆为了实现档案信息服务于企业管理的目的，应对档案信息进行管理，并建立完善的档案检索体系，努力实现档案管理的现代化。
⑶编研档案信息，开发档案信息资源。企业档案馆的服务对象主要是对内，同时兼顾对外。为此企业档案馆应针对企业管理活动的变化，有选择地编研档案信息，为企业管理活动的顺利开展提供服务；还应该编辑公布企业档案史料，以满足社会各方面的需要。
⑷宣传教育职能。通过举办档案展览，宣传其生产经营和科学技术发展等方面的情况，从而增强企业管理者和社会的档案意识。
4.企业档案馆的设立
⑴设置档案馆的企业必须是大型以上企业和企业集团。
⑵企业档案馆的设置必须考虑到企业档案工作的基础状况。
⑶企业档案馆在机构设置上应是企业的内部机构，经费由企业自行解决。
⑷企业档案馆在设置时可以考虑实现档案，图书，情报资料的一体化管理，从而实现信息资源的综合开发利用。
（二）档案室
1.涵义
档案室：是各机关统一保存和管理本机关档案的内部机构，是整个机关的组成部分，是属于机关管理和研究咨询性质的专业机构。从全国档案工作来说，档案室是国家档案工作组织体系中最普遍，最大量，最基层的业务机构。
2.性质
⑴档案室是机关的内部组织机构。
机关档案室工作是机关工作的组成部分，是机关为适应档案管理的自身需要而建立的一种专业组织，从事本单位内档案工作的组织管理以及档案的保管与提供利用工作。从这一点上看，档案室具有对本机关的依附性。
⑵档案室是保存档案的过渡性机构
从国家和社会的整体利益出发，为了使档案成为社会共享的财富并获得良好的保管，档案室也有向国家档案馆移交档案的义务。因此，档案室一般不可能成为永久保管档案的基地，在档案保管上只能是一种过渡性、中间性的档案机构。
⑶档案室的主要任务是服务于本机关。
档案室档案的来源局限于本机关，馆藏档案构成具有单一性。从档案室所藏档案的价值形态来看，一般仍是处于第一价值阶段，其对机关日常管理工作仍具有很强的现实作用。因此，档案室的服务方向，服务对象，服务范围必然基本局限于机关内部。
3.作用
⑴一方面，档案室是机关内具有参谋和咨询作用的部门，它是机关工作的助手，为机关管理和机关职能活动提供必要的档案信息支持。所以，档案室工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是机关管理工作和业务职能得以延续的重要手段。
⑵另一方面，档案室是全国档案工作的基础。机关档案室是国家档案不断补充的源泉，国家档案的完整程度和连续积累，首先取决于档案室；在全国档案工作组织体系中，档案室是档案形成后首先提供利用并且大量发挥现实作用的阵地；档案室是先期保管具有长远价值档案的过渡性机构，它为档案馆工作创造条件。
4.任务
⑴基本任务
集中统一地管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。
⑵具体任务
①对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督
各级机关应建立、健全文件材料的归档制度，凡是机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均应由文书部门或业务部门进行整理立卷，并定期向机关档案室归档。机关档案室对本机关文件材料归档工作负有指导和监督的职责。
②负责管理本单位的全部档案和相关资料，并积极组织提供利用
档案室是本机关存储，加工和传递档案信息的部门，它负责档案的收集，整理，鉴定，保管，统计工作，并编制必要的档案检索工具和参考资料，为本机关各项管理活动服务。科学管理档案是档案室的基础工作，为本机关提供档案信息服务是档案室工作的基本出发点。
③定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交
档案室工作是档案馆工作的基础，档案室移交的档案，其完整程度，价值高低，整理质量，保管状况等都直接影响到档案馆的馆藏建设，影响到国家文化遗产积累和保护的状况。因此做好档案室工作对国家档案信息资源的积累和维护历史的真实面貌具有十分重要的作用。
5.类型
⑴普通档案室
普通档案室通常也称机关档案室，文书档案室，主要是负责管理机关的党、政、工、团文书档案。
⑵科技档案室
科技档案室是指保管科技档案的专门档案机构。
⑶音像档案室
这是保存影片，照片，录像带等特殊载体的档案室。
⑷人事档案室
通常依附于机关内人事管理部门或组织部门，有的也称干部或职工档案室。
⑸综合档案室
这是机关建立的综合性档案管理机构，统一管理本机关形成的各种普通档案，专门档案和特殊载体档案。
⑹联合档案室
同一地区特别是在同一市镇内的一些机关联合起来设立一个档案机构，负责保存和管理这些机关形成的档案，这种机构通常就是联合档案室，或称为档案服务中心。
⑺档案信息中心
是在原有图书机构，档案机构或情报机构的基础上设立的统一的信息管理实体机构。这种组织形式便于建立计算机管理系统，实行现代化管理，同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。
三、档案行政机构
1.概述
档案行政机构：如各级档案局、处等，是党和国家指导和管理档案工作的部门。由于我国的党、政档案工作实行统一管理，因而各级档案行政机构既是党的机构，又是国家机构。
2.基本职责
在统一管理党、政档案工作的原则下，分层负责地掌管全国档案事务，对全国档案工作进行监督、检查与指导。
3.具体任务
⑴拟订档案工作的规章，办法，建立国家档案工作制度，制定档案工作发展规划。
⑵指导和监督各机关，部队，团体，企业，事业单位的档案工作；规划和筹建档案馆，在业务上指导档案馆工作。
⑶研究和审查有关档案保存价值，档案保管期限的原则和标准，监督和审议有关档案的销毁问题。
⑷组织和指导档案工作业务经验的交流、档案干部的专业教育和档案科学研究。
⑸组织和参与档案工作的国际交流。
4.档案机构之间的相互关系
档案室、档案馆和档案局是我国档案机构的三种基本类型。
⑴上级档案行政机构对下级档案行政机构具有业务指导和监督的关系；
⑵档案行政机构对同级档案馆和档案室等档案业务机构具有业务指导和监督的关系；
⑶机关档案室和档案馆之间具有档案交接关系；
⑷各级各类档案馆（室）之间均无隶属关系，但有一定的协作关系。
四、新型档案机构
（一）文件中心
1.涵义
文件中心：是一种社会化，集约化和专业化的档案管理机构，它的设置一般不像档案室一样隶属于一种文件形成单位，而是按地区，按系统建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性档案管理机构。
2.背景
文件中心最早诞生于第二次世界大战时期的美国，二战期间美国政府机关的文件量迅速膨胀，大大加重了文件管理的负担，致使大量文件没有受到有组织，有制度的妥善保管。在档案界的倡导和协助下，美国军事部门创建一种新型的文件管理机构——文件中心，把使用次数不多，但又必须保管一段时期的文件，集中存放在造价较低的专门库房内。在我国甘肃省永靖县于1988年成立了我国第一个文件中心。
3.特征
⑴文件中心主要是一种实体性管理机构。从已有的实践来看，文件中心的主要目标就是为那些大量的休眠文件提供一个效率高，耗费低的安全庇护所。这就决定了文件中心的主要职能是：
①把文件从形成机关接收、存储进文件中心；
②提供快速准确的文件借阅服务，满足用户的需要；
③确保文件安全，管理科学；
④根据由机关制定，档案馆批准的文件处置表对文件进行处置，包括销毁不需要继续保存的文件和向档案馆移交具有永久保存价值的文件。
⑤文件中心一般不从事与文件内容有关的研究活动，这是它与档案馆在职能上的一个根本区别。
⑵文件中心是一种社会化，集约化和专业化程度很高的档案管理机构。文件中心一般要为若干参联机关提供文件管理服务，与档案室相比，它有较大的规模，服务对象也较多。由于其资金集中，专门性强，人员素质较高，因此文件中心的管理能力和技术手段一般都要超过一个独立单位设立的档案管理机构。
⑶文件中心对其保管的处于休眠阶段的文件只有保管权，而无所有权，文件的所有权仍属于其形成机关。
⑷文件中心是介于文件形成者和与档案馆之间的一个中间性机构，它要对双方负责。作为一个过渡性的，中间性的档案管理机构，文件中心首先要尊重文件形成者的利益和要求，同时又要担负起为档案馆积累档案的重任。
⑸文件中心可以同时承担文件管理咨询与培训的职能。如可为参联机关与非参联机关提供有关文件管理的建议与指导。
4.类型
⑴政府性文件中心
这是由政府拨款建立的，为政府机关服务的非营利性的文件管理机构。
⑵商业性文件中心
这是由有关机构和个人创办的一种营利性档案管理机构，它为工商企业或个人提供现代化的文件存储设施，科学的文件管理和高效的文件服务。
（二）档案寄存中心
1.涵义
档案寄存中心：是指由国家综合档案馆或其他独立法人设立的，为各类企业，社会团体以及个人提供档案寄存有偿服务的机构。主要是接受不具备充分保管条件及配备档案保管条件成本过高的国有与非国有企业及破产企业，社会团体，个人在工作，生产，经营，生活等各项活动中形成的档案的寄存。
2.背景
⑴第一，在国有企业改革中，国有企业档案存在管理不善乃至无处可归的情况。
⑵第二，非国有企业的档案管理大多比较混乱。
⑶一些社会团体和个人不具备档案保管的充分条件。
（三）档案事务所
1.涵义
档案事务所：或档案咨询服务公司，是提供档案事务服务的一种商业性档案服务机构。
2.背景
⑴档案业务量迅速增加，特别是档案的监督、指导工作量大大增加，档案行政部门不堪重负。
⑵有关部门在考虑人员编制时，往往忽视档案行政管理部门的工作量和工作面，所给编制极少。
⑶档案部门人员参与档案劳务性工作，一定程度上会削弱档案行政管理部门的业务指导与监督职能。
3.服务对象与服务范围
⑴档案事务所的服务对象非常广泛，一般包括该行政区域内各级国家综合性档案馆，各机关，团体，企业，事业单位，乡、村以及公民个人等。
⑵档案事务所的业务范围，主要是开展档案业务的指导、咨询以及各种档案的劳务性服务工作，如档案的整理，装订；各种档案目录的抄写，著录，打印；档案的裱糊；破损档案的抢救。
4.性质
档案事务所是独立经营，独立核算，自负盈亏的企业型单位。在用人制度上一般采取聘任制和临时工制相结合的办法。对少数档案专业技术人员采用聘任制，利用他们开展档案业务的指导和咨询。其他工作人员则一般实行临时工制，主要开展各种劳务性工作。
（四）现行文件资料中心
1.涵义
现行文件资料中心：亦可称为现行文件阅览/开放中心等，它是公共档案馆在收集、集中政府机构现行文件的基础上，以政务信息公开为基本任务，方便社会各界，特别是普通公民查询、了解政府在社会事务管理各方面现行政策规定的内部机构。
2.背景
是适应我国政府信息公开和政治文明建设的需要而设立的一种新型文件管理机构。
3.运作机构与发展前景
⑴从现行文件资料中心的运作看，它主要是做了以下几个方面的基础工作：
①一是收集、集中一批与用户查询要求有关的法规性和政策性的现行文件或现行文件信息；
②二是在收集、集中现行文件的基础上，对现行文件保密与非秘的界限进行审查，确定了供用户查阅的现行文件范围和服务重点；
③三是进行了现行文件的网上发布，并在一定程度上开展了用户调查与研究等。
⑵从现行文件资料中心的发展看，它需要进一步解决的问题主要有：
①一是需要进一步确认现行文件资料中心的合法性地位；
②二是需要建立现行文件报送，收集和管理的常规性与强制性机制，以保证现行文件开放活动持久深入开展；
③三是制定合理的，科学高效的开放工作制度与管理规范，明确现行文件资料中的权利与义务；
④四是尝试进行现行文件开放服务方式与手段的创新等。
第六章 档案工作的特点、规律与发展
一、档案工作的特点、地位与效益
（一）档案工作的特点
档案工作的特点是指档案工作区别于其他事物的内在规定性。档案工作就其基本特点来说是一项服务性、文化性、管理性、政治性与科学性的工作。
1.档案工作的服务性
档案工作通过提供档案为社会实践活动服务来推动生产力发展与社会进步，档案工作实现自身价值的这种特殊途径决定了它是一项服务性工作。
⑴服务性是档案工作的基本属性之一，是档案工作赖以生存和发展的基本因素。具体而言，机关档案工作要为提高机关行政效率服务，企业档案工作要为提高企业管理效率，提升企业竞争力服务，国家档案工作则应在为社会经济，政治，科学，文化等各方面进行基础性服务的同时，为国家文化遗产的积累和信息优势的形成提供服务。
⑵档案工作的服务性是档案工作的客观属性之一。档案工作作为社会信息服务部门之一，是社会分工的需要和人类文明发达的结果。在信息社会化和社会信息化不断发展的历史进程中，档案工作已经并将日益显示出其独特的作用。
2.档案工作的文化性
档案工作，特别是档案馆工作在人类社会文化中的作用，决定了其具有很强的社会文化性。具体而言，档案馆工作的文化性表现在：
⑴档案是社会文化的组成部分，档案馆具有保存历史文化遗产的作用。档案馆作为社会文化的集聚地，汇集了具有重要文化内容的档案，从一定意义上看，档案馆具有文化传承的作用。
⑵档案馆具有传播社会文化知识与信息的作用。档案馆是人类文化财富的宝库，必然在社会历史的各个阶段为一定的政治、经济、文化服务。档案馆的社会文化服务功能的实现是衡量档案馆为社会所作贡献的一个重要标志。
⑶档案馆具有社会文化教育的作用。档案馆所保存的档案是社会文化历程的结晶，是一种凝固的历史，它既是反映和维护民族历史真实面貌的可靠见证，也是认识民族历史的重要渠道，更是爱国主义教育的生动素材。因此档案馆是社会文化教育的一个特殊阵地。
⑷档案馆具有发展科学文化的作用。档案馆作为科学文化事业的重要组成部分和档案工作的主体，理应为推动社会文化的进步作出贡献，为此档案馆有必要对档案所记载的科学文化知识进行研究和开发，这是档案馆积累、传播文化功能的扩展和延伸。
3.档案工作的管理性
由于档案工作的具体对象——档案本身具有原始记录性的本质属性，这就决定了档案工作始终都应以维护和确认档案的原始性作为基本任务。这一核心工作内容决定了档案工作的性质与特点，从而使档案工作区别于其他各类管理工作，具而言，档案工作的管理性主要表现在三个层次：
⑴档案工作是一项管理档案的专门业务。从一定意义上看，档案工作实质上就是档案管理工作，档案工作的管理对象是档案，管理的目的是开发档案信息资源为社会服务。
⑵档案工作是信息资源管理的重要内容。信息资源管理是为了确保信息资源的有效利用，以现代信息技术为手段，对信息资源实施计划，预算，组织，指挥，控制，协调的一种人类管理活动。
⑶档案工作是社会管理活动的组成部分。从特定的部门、一定机关单位的档案工作来看，档案工作是某种管理工作的组成部分。从系统论的观点看，档案工作这一相对独立的管理系统处于不同规模和层次的更大管理系统之中。
4.档案工作的政治性
档案工作是一种社会现象，在阶级社会中，档案工作体现着一定的阶级关系和阶级利益。
⑴首先，档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中表现。档案工作历来都是为一定的阶级所掌握，为一定的社会制度和一定的路线、方针、政策服务。
⑵其次，档案工作的开放度大小也是档案工作政治性的表现之一。档案工作的开放度大小集中表现在档案机构的开放性，档案信息内容的开放性和档案人员观念的开放性等众多方面。档案机构为社会公众服务的水平，社会公众在参与民主政治建设过程中，能否顺利利用到所需档案信息等，都在一定程度上，会影响到我国政治文明建设的进程与水平。
⑶档案工作的机要性也是档案工作政治性的表现之一。档案工作的机要性是由档案本身的特点以及国家、民族利益所决定的。档案中有相当一部分涉及党和国家的政治，军事，经济和商业秘密。
5.档案工作的科学性
档案工作是一项科学性的工作，具体表现在：
⑴档案工作是一项为科学研究和科学管理工作提供必要条件的工作。现代科学研究，无论是自然科学还是社会科学研究都需要利用档案资料。现代科学管理活动必须以档案信息作为分析管理现状和预测管理发展的重要依据。
⑵档案工作实践中包含着特殊的规律和丰富的科学内容。由于档案特有的属性，档案形成与管理有其自身的特点，因此在档案工作中就需要研究和分析档案管理的规律，形成指导档案工作的特色理论。在档案工作中已经形成的文件生命周期理论，档案鉴定理论，档案分类理论，来源原则和后保管理论等都有极其丰富的内容，这也使档案工作与其他各类信息管理工作相互区别。
⑶档案工作要大量运用现代管理科学的内容和信息技术的成果。现代管理科学对档案工作产生的影响主要表现在：一是管理组织、管理方法的新变化可能会引发档案学基础理论的新发展；二是档案工作组织管理的科学化也要求用运用现代管理科学的理论和方法。而且，档案工作对信息技术的依赖也在加强，信息技术的新成果，新方法将大量运用到档案工作的许多具体领域。
（二）档案工作的地位
档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节。
⑴档案是反映人类社会实践活动的原始记录，是人类文明史的见证。从这一意义上看，档案工作是传承社会记忆，再现历史面貌的重要文化事业。
⑵档案是重要的信息资源，是实现科学管理的重要资源条件。因此在国家建设事业中，特别是在科学预测与科学管理中，档案工作有时会起到决定性作用。
⑶档案作为信息资源的重要组成部分，也是一种重要的生产要素、无形资产和社会财富，它是推动经济发展不可缺少的资源条件。因此，档案工作是提高生产水平和促进经济发展的基础性工作。
总之，在我国，就目前而论，档案工作应为社会主义物质文明与精神文明建设服务；就长远而论，档案工作应为延续和发展我国文明史作出贡献。
（三）档案工作的效益
档案工作的效益就是社会对档案工作的投入与档案部门对社会档案信息需求的有效满足程度之间的比较关系。换句话说，就是档案工作的劳动消耗与劳动成果之间的关系。社会对档案工作的投入一定，档案部门对社会档案信息的需求的满足程度越大，则效益越高；档案工作对社会档案信息需求的有效满足程度一定，社会对档案部门的投入越少，则效益越高。档案工作效益的特点主要表现在：
1.社会性
档案工作是一项提供档案为社会服务的专门性工作，这一性质规定了它的效益具有社会性和公益性，这是档案工作效益最为突出的一个特点。在现实生活中表现为：
⑴相当部分的档案信息具有公共物品性质，它们属于公共信息服务的范畴；
⑵档案工作投入以服务社会为目的，在资金来源上具有广泛的社会性，投入档案工作的收益并不体现在档案部门本身，而是体现于社会的各方面，体现于广大的利用者当中；
⑶从实现档案工作效益的途径来看，必须有赖于社会各界对馆藏档案进行有效的利用。
2.隐蔽性
社会对档案部门的投入比较清楚，而档案部门对社会的贡献，即它在提供档案，为社会服务过程中给社会带来的收益却比较模糊。这种投入的清晰性与收益的模糊性之间的矛盾形成了档案工作效益的隐蔽性特点。这种隐蔽性特点主要表现为：
⑴档案工作有时不直接创造价值；
⑵从档案效用的发挥过程看，它要依赖于社会的利用，具有被动性和依赖性；
⑶从投入档案工作的收益对象来看，它主要不是体现于档案部门本身，而是包含于利用档案的各部门或档案利用者当中，档案工作收益是一种间接性的收益；
⑷从投入档案工作的收益地点看，由于档案价值扩展律的作用，档案工作收益地点具有广泛性和分散性等。
3.滞后性
这主要是针对档案工作的效益周期而言的，即档案工作的效益在时间上具有延迟性。
⑴由于档案从收集到开放利用，需要一个时间过程（即开放滞后）；
⑵档案从始行开放到被利用并取得实际效果，也需要有一个时间过程（即效应滞后）。
⑶这就使社会对档案工作的效益往往多有忽略，这在一定程度上影响了社会对档案工作的评价，也在某种程度上对档案工作造成了一定的消极影响。
针对档案工作效益的上述特点，在档案工作中，我们应着眼于社会发展的趋势和要求，从协调发展的角度，多方位，多层次去寻求全面提高档案工作效益的有效途径，并在档案工作中重视协调社会的公共关系，加强档案工作效益的宣传，从而为档案工作的健康、持续发展创造一个良好的社会环境。
二、档案工作的发展规律
档案工作作为一种社会现象，伴随着历史的延续与发展，其本身也处在动态发展变化之中。古今中外的档案工作，尽管在组织制度，原则与方法，档案服务的方向，对象和范围等方面都存在着许多差异，但是档案工作在发展过程中也表现出一系列的共性特征与规律。
（一）档案工作的分化与整合规律
1.从档案工作的发展历史来看，在相当长的时间内，档案工作与文书工作是不分的，与图书资料工作也是不分的。这种文书工作、档案工作、图书工作界限模糊，相互交错的状况一直延续到民国时期。中华人民共和国成立之后，我国档案工作才真正从文书工作，图书工作中分化出来，发展成为一个独立的工作系统。
2.伴随着档案工作自身的不断发展壮大，特别是档案信息资源观的形成和信息技术在档案工作中的广泛运用，档案工作的发展又面临着一些新的变化，这些变化主要表现在：
⑴文档管理一体化
“文档管理一体化”是指将目前机关中的文书处理和档案管理工作整合为一个既统一又分工、既有联系又有区别的管理过程。
⑵档案、图书、情报管理的一体化
从一般属性来看，档案，图书情报都属于人类的知识财富，都具有信息属性和知识属性，它们在管理的基本方法上有许多相似之处，如果将其综合管理并进行联合开发，可以发挥三者在功能上的互补，实现信息资源共享的目的。可以说，档案、图书、情报管理一体化是一个世界性的趋势。
3.随着上述两个一体化趋势的日趋明显，档案工作与文书工作、图书工作、情报工作将逐步实现分化基础上的新的整合。这种整合要求档案工作、文书工作、图书情报工作，在融合、渗透的基础上实现综合管理，从而使信息资源管理系统的功能放大。
（二）档案工作的智能化发展规律
档案工作的智能化发展规律，突出表现在档案技术设备的变化上。在档案管理中逐步推广应用的以计算机为核心的包括电信，缩微复制，声像技术在内的一切先进手段，实质上都是物化的智能。这些物化的智能在档案管理工作中的应用具体表现在如下几个方面：
1.运用电子计算机实现档案管理的自动化
根据计算机所具备的信息处理能力和世界各国档案、图书和情报部门进行文献处理的实践，目前计算机在档案工作中主要应用于档案业务管理，档案编目与检索，档案库房管理和档案部门行政管理等方面。
2.运用计算机及相关技术和现代通迅技术，实现文件与档案信息资源的数字化以及档案信息传递的网络化
⑴运用计算机及其相关技术实现对纸质档案的数字化处理，并保证实现对数字档案信息的“动态搜寻与组织”是我国数字档案馆建设成功的关键。
⑵在档案信息资源数字化基础上，运用相关技术可以实现档案信息传递的网络化，实现远距离档案信息的检索与利用，从而提高档案工作的社会效果。
3.档案缩微化与档案保护技术水平的提高
⑴档案缩微化能提高档案信息的存储密度，缩小档案体积，有利于档案原件的保护，并可利用缩微技术与计算机技术的结合使用，提高档案信息的检索水平。
⑵采用先进的档案库房保管设备与档案保护技术，尽可能地减少自然理化因素对档案的损坏，延长档案的寿命是档案工作的重要任务。
（三）档案工作发展与社会环境变化的互动性规律
档案工作与社会环境有着普遍的、密切的联系。档案工作与社会环境变化的互动性规律主要表现在：一方面，社会环境状况影响和制约着档案工作的生存与发展。另一方面，档案工作在参与社会事务的过程中，也对社会环境变化，特别是社会精神文明与物质文明的建设做出贡献。
1.影响档案工作生存与发展的社会环境因素
⑴社会物质生产与档案工作
①社会物质生产活动不断对档案工作提出新的任务与要求，促使档案工作不断改进完善。
②物质生产的发展决定着档案工作的基本物质条件和技术条件。
⑵社会经济政治制度与档案工作
①社会经济政治制度决定着档案工作的目的和性质。社会主义的经济，政治关系决定了档案工作为社会主义事业服务，为广大人民的利益服务。
②社会经济政治制度决定了档案工作的基本原则。国家体制直接影响档案管理体制，各国政治民主化进程与程度影响和决定档案的开放程度。
⑶科学文化事业与档案工作
①科学文化的繁荣使人们产生了更多的档案信息需求，从而对档案工作提出了新的要求。
②科学文化活动的发展能够推动档案学理论的研究与普及。
③科学文化事业的发展还能为档案工作提供新的管理理念和科学技术，促使档案工作日益科学化与现代化。
⑷社会档案意识与档案工作
档案意识是人们对档案和档案工作的认识水平与敏感程度。它反映着整个社会对档案和档案工作的认识和态度，表现出对档案和档案工作的重视程度。
2.档案工作的社会贡献与档案部门的公共关系
⑴档案工作的社会贡献集中表现在：为延续和维护社会记忆而积累资料；为国家的政治、经济、科学文化管理活动的开展提供必要的资料，创造社会效益，和经济效益等。
⑵为了给档案工作的发展营造一个良好的社会环境，档案部门和档案工作者也必须树立较强的社会意识，开展公共关系活动。
①第一，档案行政机关的职能拓展需要良好的公共关系。对档案行政机关而言，为了有效行使其监督、指导和检查职能，必须处理好上下级档案行政管理机关、档案行政机关与档案业务机关之间的关系。
②第二，档案馆的科学文化性质决定了档案部门必须建立良好的公共关系。档案馆作为社会各方面提供档案史料的中心，必须以丰富馆藏，优化馆藏结构作为基础。档案馆只有搞好公共关系，才能收集到有特色的档案资料，才能把属于个人所有的档案收集到档案馆中来，使其发挥更广泛的社会作用。
③第三，机关档案业务的扩大需要良好的社会公共关系。我国基层档案业务工作经历了一个从无到有，从小到大的发展过程。我国基层档案业务工作出现了一些新的特点，如果保管成分多样化，接受收档案制度化，档案管理规范化等，这就决定了档案部门既要与机关内各机构发生联系，又要与形成或利用档案的部门或人员发生联系，这就涉及公共关系问题。
④第四，新时期档案事业的发展需要树立档案部门的良好形象，开展公共关系建设。提高社会服务能力和水平，拓展职能，是档案工作公共关系的核心内容，是树立档案部门良好的，具有公众亲和力的社会形象的关键。
（四）档案工作的社会化发展规律
档案工作的社会化发展规律主要表现为：随着人类社会活动领域的扩大，社会分工的细化和社会文明程度的提高，档案的来源与形式日益广泛和多样，档案信息服务逐步社会化，档案管理越来越具有广泛的社会意义。
⑴档案管理的社会化，是指档案是全社会的共同财富，档案管理是一种社会各级各类组织、机构和个人的共同行为，其目的在于把全社会的档案以不同形式分层分类集中控制起来，形成一个社会性的开放管理系统。
⑵档案信息服务的社会化，是指档案部门在保证国家和公民个人的根本利益不受损害的前提下，最大限度，最大范围地向社会各方面提供档案信息。具体而言，档案信息服务社会化主要表现在：一是档案工作有明确的面向社会的宗旨，各项工作的展开都要有利于档案信息资源的开发利用。二是有便于社会利用的档案政策，在保守机密的前提下，使利用者能尽可能方便的利用所需档案。
⑶近年来在我国出现的现行文件开放工作也是档案工作社会化发展规律的重要表现之一。总之，伴随着社会进步和人们对档案信息在认识上的深化，社会对信息资源共享的要求将会更加强烈。档案工作者应适应档案工作社会化发展的规律，坚定不移地把档案信息服务的社会化作为档案工作的发展方向。
三、档案工作的国际合作与交流
（一）档案工作国际合作的基本形式
1.参加国际档案理事会组织的活动
国际档案理事会，是国际性的档案专业组织，1950年8月正式成立，总部设在法国巴黎。我国国家档案局从1980年起正式参加该会，是该会的甲类会员之一。
2.国家间建立双边的档案工作合作关系
在互惠对等的基础上，与一些国家建立双边的档案工作合作关系，是发展中外界档案友好往来，交流档案工作经验，在有关项目上进行合作的重要形式。
3.开展国际的学术交流活动
建立与档案学术团体，高等院校档案专业，档案馆等机构的国际联系，开展国际档案学术交流活动，是发展档案事业的一个重要方面。
（二）收集散失档案的档案学理论基础
1.来源原则或全宗完整原则
来源原则是国际档案界对档案进行组织管理的基本原则，许多国家都依此原则对本国的档案进行了组织管理，在收集散失档案和解决国际档案纠纷时，全宗的完整性必须受到尊重。
2.职能所有权原则
档案是职能主体在履行职能活动过程中产生的，它的所有权要随着职能的转移而转移。根据职能所有权原则，任何国家都有权收回对其行政职能运转来说所必须的档案的所有权。
3.主权追溯原则
主权追溯概念是由联合国提出来的，这个概念允许新国家的档案管理范围扩展到独立之前的时期。
4.历史连续性原则
这个原则规定在一个国家的某一历史进程中产生的档案应该成为这个国家档案馆的馆藏，为这个国家所有。
（三）档案归还原主权国的国际进展
1.第一阶段是从1222~1954年，提出了战时不得侵占他国的档案遗产和战后必须归还给原主权国的法律依据。
2.第二阶段是从1966~1978年，提出档案是属于文化财产的重要组成部分，并解决了流失档案归还原主权国的办法问题和理论问题。
第三阶段是从1980~1983年，成立了促进流失档案归还原主权国的国际组织，并研究归还的具体政策问题。
（四）国家档案保护、归属和继承问题的国际公约
1.1954《海牙公约》、1970《巴黎公约》、1983《维也纳公约》
2.“三个公约”的主要特点（档案国际法制建设的特点）
⑴第一，各国对国家档案的保护、归属和继承问题有着强烈的敏感性。
⑵第二，档案的国际立法经历了从保护到归属，再发展为继承的三个阶段。
⑶第三，国际法的主体，即权利和义务的承担者是国家而不是个人。
⑷第四，国际上涉及档案立法时，往往会论述或涉及档案和档案工作的新知识和新观点，这具有档案学理论和实践的研究价值。
四、档案信息化建设
（一）档案信息化建设的涵义
档案信息化建设：是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况，新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。
⑴档案信息化建设的基本推动力量是信息技术在档案管理工作中的广泛运用。
⑵档案信息化建设的阶段目标是提高档案工作现代化水平和确立网络环境档案管理与服务的基本框架。
⑶在档案信息化建设过程中，必须重视重新思考档案管理的原则，理论与方法。
⑷档案信息化建设的最终目标是实现社会公众满意的档案信息社会化服务。
（二）档案信息的数字化
1.涵义
档案信息数字化：是指利用数据库技术，数据压缩技术，高速扫描技术等技术手段将纸质文件，声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数字信息库。
2.原则
⑴规范性原则
所有档案信息必须按照规定的技术要求，文本格式和工作标准进行数字化，并尽可能采取通用标准。
⑵安全性原则
在档案信息数字化过程中，要确保档案原件的安全，确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合，确保档案信息内容不泄密。
⑶效益性原则
应在充分调研的基础上选择最优的档案信息数字化方案，包括从海量的档案信息资源中选择适当的数字化对象，选择最优的数字化工作流程，最合理的技术手段和最适宜的数字化加工设施等。
3.内容和形式
⑴一是档案目录信息的数字化。其目标是建立档案目录数据库。做好这项工作的关键是严格规范档案信息的著录标引，并科学选定档案目录数据库结构。
⑵二是档案全文信息的数字化。档案全文信息数字化可以采用扫描录入方式将档案全文按原貌逐页存储为图像文件，并为其编制目录索引，或是经OCR识别后采用文本格式存储档案内容，辅之以全文检索数据库两种不同方式。
4.主要困难
⑴档案信息数字化的技术还不成熟且不经济。现阶段信息资源数字化主要方式有键盘录入和扫描两种。键盘录入的主要缺陷是速度慢，效率低和成本高；扫描还存在图像质量不高，扫描速度慢以及汉字识别率低等缺陷。
⑵数字化的对象问题。档案馆保存的档案为数众多，不同档案信息的价值不同，开放利用时限不同，保密程度不同，档案馆必须决定哪些档案信息资源可以数字化，哪些目前不需要数字化或暂缓数字化，以及哪些应优先数字化。
⑶合作问题。对档案信息进行数字化处理是各级档案机构都面临的现实问题，各机构相互之间应就数字化对象的选择达成共识，在分工与合作的基础上构建我国档案信息资源的开发利用体系。
（三）档案网站建设
1.涵义
档案网站：是档案机构在公共信息服务网络上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设重要步骤，它是档案部门联系社会的重要窗口。
2.功能
⑴服务功能。
建立档案网站的主要目的之一是向社会公众提供档案信息的查询服务，使档案用户借助于网络可以实现快速方便的档案信息查询，并通过网络完成档案信息的传输服务。
⑵宣传功能
档案网站可以成为档案工作，档案机构和档案职业形象宣传的有效工具，从而进一步扩大档案工作的社会影响力，增强全社会的档案意识。
⑶交流功能
档案网站可以通过开辟用户专栏，密切档案部门与社会公众的关系，及时了解和掌握社会对档案工作的评价和要求，从而不断提高档案管理与档案服务的水平。
3.主要内容
⑴档案工作信息
包括国内外档案工作动态信息，档案政策与法规信息，档案教育与科研信息等。
⑵档案机构信息
包括档案馆室及其管理机构的基本职能，部门设置，例行服务，联系方法和发展规划等信息。
⑶档案资源信息
包括馆藏数字化档案目录信息和档案全文信息，特色档案图片资料等。
⑷档案利用服务信息
包括档案机构的服务对象，服务方式，服务内容，服务政策等。
⑸地方特色文化信息
主要包括地方史志常识，风土人情，旅游景点介绍等。
4.问题与对策
⑴问题：目标不够明确，提供信息内容不够丰富，访问率较低等。
⑵对策：在档案行政管理部门的组织下，设立龙头网站，门户网站和样板网站；逐步丰富上网档案信息；注重档案网站建设的策划设计，配备专门人才等。
（四）数字档案馆建设
1.涵义
数字档案馆：是利用网络技术，将分布于不同档案机构的数字化档案信息资源，以网络化方式加以互相联结，提供及时利用，实现档案信息资源共享，其实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。
2.特点
⑴存在方式上的特点
数字档案馆的实质是在计算机通讯网络上对分布于各地的各种档案信息进行动态搜寻，因此数字档案馆不是一种物理存在的实体，而是一种无形的信息组织与利用环境。
⑵运行方式上的特点
数字档案馆的运行方式是存取档案信息的网络化，数字档案馆存储的是各种档案机构提供的数字化档案信息，从这一意义上看，各类档案机构是数字档案馆得以存在的基础。
⑶功能定位上的特点
各类档案馆在档案信息资源的建设中应是一种基于“拥有”型功能定位的档案馆。而数字档案馆则因其主要是对分布于各地的档案信息资源进行动态搜寻联结这一特色，从而在功能定位上是以“存取”为中心。（“拥有”是指通过收藏档案信息资源以满足本馆用户乃至网络用户的信息需求的行为。“存取”是指搜寻和利用档案机构拥有的馆藏资源来满足用户档案需求的行为。）
3.数字档案馆与实体档案馆的关系
⑴实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础。
数字档案馆的形成有三个要素：用户、档案信息资源和通讯网络。数字档案馆建成后，各级各类档案馆仍应努力加强馆藏建设，以便为数字档案馆提供丰富的档案信息资源保障。同时，数字档案馆所提供的档案信息的原生性，真实性和可靠性也必须以实体档案馆馆藏的相关档案作为保障。
⑵数字档案馆的出现对实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求。
实体档案馆的馆藏档案经过数字化处理并上网提供利用后，可以使用户实现远程快速查找利用。这就在客观上要求实体档案馆在开展馆藏建设时，必须自觉地将自己纳入到地区，专业，全国甚至全球的档案信息网络中，使各档案馆上网的档案资源各具特色，互不重复。
⑶数字档案馆为实体档案馆提供了新的管理和服务机制。
实体档案馆采用的是一种实体化，过程化和机构化的管理机制。而数字档案馆则把逻辑的，动态的档案信息资源和信息管理系统引进了实体档案馆，在其中构建一个虚拟的信息环境，打破了实体档案馆及其馆藏的物理界限，使档案馆成为在网络上能够灵活方便地搜寻，选择，联结档案信息资源的动态信息系统。正是这种动态搜寻联结机制，可以极大地延伸实体档案馆的档案信息服务能力，从而更有效的开展社会化服务。
⑷数字档案馆与实体档案馆之间是相互依赖，相互促进的关系。
如果没有实体档案馆，数字档案馆就失去了一个重要的信息源泉；反之。没有数字档案馆提供的信息环境，实体档案馆就不可能突破原有的工作局限，实现更大范围内的档案信息服务。可见，数字档案馆的建设需要以实体档案作为基础，而数字档案馆的建设也可以为实体档案馆的进一步发展提供新的机遇。
（五）档案信息化建设的基本对策
档案信息化建设是以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以档案信息资源社会共享为目标的动态发展过程。在具体组织实施档案信息化建设的过程中，需要注意加强对若干策略的设计与研究：
1.制度完善
⑴档案信息管理制度标准
①数字档案信息采集与存储标准：数字档案信息是档案信息化建设的重要资源基础。数字档案信息一般有两个来源，一是伴随管理进程而形成的电子文件与电子档案；二是对纸质档案的数字化转化。为此，数字档案信息采集标准建设就围绕上述两个方面展开。
②档案信息网络标准：档案信息网络建设有三种类型，局域网（一个单位过档案部门内部）、域域网（各单位之间）和广域网（网站或网页）。档案部门网络体系结构的标准化是保证档案信息快速传输和使用的关键。
③档案信息管理软件标准：主要体现在应用软件的通用性和统一性两个方面。从总体上看，数量众多，质量不齐，格式互异是目前我国档案信息管理软件的基本特点。从集约化和规范效应及档案信息共享的要求出发，档案信息管理软件最终还是要求逐步趋于规范，通用和统一。
⑵档案信息安全标准
①从具体内容上看，档案信息安全标准包括档案信息内容安全，档案信息载体安全，档案记录方式安全和档案信息网络安全等几个方面。
②针对上述具体内容，在国家已有通用标准的基础上，进一步制定档案行业安全标准就非常重要。
⑶档案业务技术标准
①业务性标准是对电子文件、档案业务处理的规范，它包括与信息化建设相关的术语标准，资源的标识，描述数字档案文件格式，元数据格式，对象数据格式等标准。
②技术标准规范包括电子文件，档案数据存储压缩格式数据交换标准规范，数据加水印技术规范和系统软硬件设施技术标准等。
2.资源建设
档案信息化的实质是为档案信息资源开放与开发提供一个新的平台和空间。因此根据信息化要求针对性地开展档案信息资源的有序化，规范化和特色化建设就成为档案信息化建设的重要环节。在档案信息资源建设中，当前注意的问题是：
⑴确定纳入档案信息化目标的信息类型。
在档案信息化建设中，不仅要加强档案信息资源的建设，而且要加强一系列与档案社会服务有关的其他信息资源的建设。主要包括：档案实体/检索/内容/开发/开放/教育/政策与法规/新闻/科研信息，现行文件开放信息等。
⑵档案信息数据库的共建
档案信息数据库包括目录数据库和内容数据库。从资源建设的角度来认识，档案信息数字化及档案信息数据库的建设实质就是重建档案信息资源体系的过程。这个档案信息资源体系有两个特征：首先它是数字化的信息资源体系；其次它是全国所有档案机构的数字化档案信息资源共同构建的体系，是一体化的信息资源体系。
3.强化管理
⑴信息化咨询监理机制的建立
信息化咨询监理是指在信息化建设过程中，由有关机构，组织或人员对档案信息化项目进行前期咨询，信息化方案论证，系统集成商的选定，信息化质量控制等一系列服务，从而帮助有关部门完成一些性价比最优的档案信息化项目。
⑵项目管理
档案信息化实际上是双过程：一是信息化项目的实际进程；二是项目管理进程。对信息化的过程管理是决定其成败的重要因素之一。在过程管理中较为重要的环节是可行性分析，信息需求分析，组织职能分析，系统设计与实现等
⑶规划制定
我国的信息化建设普遍存在缺少中长期规划的问题，加强战略规划的制定十分必要。档案信息化战略规划的制定必须充分注意到下列因素：一是信息化目标的复杂性；二是技术因素的复杂性；三是考虑信息化规划的政治因素；四是关注档案信息资源的特点；五是档案信息化需求定义的复杂性。
⑷外包管理
在档案信息化建设过程中，档案部门可以把部分工作交由其他组织完成。档案部门可以外包的项目类型有：一是将档案人员的培训和教育交由有师资力量的高等院校去完成；二是实施不同程度的信息技术外包。
（四）风险控制
档案信息化建设是一个涉及多因素的系统工程，存在着一系列风险：
⑴组织风险
档案信息化涉及许多部门，如果不能有效协调部门之间的工作，就可能出现互相扯皮，集成不利和进度迟缓等现象
⑵信息安全风险
档案信息化的信息安全表现为计算机安全，网络安全，通信安全和信息安全。这里主要表现为档案信息内容安全。档案信息的内容安全包括档案原件安全，档案数字化转换安全，存储安全和利用安全等多个方面。
⑶知识产权风险
档案信息化将涉及一系列知识产权问题。这突出表现为档案信息的数字化产权，档案数据库产权，档案复制权，档案网站建设中因链接而产生的知识产权问题等。
第七章 档案法规与档案职业道德
一、档案工作法律概述
1.概念
档案工作法律：简称档案法律，是指由国家最高权力机关制定的档案事业规定性文件，包括全国人民代表大会和全国人民代表大会常务委员会制定的各种关于档案和档案工作的法律行为规范。其表现形式就是《档案法》及其他法律中的相关条文。
2.本质和特点
档案法律同国家的其他法律一样，都是统治阶级意志的集中体现。我国的档案法律是国家和人民意志的集中表现，是整个社会均需要严格遵守的基本行为规范，这也是档案法律同国家的其他法律的共同本质。
⑴直接性
同其他非行业性的立法相比，档案法律在调整和规范人们的档案管理与信息开发利用等行为方面具有直接性的特点。在解决和处理档案工作事务方面的问题、矛盾时，表现出较为明显的直接性特点。
⑵具体性
这是指档案法律内容的具体性。《档案法》对国家管理档案的范围，国家机关及社团组织，公民保护档案，使用档案的权利和义务，国家档案机构的设置与职责，管理档案的行为，档案的公布和利用行为，档案管理和利用中的违法行为的处理等都作了较其他法律更为具体的规定。
⑶综合性
综合性是指档案法律所提供的调整与档案和档案工作相关的行为的手段，这些手段并不是单一的，而是包含有行政手段，教育手段，刑事处罚手段等多种手段，具有综合性的特点。
3.档案法律与档案行政法规、行政规章的关系
⑴档案法律与档案行政法规
档案法律：是国家与人民意志在档案工作领域的集中体现，是全国人民代表大会及其常务委员会根据国家的宪法及立法程序制定的行为规范。
行政法规：是国务院根据宪法和法律制定的行政性的规范文件的总称。
区别
①制定主体不同：档案法律的制定主体是全国人民代表大会及其常务委员会；而档案行政法规的制定主体则是国务院。
②约束力不同：档案法律具有广泛的行为约束力，它是国务院制定档案行政法规的重要依据，也是我们目前常见的档案行政法规的渊源。就此而言，档案行政法规的制定与实施，均要以法律为准绳。
③调节对象不同：档案法律所调节的对象具有一般性和普遍性的特征；而档案行政法规所调节的对象则具有特定性和专指性的特征。
联系
①首先，两者的制定与实施的根本目的是一致的。均是为了有效的规范和调整档案事业建设与发展过程中的各种关系，以利于档案事业的正常工作秩序的建立与维护。
②其次，尽管档案法律高于档案行政法规，但是从两者的发展历史来看，它们又是相互影响，相互促进的关系。档案行政法规是制定档案法律的“法源”之一；档案法律的问世，也使行政法规的科学合理制定有了坚实的法律依据，大大减少了行政法规制定方面的主观随意性。
③再次，档案法律和档案行政法规均应在宪法规定的框架范围内制定和实施，不能违背宪法规定的基本原则。
⑵档案法律与档案行政规章
行政规章：是由国务院各部委，省，自治区，直辖市以及省，自治区的人民政府所在地的市和经国务院批准的较大的市的人民政府，根据档案法律和档案行政法规所制定的规范性文件的总称。
可见，行政规章从属于档案法律和档案行政法规，或者说是档案法律和档案行政法规具体化的产物，更具特定性与操作性。目前，档案行政规章的数量较多，调整的领域也非常广泛，是我国档案事业法制建设的一个重要方面。
二、《档案法》的制定与主要内容
（一）档案法的制定与修改
1.制定《档案法》的社会思想基础
制定《档案法》的宗旨是保障国家和民族的档案历史文化财富的完整与安全，便于档案信息资源的开发和利用，这也是我国广大人民的共同愿望。可见在制定档案法之前，我国已经具备了创制档案法律的广泛的社会思想基础。
2.制定《档案法》的社会实践基础
一方面是我国长期的档案行政法规，行政规章的建设经验，可借鉴的国外档案立法经验，以及我国其他法律的建设实践经验；另一方面是档案管理工作和利用工作的实践经验。使我国档案法的制定有了坚实的社会实践基础。
3.制定《档案法》的组织保证
国家档案局作为全国最高的档案行政机关，负有制定“国家有关档案工作的法规文件”的职责。
4.《档案法》的修订
1987年9月5日通过，1988年1月1日实施；1996年7月5日第一次修正；2016年11月17日第二次修正；2020年6月20日修订
（二）《档案法》的主要内容
《档案法》（20年修订）共分为八章五十三条。包括：总则、档案机构及其职责、档案的管理、档案的利用和公布、档案信息化建设，监督检查、法律责任和附则。
三、《档案法》的属性特征、作用、施行及修改
（一）《档案法》的属性特征
1.《档案法》具有所有国家立法的共同特征——社会性
《档案法》不只是针对国家机关和档案部门的立法，而且是针对整个国家和社会的立法。其社会性主要表现在法律的制定，法律的内容和法律的实施等方面。
2.《档案法》具有一定的纲领性和创建性
《档案法》中的有关规定简明扼要，内容翔实，且富有创建性。纲领性的原则规定为我国档案事业的发展确立了前进的目标，具有较强的创建性。
3.《档案法》的民主性
档案作为国家和民族的共同文化财富，它决定了档案馆所保管的档案必须定期、分批地向社会实行开放，实现应有的经济与社会效益。法律的这些规定是国家赋予广大公民的一种民主权利。每个自然人和法人只有认真的遵守《档案法》所规定的义务，才能使其民主权利得到法律的保障。
4.《档案法》的强制性
《档案法》是需要社会共同遵守的法律行为规范，是国家通过强制力来保证实施的。强制性主要表现在：第一，保护国家档案。要求国家机关，社会组织及公民在享有管理、利用档案权利的同时，必须担负起保护国家档案的安全与完整的义务；第二，国家对属于集体和个人所有的具有国家和社会价值的档案有优先购买权，以及在特殊情况下的强制收购权，征购权；第三，还表现在对违反禁止性规范的行为人的处理与制裁方面。
（二）《档案法》的作用
1.《档案法》是建设和发展档案事业的法律保障。
《档案法》作为我国发展档案事业和保证档案事业顺利进行而制定的一部部门性法律，它为我们有效的调整和处理档案工作领域中的基本矛盾和关系提供了原则性的依据。从《档案法》的内容来看，为保证我国档案工作的顺利进行，维护国家档案的完整与安全，调整国家机构，集体，个人之间在档案事务方面的关系，提供了基本的法律手段。
2.《档案法》是进行我国档案法规体系建设的重要依据。
从我国档案法规的建设实践来看，《档案法》的制定吸收了其他有关法律、法规的内容精华，但当《档案法》制定完成且生效后，它又成为我们制定新的档案法规、规章的法律依据。换言之，今后我们制定、修订、废除有关的行政法规，政府规章等规范性文件，都必须以《档案法》为准绳。
3.《档案法》是保护我国的国家机关、社会组织及公民形成的或保存的具有国家和社会意义的档案财富的有力法律手段。
《档案法》的有关规定，为档案行政部门“依法行政”，有效地制止，处罚各种违法行为，保护具有国家和社会价值的档案的完整与安全提供了基本的有效的法律手段。
4.《档案法》是促进我国馆藏档案信息资源开发和利用的有效工具。
《档案法》第四章“档案的利用和公布”，对档案的开放期，档案馆的利用工作条件及管理，未开放档案的利用管理，档案的公布权，档案史料的编辑出版与发行等事项均作了较有原则性的规定。这为我国馆藏档案信息资源的开发和有效利用提供了基本的法律保障。
5.《档案法》是加强我国档案行政工作的法律依据。
发展我国国家规模的档案事业，档案行政工作不能弱化。档案的管理，有赖于科学的档案行政和具体的业务活动来实现。因此，各级人民政府必须严格遵守《档案法》，强化档案行政机构的职能，依法加强行政管理，以保证我国档案事业的健康发展。
（三）《档案法》的施行
1.施行原则
⑴第一，施行《档案法》要以事实为依据，以法律规定为准绳。
①以事实为依据，是指在贯彻执行《档案法》的过程中，对各种违纪、违法案件的处理必须以客观的实际情况为根据。
②以法律为准绳，是指《档案法》的执行主体必须严格按照档案法及国家有关法律的规定，处理和解决各种与档案、档案工作相关的案件。
⑵第二，实施《档案法》，必须坚持法律面前一律平等的原则。
该原则的涵义是：任何单位和个人，无论其级别和社会地位高低，在《档案法》和国家法律面前一律平等。
2.施行方式
⑴法律的遵守
这种方式是指机关、组织和公民要自觉地用档案法律来约束和规范自己的思想和行为。由于我国的《档案法》中具有义务性（自觉履行）的法律规范又有禁止性（严格遵守）的法律规范，所以它对机关、组织、公民的行为要求也不相同。
⑵法律的适用
这种方式是指由国家机关及其组织成员使用《档案法》来解决各种相关的实际问题。通常把法律的适用通俗的称为“执法”。显然，档案法律的适用就是国家机关、组织及公民个人依据档案法规所规定的权利和义务及法律程序，为完成一定的工作任务或达到一定的法律目的而使用的档案法律、法规的实践活动。
⑶除上述基本方式外，还有一些具体的方法：
①依法制定旨在强化执法力度的档案管理行政处罚办法等法规性文件。
②加强与各有关方面的合作，争取社会的支持。
③加强宣传教育，增强社会档案意识。
（四）档案法律的完善与修改
1.《档案法》的修改原则
⑴慎改原则
稳定性与确定性是法律的基本要求之一。国家档案局为了维护法律的稳定性和严肃性，确立了“小改”的原则，其具体涵义是：对于现行《档案法》中能够肯定的内容要尽量肯定，对可改可不改的内容尽量不改，对执法实践要求法律完善的内容尽量完善。慎改，是这一修改原则的核心思想。
⑵原则性与操作性统一的原则
所谓原则性与操作性的统一，是指修改后的《档案法》应简明充实，切实可行，不模棱两可，能够为“依法治档”，“依法行政”提供基本的行为规范和框架，对档案行政法规，政府规章的建设和施行具有实实在在的指导和规范作用；而不是要求直接解决实践操作中的具体问题。
⑶系统性原则
系统性原则是指在修改《档案法》时，要通盘考虑《档案法》与相应行政法规，行政规章的相互关系，注意同其他法律法规的协调配合关系。使修改后的《档案法》能够体现出一部部门法的原则性，权威性与科学性，与档案行政法规，行政规章和其他法律形成一个整体功能优化的法规体系，使其对社会生活的调节具有良好的系统功能。
2.《档案法》的修改内容
四、档案行政法规与行政规章
（一）档案行政法规的概念、种类和属性特征
1.概念
档案行政法规：是指由国务院根据我国的宪法和法律制定的关于档案行政的规范性文件。其中包括由国务院全体会议或常务会议通过的或者经国务院批准发布的关于国家档案行政事务的规范性文件。
⑴档案行政法规必须是国务院制定或由其批准与公布的。其他任何单位与个人均无权制定与发布此类文件。
⑵档案行政法规是一种具有普遍约束力的规范性文件。是针对档案事业中某一方面的行政管理工作制定的，而不是对某一具体问题的处理意见。
⑶档案行政法规是根据宪法和法律的有关规定制定的。它的内容必须符合法律精神，不能同法律条文相抵触。
2.种类
⑴对档案行政事务做出全面系统的规定的文件。如《国务院关于加强国家档案工作的决定》、《中华人民共和国档案法实施办法》等。
⑵对某一方面的档案行政工作做出部分规定的文件。如《机关档案工作条例》、《全国档案馆设置原则和布局方案》。
⑶对某一项档案行政工作做出比较具体规定的文件。如《关于开放历史档案的几点意见》等。
3.属性
⑴档案行政法规的一般属性
①权威性和命令性
档案行政法规同国家的档案法律一样，都是国家意志的体现，是国家意志与人民意志的统一。然而就其制定者与相对人的关系而论，仍然是权力与服从、命令与服从的关系。执行人无权根据自己的主观意志取舍，变更档案政法规的有关规定。
②直接性和现实性
档案行政法规的内容具有明显的直接性和现实性特征。它具体规定了档案工作的组织与管理原则，基本原则，措施和手段，内容涉及档案工作事务的组织，协调，指挥，管理等各个方面。因此它对我国档案事业的建设与发展具有重要的现实作用和直接的指导意义。
③稳定性和动态性
同国家的其他行政法规一样，档案行政法规也是在相对稳定的状态中不断变化和发展的。一方面，由于档案工作的环境处在不断的变革之中，这就要求档案行政法规的内容必须随之有所调整与变更；另一方面档案工作的内在运行机制也会发生一定的变化，这也要求档案行政法规的内容有所变化。
⑵档案行政法规的特殊性
①档案行政法规的制定必须符合档案和档案工作的特殊发展规律与特点。
档案的管理必须强调有机体的思想，强调集中统一管理的原则，强调全宗原则。任何档案行政法规的制定都不能违背这些基本的思想和原则。
②档案行政法规的制定必须具有历史的继承性与发展性特点。
档案行政法规的继承性是指相关的档案行政法规文件之间在内容方面的历史联系性。档案行政法规的发展性是指整个档案行政法规体系的内容应随着社会的发展，时代的进步而不断推陈出新，去粗取精。此外，档案行政法规必须以档案法律为依据，随着档案法律的变更和发展而变更和发展。
（二）档案行政规章的概念、性质和类型
1.概念
行政规章一般有部门规章和地方规章之分。
部门规章：是国务院各组成部门根据法律和行政法规等在本部门权限范围内制定的规范性文件的总称。其数量较多，调整领域广泛，是行政法的一个重要渊源。
地方规章：是省，自治区，直辖市以及省，自治区人民政府所在地的市和经国务院批准设立的较大的市的人民政府，根据法律，行政法规等制定的规范性法律文件的总称。
2.性质
⑴档案行政规章从属于国家的法律和行政法规。
档案行政规章不能等同于档案工作法律和行政法规，在内容规定方面也不能超越法律和法规。它是国家的行政机关和社会各有关部门，单位为了执行解决，说明档案法律和法规以及重要政策而制定发布的规范性文件。
⑵档案行政规章具有普遍的或特定的适用性。
它不同于国家档案行政部门以及有关政府部门所做的具体行政决定或行政裁决（因为这类文件只适用于特定的人或特定的事实。）档案行政规章通常适用于一定的档案工作领域，一定类型的所有人或所有事实。
⑶档案行政规章之间的协调一致性。
在实际的档案行政规章的制定实践活动中，有关行政主体必须注重两个方面的问题：一是对内容方面存在互相抵触，矛盾的规章应进行及时的修改和完善；二是注意将互有联系的行政规章批量公布，以避免因为公布方面的时差，人为的造成新旧规章之间的矛盾，使人无所适从。
⑷对比档案法律的优势
①档案行政规章的制定程序比法律简便。
②但档案行政规章的内容具有专业性。
③档案行政规章的规定比档案工作作法律的内容更加明确、具体。
⑸与行政决定的不同
①档案行政规章适用范围比具体的行政决定广泛。
②档案行政规章的行政效力的时空范围一般优于具体的档案行政决定。
③档案行政规章的制定程序较之具体的档案行政决定正式、严格。
3.种类
⑴依据制定主体
部门规章和地方规章。
⑵依据内容
①立法性档案行政规章（~根据国家的法律在其职权范围内对行政相对人创制权利与义务所制定的规章），如《档案馆工作通则》《公证档案管理办法》《上海市档案管理办法》；
②解释性档案行政规章（~为了有效执法，对相关的档案法律的全部或部分规定所作出的解释或说明的规章）如《四川省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》。
⑶依据实际效力和实施性质
必须遵照执行的规章和参照执行的规章。
五、档案职业道德
（一）档案职业道德的层次及结构
⑴档案职业道德具有明显的层次性和多重规定性。主要表现为档案工作者的个体道德素质和群体道德素质两个方面。
⑵档案工作者的个体道德素质，由道德情感，道德信念，道德认识，道德意志以及道德习惯等方面构成。
⑶档案工作者的群体道德素质主要由集体道德风范和社会道德环境构成。这种群体道德素质是个体道德素质的共同性的集中体现。
（二）档案职业道德的特点
1.鲜明的职业性
档案职业道德有自己特定的内容，这些内容能够鲜明的体现本职业的特点，从而使档案职业道德与其他职业道德相区别。如忠于历史，维护历史的真实面貌，忠实守信，保守机密，严谨求实等。
2.存在方式的具体性
职业道德是一定社会或阶级的道德原则和道德规范的职业化表现，总体而言，同一定社会职业活动的具体环境条件相适应。不同社会历史条件下，不同国度，甚至不同行业的档案职业道德，均具有特定的规定性。
3.形成过程的连续性和继承性
档案职业活动具有历史继承性的特点。在一定意义上讲，在不同的社会历史时期，其职业的社会责任，义务，服务方式，内容，手段等都有许多相同之处。在不同的社会发展时期，档案工作者的职业心理，工作习惯及道德要求等常常具有一定的承袭性和连续性。
（三）档案职业道德的涵义与内容
1.涵义
档案职业道德：是指档案工作者在从事档案行政、档案保管和利用服务等项职能活动中，应当遵守的基本行为准则，它是整个社会职业道德体系中的一个重要组成部分。 与各行各业的职业道德一样，都具有鲜明的时代性与历史性，职业性与具体性，社会性与阶级性等特征。
2.内容
1.忠于职守，爱岗敬业
所谓忠于职守，就是指档案工作者应当尽到保护、管理档案的义务，尽到为档案用户提供优质信息服务的职责；所谓爱岗敬业，是指档案专业工作人员应当对档案事业的建设和发展倾注较之普通公众更多的爱心，全心全意地投身于本职工作之中。具体地说，档案工作者应当做到：
⑴第一，保护档案及相关资料的完整与安全，以确保其作为历史证据的可靠性。
⑵第二，从历史，法律，职能，行政管理等角度对档案文件，资料进行筛选，鉴定和保管，切实合理的运用来源原则，保持文件之间的历史联系。
⑶第三，档案工作者在进行文件的整理，保护和利用工作中，应当保护档案的证据作用。
⑷第四，档案工作者应当确保档案所含信息的连续性。
⑸第五，档案工作者应当对他们从事的工作活动进行记录，并能对其工作进行辩护。
2.遵记守法，严守机密
档案工作者应当保守所管理的信息内容的机密，增强保密观念，培养良好的保密习惯，并且在档案管理实践中同各种失密，泄密，窃密行为作斗争。
⑴档案工作者应当注意保护国家的安全及集体和公民个人的隐私。
⑵档案工作者应当珍视国家和社会给予的特殊信任，并在实际工作中，不利用其职务之便，为自己或他人谋求私利。
档案工作者应当自觉养成良好的职业保密习惯。
3.博学求进，公正服务
提高档案工作者的知识水平，工作能力和专业水平等方面的基本素质，不仅是从事档案工作的必要条件，也是档案工作者职业道德规范的主要内容之一。
⑴档案工作者一般应当努力使自己具备四个方面的知识储备，即法律知识，专业理论知识，哲学理论知识和现代管理知识。同时，有关档案工作者还应努力学习现代信息技术，以便使档案事业适应现代社会高速发展的需要。
⑵档案工作者应当尽可能的提供档案信息，为档案用户服务，即为所有合法的利用者提供公正的服务。
⑶档案工作者应当通过与其他专业工作人员的合作，促进世界文化遗产的保护和提供利用。
（四）档案职业道德修养
档案职业道德修养的基本任务就是要使档案职业道德的原则和规范内容，内化为档案工作者的内心情感和信念，并付诸于档案管理实践。档案职业道德修养的基本范畴主要包括：
1.档案职业道德理想和职业道德义务
⑴档案职业道德理想，要求档案工作者在参与档案管理和利用实践的广泛社会活动中，充分体现国家和人民的利益，努力做好本职工作，全心全意地为档案用户和国家的建设服务，为建设有中国特色的社会主义事业而奋斗。
⑵档案职业道德义务，是指档案人员在职业工作活动中，在一定的道德观念，道德理想和道德责任感的支配下，应当自觉履行的档案工作职责，也是社会、集体或他人对个人行为的要求，以及档案工作者个体应当担负的对国家，人民的职业责任。
2.档案职业道德情感和职业道德行为
⑴档案职业道德情感主要包括两项基本任务：一方面是形成和增强同档案职业道德认识相一致的道德情感；另一方面是形成和增强健康的，正当的档案职业道德情感。
⑵档案工作者只有注意加强自身的道德修养，才能在档案工作实践中表现出良好的职业道德行为，才能得到同行及其他社会成员或群体的认同，才能在社会上得到应有的存在与发展空间。
3.档案职业态度与职业良心
⑴档案职业态度，就是指档案工作者的基本劳动态度和服务态度。它是档案工作者对社会，对利用者履行职业义务的基本前提之一，也是职业道德修养的一个具体表现方面。
⑵档案职业良心，是指隐藏在档案工作者内心深处的一种意识活动，是一种较为强烈的职业责任感，也是以这个职业责任感为准则来评价自己言行的一种信念。
4.档案工作的职业荣誉和职业尊严
⑴档案职业荣誉，作为职业责任和职业良心的价值衡量尺度，是档案工作者对档案的社会价值所做的相关评价。
⑵职业尊严是档案工作者对社会价值及道德价值的自我意识。它既体现在社会或他人对档案工作职业的尊敬方面，也体在档案工作者自身对档案职业的自尊，自爱，自强，自信和自立等方面。
第八章 档案工作标准与标准化
一、档案工作标准概述
1.涵义
档案工作标准：是以档案工作领域中的重复性的事物和概念为对象而制定或修订的各种标准的总称，它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。
2.种类
⑴按照标准的性质：管理标准和技术标准
目前我国及国际档案工作组织制定的标准大多数属于技术标准，如《档案著录规则》、《电子文件归档与管理规范》等。
⑵按照标准的实际法定效力：强制性标准和推荐性标准
强制性标准是指保障国家档案财富安全的标准和国家通过法律，行政法规规定强制执行的标准；其他标准均为推荐性标准。
⑶按照标准的相关程度：正式标准和参照标准
正式标准是指当档案工作标准中同档案，档案管理直接相关的标准；参照标准是指由于目前尚无正式的标准可循，而不得不借鉴其他行业制定的相关工作标准。
⑷按照标准的适用范围：国际标准、区域性标准、国家标准、专业或行业标准、企业标准等。
①国际标准，是指经过国际上的权威性组织制定，在国际上得到普遍承认和通过的标准。
②区域性标准，也称国际区域性标准，是指只适用于世界某一区域的，经过世界区域性标准化组织通过的标准。
③国家标准，是指对全国经济，技术发展有重大意义，必须在全国范围内统一的标准。
④专业标准，（行业标准）是指由专业主管部门批准，发布，在该部门范围内统一的标准。
⑤企业标准，是指在企业内部遵守的技术标准。
3.属性（特征）
⑴标准的制定与审核或批准等工作程序都有专门的规定。
⑵标准都有固定的代号，格式整齐划一。
⑶档案工作标准是从事文件管理和档案管理的共同依据，在一定条件下具有法律效力，并且具有一定的行为约束力。
⑷档案工作标准的时效性较强，它是以某个历史阶段的档案工作实践水平为基础的。随着档案工作实践发展和新技术，新方法的采用，标准需要不断进行修订，补充，替代或废止。
⑸标准内容具有相对专一性，一个档案工作标准一般只解决一个实践性的问题，文字要求准确简练。
⑹标准依据其不同的种类和级别，在不同的范围内贯彻执行，具有较强的可操作性。
⑺档案工作标准多数属于推荐性标准，各地各部门在采用标准的时候就具有更大的灵活性。
4.作用
⑴协调作用
因为档案工作标准的针对对象具有重复性和多样性的特征，所以为了使某一方面的工作在整体上先进，合理和可行，就必须以所制定的有关标准和法规等为依据，进行相应的规范控制。
⑵简化作用
采用文档一体化管理模式之后，对于过去文件管理与档案管理分开进行时的一些重复性的工作内容，可以通过制定相关的管理标准，简化其中的多余的，重复的，低功能的工作环节，从而使文档一体化管理系统的整体功能得到提高，性能得到改善和优化。
⑶统一与优选作用
采用档案工作标准，可以对文件与档案工作领域同一性质对象的两种以上的概念表达方式，技术指标，工作流程，工作方式，通过优选，确定一种或几种较为科学，先进，合理的方式，指标，流程等，从而使整个档案工作的效率得到提高。
二、档案工作标准化的涵义与形式
1.涵义
⑴微观：档案工作标准化就是通过制定标准和实施标准，对档案和档案管理实行统一，简化，协调和优选等有序化管理控制，以便获得最佳档案管理效益的活动。
⑵宏观：档案工作标准化是一项系统工程，它不仅包括档案工作标准的制定，实施等项工作内容，还包括标准制定前的调查研究工作，标准的补充，完善，修订，废除等项管理与维护工作，还包括标准化体系的设计，标准执行情况反馈信息的搜集与处理等项具体工作活动。
①第一，档案工作标准化是一个工作活动过程，就其整体意义来说，它是一项智力性的系统工程。
②第二，档案工作标准化是通过实行简化，统一，协调，优选等管理控制活动，节约经费，提高效率，获得效益。
③第三，档案工作标准化追求档案管理活动的最佳效果。
④第四，档案工作标准化是一种需要不断补充，完善所制定标准的工作活动过程。
2.形式
⑴简化
简化，就是在一定范围内缩减对象的类型数目，使之在既定的时空范围内足以满足一般需要的标准化形式。一般来说，简化是在档案管理实践中应用较广的一种标准化的初级形式。它不是主观的任意缩减，而是只去掉档案管理中已经成为多余的，重复的，低功能的环节。通过标准化的简化处理，便可以实现文档一体化管理体系的整体优化。
⑵统一化
统一化，是把同一事物的两种以上的表现形态归并为一种或限定在一个范围内的标准化形式。它虽然也是一种标准化的初级形式，但却是标准化的主导形式与手段。档案管理活动中有许多对象需要在方法，操作规程，术语符号，参数标志等方面实现统一化，以提高档案管理的标准化水平。统一化的主要内容与范围包括一定范围/程度/级别/水平/时间内/合理多数的统一。
⑶系列化
系列化，是档案工作标准的高级形式，它是根据档案事业发展的需要，通过对某些标准化对象的发展规律的深入，全面的分析研究，以及对国内外同一对象的发展趋势的合理预测，结合我国的档案工作的不同发展条件，将有关的标准指标加以适当归并简化，并按照一定的规律排列起来，作为指导我国档案事业发展的依据。
⑷通用化
通用化，是指在不同的标准化对象之间可以互相通用的档案工作标准。如档案工作基本术语标准，档案著录用符号标准等。注重档案工作标准的通用化程度，也是提高我国档案工作标准化工作质量的一项基本要求。
⑸典型化
典型化，就是以最先进，最合理的工作方式，工作程序，技术指标，技术参数，技术手段或管理规定等为样本，要求或倡导以后的有关方面的档案工作均参照此执行，取得统一的过程。它可以逐步实现档案管理水平的整体优化。
⑹格式化
各企事业单位大力建设文档一体化信息管理系统，此项工作的关键环节就是建立一套标准的，覆盖整个组织的数据库结构，而在这一结构之中，合理地规定文档信息的格式和信息链接的逻辑关系是至关重要的内容。可见格式化是档案管理，尤其是现代信息社会中文档一体化管理的重要形式之一。
三、制定档案工作标准的原则、要求与方法
1.原则
⑴统一性原则
在档案工作标准体系内，必须确保每一项标准的内容前后协调一致，同时又要保证各项相关标准之间在内容与技术方面的协调一致。只有这样才能有效的维护档案工作标准体系的系统性及与其他相关标准之间的一致性。
⑵优化原则
档案工作标准体系内的每项具体标准，其内容必须反应优化了的技术，工作程序与组织程序，必须高于具体的一般性的管理工作的操作内容，具有一定的技术与管理的先进性。
⑶适时性原则
档案工作标准体系的建设必须依据档案工作实际发展的需要和客观的可能性，适时制定有关标准，体现出档案工作现代化建设的有序性。
⑷继承性原则
在档案工作标准体系建设过程中，有关方面必须注意使标准能在一定时空范围内保持相对的稳定性。不能孤立地考虑标准的科学性与先进性，而忽视其稳定性和继承性，否则容易引起实际工作的混乱。
2.要求
⑴标准的编写应注意贯彻国家法令并与有关标准相协调。
制定档案工作标准，应当自觉遵守国家的档案法律，法规，行政规章等法律规范的相关规定；并且注意与同级有关标准相协调，下级档案工作标准不得与上级档案工作标准相抵触。
⑵文字表达准确，简明。
档案工作标准化文件中的文字表达应当做到准确简明，通俗易懂，逻辑严谨，避免产生不易理解或有不同理解之处。
⑶技术内容应当准确无误。
档案工作标准中的图样，表格，数值，公式，化学分子式和其他技术内容都应做到准确无误。
⑷术语、符号、代号应统一。
在制定档案工作标准中，同一标准中的术语，符号，代号应当统一，与其他有关标准也应当一致。
⑸编排格式和细则应当符合规定。
档案工作标准的构成，内容编排，层次划分及其编号，编写细则应当符合规定的要求。
3.档案工作标准的立项与标准的制定
⑴立项
①国家档案局负责制发档案工作标准的立项通知；
②有关组织，部门，单位或个人可以根据档案工作标准体系表和标准立项指南，结合本地区，本部门的实际情况，确定所要研制的标准项目之后，便可填报国家档案局的标准项目计划任务书；
③在各地申报立项截止后，全国单工作标准化技术委员会应召开会议集中论证和审查申请立项的档案工作标准，并向国家档案局提出是否批准立项的建议；
④国家档案局根据标准化技术委员会的建议，正式发文通知被批准的立项项目，并同时划拨标准补助费；
⑤对于立项后的标准，项目承担者应按《标准化工作导则》的规定和编写要求，认真进行标准的草拟工作。
⑵编制程序
①标准的征求意见阶段。
除了在一定范围内以一定形式多次征求意见外，还要在全国范围内征求意见。对所搜集的反馈信息应及时进行分类整理，并需对采纳和不采纳的有关意见分别予以说明。
②标准的送审阶段。
完成标准的起草工作之后，项目承担者应及时形成送审稿。国家档案局对标准的送审稿及其附件进行技术审查。审查后要形成会议纪要等书面文件。项目承担者应当根据这些反应专家意见的文件，对标准文件进行认真的修改，并形成报批稿。
③标准的报批阶段。
项目承担者应当准备好标准的相关报批材料。报批稿由项目起草者直接送全国档案工作标准化技术委员会秘书处，经过标准化技术委员会审查，再一次进行修改后，就可以报国家档案局批准发布。
四、档案工作标准体系
（一）档案工作标准体系的建设历程
1.草创阶段
新中国成立后，这个时期由于我国的档案管理工作具有较强的封闭性，各个单位的档案成分较为单一，社会对档案管理标准的客观需求也较弱，所以标准化工作还只是处于草创时期。
2.发展阶段
一些技术性的标准在贯彻中取得了良好的实际效果，同时也为档案管理标准化工作的进一步发展铺平了前进道路。
⑶法制化建设阶段
自从《档案法》颁布实施后，全国的档案工作标准化工作逐步纳入了法制化的轨道。
（二）档案工作标准体系的构成
1.档案工作标准体系的涵义
档案工作标准体系：是由若干档案工作基础标准和业务技术标准构成的互有联系，互相制约的一个动态性，指导性的文件整体。其中基础标准是指对档案工作标准化具有指导作用，并在制定标准时广泛应用的标准；业务技术标准是指专门对某一方面的档案管理对象所制定的档案工作标准。
2..制定和颁布档案标准体系表的原则
⑴必要性原则
从总体而言，应具有全行业的普遍指导意义，有利于提高档案工作的质量，效率。
⑵科学性和可行性原则
要符合档案工作的客观需要，在实践中能够实现。
⑶全面性原则
从客观现实而言，必须覆盖档案工作的主要领域。
⑷预见性原则
从长远发展而言，应留有余地，便于扩展延伸。
3.档案工作标准体系的组成成分
⑴档案工作基础标准
档案专业基本术语标，档案馆代码编制标准，档案种类划分标准，档案计量单位标准，档案统计工作标准。
⑵档案工作业务技术标准
档案收集标准，档案整理标准，档案编目与检索标准，档案统计标准，档案鉴定标准，档案保管与保护标准。
⑶与档案工作标准相关的标准
主要是指与档案工作关系密切，但又不完全属于档案管理领域的有关国际标准，国家标准，行业标准和企业标准等。
五、档案工作标准的贯彻实施
1.实施的工作标准，特别是推行具有先进科学意义的合理性档案工作标准，往往要有完善的行政法规和相关的工作制度的配合。
2.档案工作标准的实施还要有正确的思想做指导，同时也要也需要确立良好的群体意识来保证其顺利推行。具体来说，应当做到以下两点：
⑴档案工作标准的实施必须坚持全面系统的指导思想。在某些情况下，应当注意一些档案工作标准之间的相互关系，使它们协调配合地得到贯彻执行：
⑵档案工作标准要依靠有关方面的努力才能顺利实施。在实际工作中我们应当十分注意提高人们的标准化意识水平，确定良好的社会群体意识。一方面要靠有关部门或单位运用有效的法律手段，政策手段，经济手段，行政手段等来保证；另一方面要依靠有关部门和单位做好实施的宣传教育和解释工作。
第九章 档案学的学科内容、特点与发展
一、档案学的研究对象与任务
1.定义
档案学：是以档案现象为研究对象，以揭示档案现象的本质和规律为目标的一门综合性学科。1804年，德国档案学家约瑟夫·奥格首次提出了“档案学”的名称，1885年，法国历史学家朗格鲁才首次提出了档案学应当是一门独立科学。
2.研究对象
档案学的研究对象是档案现象及其本质和规律。
3.任务
档案学的任务是由档案学的研究对象，尤其是社会需要决定的。一般而言，档案学的任务是：在研究和揭示档案现象的本质和规律的基础上，提出档案管理的科学理论，原则，技术和方法，指导档案管理实践，提高档案管理的科学水平，更好地为社会实践服务。但各种档案现象是随着社会历史的发展不断发展变化的，所以档案学的研究也不能囿于传统的档案现象范围，而必须注意研究新情况，新问题，解决新矛盾，更新旧的管理思想，创建新的理论与原则，方法和技术。
4.研究范围
基础理论研究；档案史学研究；应用理论研究；应用技术研究；边缘性、交叉性档案现象研究。
二、档案学的学科特点
1.综合性和社会性
⑴档案学的研究对象，研究内容和研究方法都具有一定的综合性特征。
①档案就其内容而言，实质上是人类社会活动的原生数据、信息和知识的记录，它涉及自然科学和社会科学的各个方面。档案信息的这种综合性，客观上决定了以它为研究对象之一的档案学必然具有综合性；档案工作是档案学的另一个研究对象，档案工作的核心问题就是科学管理，而人类社会的各种科学性的管理活动均具有双重性，即社会属性和自然属性。就此而言，档案学也具有综合性的特征。
②档案学研究对象的综合性决定了其研究内容和研究方法也具有综合性。档案学研究内容的综合性，首先表现在其学科内容在整体上是自然科学与社会科学两大学科领域中的相关学科相互交叉，相互渗透的产物。还表现在档案学具有广泛的外部联系，档案学在其发展过程中容纳和吸收了许多相关学科的理论成果和技术方法，既涉及社会科学，也涉及自然科学。
③档案学研究方法的综合性主要表现在档案学研究方法体系具有开放性，它广泛借鉴，移植和运用了许多相关学科的研究方法，无论是社会调查法等社会科学研究方法，还是实验法等普遍运用于自然科学各学科的研究方法，都可以运用于档案学的研究。
⑵从档案学的研究内容和研究方法的总体来看，它的社会科学属性要比自然科学属性强，因此档案学的综合性是偏重于社会科学的综合性。
2.实践性和理论性
⑴档案学理论只能发端于档案工作实践中的各种直接经验和间接经验，是对各种普遍意义经验的概括，总结和升华。
⑵档案学不是纯粹的思辨性学科，而是一门应用性很强的实践性学科。作为一门应用性学科，档案学侧重于对一些具体的科学管理理论，原则，方法和技术的研究，即使是对基础理论的研究，也大多是带有根本性的实际问题的理论研究。
⑶档案学的理论认识是否具有真理性，是否具有指导的意义，只有通过广泛的档案工作实践的检验才能得到证明。
3.技术性和实用性
⑴档案学一方面具有科学认识的作用，另一方面又具有明显的职业技能性特征。
⑵要胜任档案工作就必须掌握一系列技能，如档案的收集，整理，加工，存储，保管，传递借阅，参考咨询等各种专门的技能，必须研究用户服务的方法和技术以及档案工作和档案事业组织管理的方法和技术。广博的职业技能正档案学研究的重要内容。
⑶随着现代技术在档案工作中的推广运用，传统的档案工作技术和方法有了很大变化，许多现代科学技术的理念，方法和技术渗透到了档案学知识体系之中，使档案学更具现代技术的气息。
4.开放性和包容性
⑴档案学的学科体系是开放型的，它始终处于不断变化，不断充实，逐步完善，逐步提高和前进的过程之中。
随着档案工作的发展，档案学的研究范围不断扩展，导致其分支学科不断产生，学科体系日趋完善。而社会的不断进步和科学技术的不断发展，也使档案学必须不断拓展新的研究领域，更新已经过时的理性认识，丰富其研究内容，使档案学向纵深方向发展。
⑵档案学作为一门综合性的科学门类，它的研究方法，概念范畴，知识体系等多具有包容性的特征。
档案学的发展和建设可以从与之相关的邻近学科的思想体系中汲取自身发展所需要的营养，凡是有利于指导档案工作科学进行的方法，理论，技术，档案学均可根据实践的需要加以“兼容”，同时注重对有关借鉴和吸收内容的“扬弃”。
三、档案学的学科体系
（一）档案学学科体系的作用与学科体系结构的特征
1.作用
⑴档案学的学科体系问题是档案学发展到一定历史阶段后，档案学自身建设所要研究的一个重要课题。
⑵一方面，对档案学学科体系的研究可以使学界对档案学的整体发展状况有一个全面概观的了解，具有良好的学术价值。
⑶另一方面，对档案学学科体系的研究也可以为档案学自身的建设和发展提供一个客观的思想导向。
2.特征
⑴档案学学科体系是静态性与动态性的统一
①档案学体系的稳定性主要表现在档案学基本门类划分上的静态性。档案学各种门类一旦确定就具有相对的稳定性。尽管随着不同学科相互交叉渗透，以及档案学研究的领域不断扩大，许多新的分支学科会产生，但它们一般也可以被包容在这些门类中。
②档学学科体系的动态性是指档案学学科体系是一个动态性系统，它不是一成不变的，而是一个不断发展的思想性体系。它主要表现在：随着档案学相关学科在研究领域方面的相互渗透，档案学不断分化出新的分支学科。此外，档案学学的各门分支学科本身也在不断发展和完善之中。
⑵档案学学科体系是宏观结构与微观结构的统一
①档案学学科体系的宏观结构是由档案基础理论，档案史学，档案应用理论，档案技术，交叉与边缘学科等门类构成的。
②档案学的微观结构是各分支学科内部各知识单元的结合形式和组织方式。知识单元经过分析，综合，类比，归纳和演绎，凝聚成基本术语，基本理论和基本方法，成为构建各分支学科的主体框架。同时基本术语，基本理论和基本方法等本身有自己的微观结构。
③探索档案学的微观结构和宏观结构的统一，有利于人们对档案学体系结构认识的深化，使宏观与微观研究同步进行，从不同角度把握档案学学科体系结构的框架。
⑶档案学学科体系中传统性科目与新兴性科目的统一
①传统性科目，是指在档案学学科体系中占有主导地位的历史较长的科目。传统性科目一般是以本门学科领域中的特定档案现象为研究对象，建树自己的理论知识体系，并在实践的发展中不断完善自身的知识体系。这些学科的存在和发展，成为决定档案学学科属性的主导因素。
②新兴性科目则是指在现代，由于学科之间的相互渗透，相互交叉，而产生的一些研究对象跨学科领域的分支学科。新兴分支学科是随着档案学学科研究规模的扩大与拓展，各相关学科探索领域的交叉，不少学科尤其是一些相关学科向档案学渗透，给档案学研究提供了新的研究对象，带来了新的研究课题，进而促进了新的分支学科的产生。
（二）档案学学科体系的基本模式（五个部类）
1.档案学基础理论研究
档案学基础理论是关于档案现象的一般理论。它是由关于档案现象的一般性认识问题的理性认识和关于档案学各分支学科的共同性问题的理性认识等构成的。档案学基础理论研究应当注意建设好以下学科科目：
⑴档案学原理
它是研究档案学基础理论的重点科目之一，通常把这门学科科目称为“档案学概论”或“档案学原理”。它主要研究和阐明档案现象中带有普遍意义的基本问题的产生原因，社会背景及其内在的本质，规律，特点，相互联系等。主要为档案工作实践和学术研究活动提供最一般的理论指导。
⑵档案术语
它主要研究关于档案学专门用语的规范化，标准化的理论和基本原则。档案术语学是我国档案学建设中需要建设的一门新的档案学分支学科科目。
⑶档案法规
它主要研究档案法规的制定和实施的有关理论和原则。其研究成果可以为档案立法，档案行政法规及政府规章的制定提供科学的理论指导。
⑷比较档案学
该学科采用比较研究方法，通过纵向和横向的比较研究，找出各国，各地区，各领域，各时期档案学理论与档案工作的异同，及其一般规律和特殊规律。该学科的研究目的就是有效的吸收和借鉴国外档案学研究的先进知识，科学成就以及以往学术研究和工作经验中的合理成分，为档案学研究提供一定的理论指导。
2.档案史学研究
档案史学的研究范围主要包括以下三部分内容：
⑴中国档案事业史
这是研究中国档案历史现象的产生、发展过程及其客观规律与特点的档案学科目。中国档案史学的研究，对于总结档案工作的历史经验和教训，增强社会的档案意识，做好现实档案工作，把握好档案学的建设与发展，都具有明显的理论价值。
⑵外国档案事业史
也称“世界档案事业史”，即研究世界各国档案现象的历史发展过程及其规律的学科。研究的目的主要在于：面向世界，了解世界各国档案管理情况的历史与现状，开阔眼界，解放思想，借鉴经验，汲取教训，促进中国与世界各国档案事业的健康发展。
⑶档案学史
主要研究世界各国档案学思想、理论的形成和发展的历史过程及其规律和特点。
3.档案学应用理论研究
档案学应用理论是以研究档案管理中具有普遍性规律的具体问题，具体原则，具体方法为对象的档案学学科门类。其理论内容与体系具有鲜明的实践性，一般可以直接用于指导档案工作实践活动。档案学应用理论是档案学学科体系中的主体部分，其研究主要同以下几门具体的学科有关：
⑴档案事业管理学
主要研究国家档案事业宏观管理活动的理论，原则和方法。该学科的研究成果可以为档案事业的发展，决策，计划，组织和协调等提供科学的理论指导。
⑵档案管理学
档案管理学是研究各种门类档案的一般管理理论，原则，方法的档案学分支学科。研究目的是为现在和未来的文档一体化管理，档案实体管理，档案信息的开发利用等提供方法与理论原则的指导。
⑶科技档案管理学
它是专门研究科学技术档案管理，开发和利用的学科。该学科的研究目的是为各种科技档案的管理和利用提供理论，原则，方法方面的指导。
⑷ 档案编纂学
该学科主要研究档案信息的编辑，加工及出版工作的理论，原则和方法。研究目的是为档案信息出版物的编纂工作提供理论，原则，方法方面的指导。
4.档案应用技术研究
档案管理现代化，不能没有现代档案管理应用技术的支撑。研究档案应用技术的任务主要应由以下几门学科来承担：
⑴档案保护技术学
它是研究文件与档案制成材料的自然性状和保护技术的学科。该学科的研究宗旨是最大限度地延长档案原件的寿命，便于人们对档案的长远利用。
⑵档案缩微复制技术
它是研究档案的摄影，冲洗，加工，拷贝，还原，存储，检索等技术过程的学科。其研究宗旨是为档案信息存储，转移，利用和自动化检索等项工作的开展提供必要的技术和方法保证。
⑶ 档案计算机管理技术
它主要研究计算机技术在档案管理中的应用问题。其研究宗旨是为档案信息的现代化管理和开发利用等提供计算机应用技术方面的指导。
5.档案学与其他学科之间的交叉与边缘性研究
现代科学发展的一个总的趋势是学科与学科之间的交叉与综合。这种交叉与综合的发展趋势，随着档案学研究的不断深入和发展，在档案学的研究领域也日益凸显出来。在档案学与其他学科之间的交叉地带和边缘区域中，值得开拓的学科领域主要有：
⑴记录信息管理学（文献信息管理学）
这是一门在档案学，图书馆学，情报学及现代信息科学的交叉地带成长起来的新兴学科。它是研究人类社会各种记录性信息管理活动的基本规律，普遍原理和通用方法的交叉科学科目。记录信息管理学的研究，将会大大丰富档案学，图书馆学和情报学的研究内容，开阔学术研究的视野，促进学科之间的交流与合作。
⑵文件管理学
它是在档案学和文书学的研究领域的交叉地带产生的一门新学科。实际上，它就是从整体上研究文件现象的产生，运动规律和特点，以及文件信息科学管理与控制的一门综合性学科门类。文件管理学的研究是适应现代社会文档一体化管理、CAD文件管理的实际需要以及现代文件数字化发展趋势的需要而产生的。
⑶档案社会学
这是一门在档案学和社会学的交叉地带产生的新兴学科。档案学研究的对象之中有许多属于社会现象范畴，运用社会学的研究方法，原理等，从新的角度重新审视档案学中的某些研究课题，特别是档案工作社会功能的实现，档案工作系统同社会环境的关系等，都将取得一定的研究成果。
⑷档案心理学
这是一门在档案学和社会心理学的边缘地带产生的新兴学科。研究它，不但要注意运用档案学研究方法，同时也要运用社会心理学的方法。通过这种研究，可以有效的减少档案管理活动和档案信息利用活动中的心理障碍问题，提高档案管理效率和信息利用实效。
档案学学科体系尚在发展探索之中，上述对档案学学科体系的划分，只是从某种较为理想，合理的角度对档案学体系的一种门类划分方法及其结果。这些学科的研究成果往往带有综合性质。
四、档案学与相关学科的关系
（一）档案学与马克思主义哲学
研究档案学，不能离开马克思主义哲学的唯物史观，自然辩证法，认识论等理论方面的指导，否则就会使有关的学术研究和实践经验的理性认识偏离正确的思想轨道。只有用辩证的，历史的和发展的观点来观察和揭示各种档案现象，才能从中发现本质的东西，才能寻找出规律性的东西，才能逐渐使我们对档案现象的认识接近真理的彼岸。
（二）档案学与思维科学
思维科学对人的各种思维问题的研究成果，对发展和建设档案学具有一定的方法论意义。研究档案学不仅需要马列主义的认识论的指导，而且也需要思维科学的有关理论，原则和方法的指导。
（三）档案学与横断科学
现代横断科学——系统科学，信息科学和控制科学，所提供的理论和方法，具有很强的方法论意义。充分吸收和借鉴这些学科的研究成果，对于发展档案学也同样具有重要的作用。档案学的研究离不开这些横断科学提供的各种现代管理的思想方法和理论的指导，同时档案学的深入发展，也为这些横断学科的进一步发展提供了新的营养。
（四）档案学与管理科学
管理科学的研究经验及其所提供的理论，原则和方法等，在档案学的研究和建设方面，均具有一定的借鉴和参考价值。档案学研究领域中的一些分支学科实际上带有明显的管理科学的性质。但是，管理科学注重揭示人类社会管理活动的一般规律，原则和方法，而档案学则主要研究和揭示档案现象的本质和规律。因此档案学同管理科学的关系是特殊和一般的关系。
（五）档案学与历史科学
历史科学与档案学研究的关系密切，特别是对研究中国档案史，世界档案史，档案学史等具有指导意义。档案专业史的研究者必须掌握历史科学的知识，要把档案专业史放在大的历史背景中进行研究，要运用历史科学的研究方法和研究成果。
（六）档案学、图书馆学和情报学
档案，图书和情报的管理都是实现信息的收集，加工，存储，检索和利用的活动过程。所以，研究档案学就必须借鉴和吸收图书馆学和情报学在信息加工，情报加工等方面的知识。同时，档案学的研究也可以为图书馆学和情报学的研究提供相关的理论原则和技术。总之，档案学，图书馆学，情报学均属于信息管理科学的具体应用性学科，它们之间有密切的联系。但是由于各自研究对象之间的差异，又形成了各自相互独立的理论知识体系。
（七）档案学与某些自然科学
一些自然科学的分支学科，如物理学，化学，昆虫学，微生物学，气象学，建筑学等，它们的研究成果可以为我们建设档案学中的某些分支学科提供相关的科学知识。同时，通过对档案现象中的某些自然现象的科学的实验，观察和分析综合等，档案学也会获得一些相关的应用技术方面的研究成果，这些研究成果也可以使自然科学的内容得得丰富和发展。
（八）档案学与秘书学、文书学
档案学，秘书学，文书学都有各自的学科研究领域和研究对象，这是它们成为独立科学并相互区分的主要标志。同时，也存在交叉内容，关系密切。
总之，同档案学有关的学科有很多，这是因为档案学的研究对象具有广泛的社会性，涉及社会生活的许多领域。档案学的建设必须坚持开放性的思维方式，注意借鉴和吸收其他相关学科的知识成果和研究方法。同时也应当看到，档案学的建设与发展也会给相关学科的发展注入新鲜的思想和理念。
五、中国档案学的产生与发展
（一）中国档案学的建设历程
我国档案学的产生与发展大体上经过了三个历史阶段：第一阶段——20世纪二三十年代至40年代，这是我国档案学的产生与初步发展时期；第二阶段——20世纪50~60年代，这是我国档案学的重构与渐进发展时期；第三阶段——20世纪70年代末至今，这是我国的档案学的完善与繁荣时期。
1.档案学的产生与初步发展时期
⑴将档案现象作为一个独立性的专门问题进行科学系统研究，始于20世纪二三十年代，其具体表现是：
①第一，“行政效率运动”，这是促使我国近代档案学思想产生的直接原因之一。1933年，国民党发起行政效率运动，目的是为了提高机关的办事效率，其主要内容之一就是文书档案工作的改革。在这场运动中，由行政效率研究会创办的《行政效率》杂志从不同角度研究和总结了文书档案改革运动中的经验和教训，这对中国近代档案学思想的产生起到了积极的促进作用。
②第二，史学界整理明清历史档案和学术研究的需要，也是促进我国近代档案学思想产生的重要原因。五四运动后，中国史学界始关注近代史的研究。在对明清历史档案进行整理和研究利用的具体实践中，史学界对如何科学地整理和利用历史档案的经验教训进行了总结和反思。从某种意义上说，中国近代档案学的某些思想，是通过总结整理明清档案实践活动的经验获得的。
③第三，近代意义上的档案教育的创立，对促进档案学思想的产生也起到了积极的推动作用。1938年，国民政府教育部在私立武昌文华图书馆学校创办了档案管理专科。1946年3月，殷钟麒起在重庆创办一所私立崇实档案学校。此外还有上海的中国档案函授学校，其他短训班，讲习班等。
⑵这个时期档案学思想研究的特点是：
①汇集了行政界，史学界，档案教育界三大领域的档案学研究成果。
②档案学研究的范围只限于机关档案室。
③档案学理论在很大程度上受到图书馆学的影响。
④档案学的研究领域还局限于文书档案管理，历史档案整理等方面。
2.档案学的重构与渐进发展时期
⑴新中国成立后，随着国家各项事业的建设和发展，我国国家规模的档案事业于20世纪50年代初开始起步，具有中国特色的档案学学科体系开始重新构建，中国档案学研究进入了一个新的发展时期。其主要成就表现在：
①新中国成立后，档案学已发展成为多门科学课目组合起来的独立学科，包括档案学概论，档案管理学，技术档案学，文书学，中国档案史，外国档案史等。
②1958年12月，国家档案局成立了档案学研究室，这是我国第一个专业档案科学研究机构。
③以吴宝康先生等为代表的中国人民大学历史档案系，通过集体努力确立了我国档案学的基本体系框架，其标志就是他们编写的各种讲义和教材。
④围绕起草新的档案工作法规文件和组建国家档案机构等项工作，学者们开展了关于档案概念的外延，档案管理原则，档案工作与国家建设，机关工作的关系等问题的研究活动，并发表了一批学术论文。
⑵这个时期的档案学建设的特点是：
①档案学有了明确的理论指导思想。以马列主义为指导的档案学研究，特别注重对档案工作实践经验的提炼和概括，并构建了一个初步的学科体系。
②档案学开始以国家规模的档案建设事业为研究对象，而不是局限于档案室。
③档案学建设借鉴了当时苏联档案工作的理论。
3.档案学的完善与繁荣时期
⑴十一届三中全会以后，中国进入了一个新的历史发展时期。包括档案事业在内的各项社会建设事业开始走上了恢复，整顿，发展和提高的道路。中国的档案学发展也迎来了学科建设的黄金时期，开创了档案学研究的繁荣局面。出现这种繁荣局面的主要因素包括：
①第一，在第二个阶段档案建设所取得的研究成果，为这个时期档案学理论研究的进一步发展准备了必要的知识条件。
②第二，档案事业建设的迅速发展，使档案工作实践中出现了从宏观到微观的一系列新的问题，这客观上拓展了档案学的研究范围，深化了档案学的研究内容，并为档案学理论研究创造了良好的实践条件。
③第三，宽松的学术环境，活跃的学术研究氛围，为档案学理论研究工作的开展提供了良好的社会环境条件，激发了研究者的积极性。
④第四，中外学术交流的深入发展，使得档案学研究人员的视野更为广阔，获得了大量可供参考和借鉴的信息和经验。
⑤第五，我国档案教育的发展为档案学的发展提供了必要的智力条件。20世纪70年代末期以来，许多高等学校开办了档案专业，学历教育的层次也随着社会发展的需要不断提高，为档案学界培养了一大批研究人才。
⑵档案学第三个发展阶段的特点是：
①档案学的新的分支学科不断建立，已有的分支学科内容不断完善，档案学的学科体系更加完整系统。
②档案学除进行传统性内容的深入研究外，还开展了对档案学基本理论，现代化档案管理原则，方法和技术的研究，并取得了可喜的学术理论成果，学科地位有所提高。
③交叉性和综合性研究活跃。结合档案工作实际，综合利用与档案学相关学科的最新研究成果，是这一时期档案学研究的又一个突出特点。
④注重解决档案工作实践中的新问题。档案学的研究能够密切注意档案工作发展的时代脉动，及时发现和探讨新时期档案工作中出现的新问题。
⑤更加注意理论建设的前瞻性和开放性。
（二）中国档案学建设的主要成就
1.档案学已经成长为一门独立的综合性科学。
2.档案学已建设成由若干分支学科构成的群体。
3.档案学基础理论研究不断深化。
4.档案学的史学研究和外国档案管理理论研究不断深入。
5.档案学应用理论研究成绩显著。
6.档案学应用技术研究成绩斐然。
六、外国档案学的产生与发展
第十章 档案管理的基本理论与档案没心情学理论的发展趋势
一、档案学基础理论概述
（一）档案学基础理论的构成
1.一是对档案与档案管理活动的基本理论性认识。如档案的定义，本质，种类，作用，价值及规律，档案管理活动的性质，规律，档案与档案管理的历史发展进程及规律等；
2.二是档案管理的基本理论。即关于档案管理的总体性，宏观性理论问题和档案管理基本方法，原则的理论探讨。
（二）档案管理基本理论的主要内容
1.对档案管理工作的总体理论认识与剖析
⑴档案管理工作作为一种管理活动，有自身的特殊性。对这一工作的总体理论认识与剖析，可采用不同的理论角度与方法。如可用信息论，系统论，控制论的角度与方法，将其划分为档案信息的采集，加工，处理，输出，反馈，调整的环节，并将其总体上作为一个相对独立的工作系统加以剖析，研究。当然也可以从档案管理工作的具体业务操作环节，如收集，整理，保管等角度进行认识与分析。
⑵目前中国档案界一般是将上述两种角度，方法结合起来，将档案管理工作划分为“八项内容”与“两大方面”。将八项内容展开，实质上就是档案管理学的内容。而两大方面（即实体管理与信息内容的开发利用）的分法则具有宏观的理论指导意义。
2.对档案管理基本方法的理论探讨
⑴档案分类是档案管理的重要方法，有“历史主义”与“逻辑主义”两大流派。
⑵来源原则是历史主义方法在档案管理中的具体应用。
⑶文件生命周期理论是一个从宏观角度分析，研究文件与档案管理问题的理论。
⑷档案鉴定是档案管理的重点和难点之一，是一项充满复杂性与困惑性的工作。
二、来源原则
（一）来源原则的内涵
来源原则：是当前世界各国公认的档案整理理论。来源就是通常所说的档案形成者，包括机关，组织和个人。据此，来源原则指的就是档案馆按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散，不同来源的档案不得混淆的整理原则。
（二）来源原则的产生背景
来源原则起源于近代法国，是在逐步否定事由原则的过程中产生的。事由原则是指按照档案的主题内容进行整理的原则，从16世纪后期以来逐步形成并得到理论论证，直到19世纪中期之前在档案整理领域长期占据着统治地位。然而法国在18世纪末的档案工作改革中，首次建立了真正意义上的综合性国家档案馆，这使得事由原则无法适应馆藏来源多样化的特点，逐渐暴露出其弊端与局限性，最终被来源原则取而代之。
（三）来源原则的形成和发展
1.起源——法国的“尊重全宗原则”
⑴1841年，法国首次提出了一种新的档案整理原则，“尊重全宗原则”，这是法国第一次根据档案的来源提出了“全宗”的概念和“尊重全宗”的思想，改变了过去将同一形成者的档案按照主题拆散归类的做法，指明整理档案首先必须保持其来源联系。
⑵尊重全宗原则之所以成为来源原则的起源，不仅是因为它将档案的来源作为组建全宗的标准，尊重全宗实质就是尊重来源。更重要的是因为它开始具备来源原则的核心思想——同一来源的档案不可分散，不同来源的档案不得混淆。
2.形成——德国的“登记室原则”
⑴在继承法国的尊重全宗原则的基础上，德国提出了“登记室原则”，这标志着来源原则的正式形成。
⑵在馆藏档案整理的混乱局面下，德国受法国经验的启发，放弃了原来沿用的事由原则，在1881年明确地提出了与尊重全宗原则核心思想一致的“登记室原则”。这一原则的主要内容包括两层涵义：一是国家机密档案馆整理馆藏首先按照来源分类，保持档案与形成机关的来源联系；二是档案馆还要保留档案在形成机关业务过程中的原始顺序和整理标记。
⑶登记室原则的重要意义在于它不仅是对尊重全宗原则的简单继承，更是一种发展和创新。它更多的融入了历史主义和发展思想，更明确地要求档案整理原原本本地体现档案形成的历史过程和有机联系。它才是来源原则思想的完全体现，才是来源原则正式形成的标志。
3.理论论证——《荷兰手册》的贡献
⑴虽然来源原则最早在法、德两国起源和形成，但最早对这一原则进行理论论证的是荷兰档案学者，他们不仅阐述了来源原则的理论基础，而且使这一原则真正走上了国际化传播的道路。
⑵1898年，荷兰三位档案学者，萨穆·缪勒，约翰·斐斯和罗伯特·福罗英，出版了专著《档案的整理与编目手册》。三位学者通过科学阐释全宗的定义，性质以及全宗内档案整理系统的特点，层层递进，完成了对来源原则的严密论证。
⑶《荷兰手册》的重要贡献之一是奠定了来源原则的理论基础。一方面，它提出“全宗是一个有机整体”的核心观点，另一方面提出“全宗内的档案整理系统必须以形成机关内部组织机构的编制为基础”的又一核心观点。它使来源原则的两个理论内核——尊重全宗和尊重原有次序基本成熟，最终瓦解了事由原则的统治地位。
⑷《荷兰手册》的重要贡献之二是推动了来源原则的广泛传播。使来源原则逐步传播到世界各国，得到国际档案界的公认，成为档案专业的最基本原则。推动来源原则开始走上国际化传播的轨道。
4.普遍认可——布鲁塞尔大会
⑵普遍认可来源原则的起点是一次国际档案会议。1910年，在比利时首都布鲁塞尔召开了图书与档案人员国际大会，大会取得了两项重要成果：一是促使各国档案人员开始认识到国际合作的重要意义，从而奏响了国际档案合作的和谐之音；二是对《荷兰手册》进行长时间讨论，确立手册的核心思想是来源原则，并宣布这一原则是档案专业人员的基本原则。
⑵布鲁塞尔大会的意义在于，它不仅是档案领域开展国际合作的起点，而且是来源原则得以确立的标志。为后来来源原则的广泛传播，运用和发展拉开了序幕，创造了有利的国际环境。
5.灵活运用——英国和美国的“组合”思想
⑴全宗是法国首创的一个概念，法文表述为“Fond”。来源原则的核心思想实质上就确立全宗并保持全宗的完整性。然而，“Fond”一词在英文中并没有对应词汇，这就存在英语国家如何表述全宗概念和体现来源思想的问题。英国和美国成功地解决了这一问题，他们提出的“组合”思想不仅是对来源原则的继承，而且是一种灵活运用。
⑵英国接受来源原则集中反映在英国著名档案学者希拉里·詹金逊1922年出版的代表作《档案管理手册》中，他首创了一个“Archive Group”（即档案组合）概念来对应法语“Fond”一词：他的“组合”思想集中表现为对档案组合涵义和特征的系统论述。
⑶在英国影响下，美国也提出了具有本国特色的“组合”思想来灵活运用来源原则。1941年美国国家档案馆正式启用了“Record Group”（即文件组合）概念作为馆藏档案整理和分类的基本单元。
⑷英美“组合思想”均以来源原则为基础，因为他们都强调档案组合或文件组合必须保持来源的同一性。但英国相对比较机械，美国更加灵活。
6.部分修正——德国的“自由来源原则”
⑴来源原则在传播过程中也受到了质疑。这主要是因为产生于19世纪的来源原则，面对20世纪现代机关和现代文件的新特点，难免会有不完全适应的地方。如果说美国的组合思想还是对来源原则的一种调整，那么德国档案学者阿道夫·布伦内克提出的自由来源原则则是对来源原则的一种修正。
⑵自由来源原则具有一定的进步意义。一方面自由来源原则，在整理上给予了档案人员更大的活动空间，使他们可以灵活的调整全宗内不合理的整理体系。另一方面自由来源原则仍然坚持把来源原则视为一种总的原则，强调保持档案内在的有机联系。只不过在具体整理时可以兼顾来源和事由两种因素，在不同情况下有所侧重。
⑶但自由来源原则也存在一定的局限。布伦内克提出的保持来源与事由之间的比例关系的观点显得过于模糊，不易理解和实施。而且他对来源和事由标准的自由选择甚至可能会导致对来源原则实质的偏离。总之，自由来源原则只能看成对来源原则的部分纠正和发展，而非一种否定和革新。
7.丰富和发展——苏联和我国的“体系化的全宗理论”
⑴20世纪60~70年代，苏联逐步构建了一套较为完整的体系化全宗理论，使来源原则得到了丰富和发展，可以概括为三个方面：①第一，根据时代发展及时丰富和发展全宗定义；②第二，创造性地提出了“文件全宗”概念；③第三，构建了一个由国家档案全宗统辖的全宗概念体系，并以此为基础提出了一套完整的全宗理论。可见苏联的全宗理论是对来源原则的创造性发展。
⑵我国的全宗理论是在借鉴苏联模式的基础上逐步形成的，同样是对来源原则的丰富和发展。我国到20世纪80年代已基本形成了成熟的全宗理论体系，这一体系主要包括五个方面的内容：①第一，明确提出了全宗的定义和基本涵义；②第二，明确提出了全宗（实质为形成全宗的立档单位）的构成条件；③第三，明确提出了划分全宗类型的主要标准；④第四，明确提出了“全宗群”的概念；⑤第五，明确了全宗内档案分类的科学方法。总之，我国的全宗理论使来源原则的理论内容更加丰富，理论体系更加成熟。
（四）来源原则的基本内容
来源原则的基本内容可以归纳为三个基本点，即尊重来源，尊重全宗的完整性，尊重全宗内的原始整理体系。
1.尊重来源
“尊重来源”是来源原则的第一层内容，指档案馆首先应按照来源标准整理档案，保持档案与形成者之间的来源联系。（档案在产生和处理过程中会形成多方面的历史联系，诸如来源联系，时间联系，内容联系和形式联系等，其中档案与形成者之间的来源联系是首要联系，也是最根本的联系。实践证明，馆藏来源众多的档案馆只有首先划清来源的界限，才能将档案与其特定形成者及其活动对应起来，确保档案的作为原始记录这一本质属性。）
2.尊重全宗的完整性
“尊重全宗的完整性”是来源原则的第二层内容，指一个全宗是一个有机整体，整理档案必须维护全宗的完整性，做到同一全宗的档案不可分散，不同全宗的档案不得混淆。（来源原则指出同一来源的档案组成一个全宗，全宗是在特定机构和个人活动中形成的档案整体，这一整体具有内在的有机联系。整理档案必须尊重全宗的独立性和维护全宗的完整性。）
3.尊重全宗内的原始整理体系
“尊重全宗内的原始整理体系”是来源原则的第三层内容，指全宗内的档案整理，必须充分利用原有的整理基础，尊重全宗在形成机关获得的原始整理顺序和方法，不得轻易打乱重整。（一般来说，全宗在形成机关都是经过一定整理的，形成了较为固定的原始整理顺序和标记。这种原始整理体系也是全宗有机整体性的一个重要表现，尊重这一体系同样也是尊重全宗完整性的重要体现。）
综上所述，来源原则的三个基本点是紧密联系，层层递进的。尊重来源是基础，尊重全宗和尊重全宗内的原始整理体系都是尊重来源的重要体现和延伸。
（五）来源原则的理论意义和实践价值
1.第一，来源原则从历史主义思路出发，充分体现了档案形成的历史联系，为档案馆馆藏的实体整理和分类提供了合理的客观依据。
2.第二，来源原则有力地维护和保持了档案的本质属性，成为档案整理与分类中的至善原则。
3.第三，来源原则既不是一种纯观念性的抽象信条，也不是一种纯实践性的操作经验，而是兼具理论性和实践性的管理思想和原则。
（六）来源原则遭受冲击
来源原则遭受冲击，既有社会原因，又有专业原因。
⑴从宏观的社会环境来看，20世纪60~70年代，西方国家开始步入信息时代，信息的产生，传递和交流在时间和空间上都达到空前规模，信息概念因此深入人心。正因为受这股席卷全球的信息思潮的影响，西方国家的信息权意识大大加强。因此，西方国家形成了普遍重视档案信息开发和利用的社会环境，促使北美档案界重新思考和评价来源原则的适用性及核心地位。
⑵从微观的专业环境来看，20世纪60~70年代，西方国家档案工作实践的明显变化，导致档案学理论研究出现了新的特点。这主要表现在三个方面：①一是机读档案成为北美档界研究的重点，引发了档案界对来源原则能否适用于机读档案的争议。②二是档案信息开发和利用成为北美档案界研究的一个重点领域，从而引发了档案界对来源原则与档案信息利用关系的质疑。③三是整个国际档案界掀起了一股重视档案信息利用的研究热潮，这为北美档案界重新评价来源原则进一步营造了国际氛围。
（七）电子文件时代来源原则的“重新发现”
1.背景
⑴对来源原则的质疑，到20世纪80年代中期发生了变化，北美档案界开始重新认识来源原则的核心地位。这种变化的起点是1985年，美国档案学者理查德·莱特和戴维·比尔曼发表了著名论文《来源原则的力量》。在这篇论文的带动下，到20世纪90年代，欧美档案界越来越多地认可来源原则在现代文件，特别是电子文件管理中的重要价值和指导意义。他们得出了这样一种结论：无论是现在还是将来，电子文件的管理以及应付电子时代赋予档案管理的诸多挑战，都不能抛弃来源原则，相反只能更多地依赖来源原则，这就是所谓的“来源原则的重新发现”。这种重新发现的实质是一种“新来源观”。
⑵来源概念的涵义引起争议的原因主要来自两个方面：一是社会结构的巨大变化导致了现代组织机构频繁而剧烈的变动，由此造成按照机构来源划分全宗面临前所未有的困难；二是电子文件形成的方式和特点与纸质文件有很大区别，突破了一个实体机关与文件群体唯一对应的传统模式。
2.内容
⑴新来源观主张的来源概念涵义是指文件的形成过程和背景，即文件是由谁，在什么条件下，运用哪些数据，为了各种目的，采用怎样的结构形式等方面的综合背景信息，这些来源信息正是了解，管理和利用电子文件的关键所在。
⑵新来源观的创新点集中表现在对来源概念涵义的拓展。它不再局限于把来源单一地理解为直观，明确，实实在在的文件形成机关，同时把相对抽象的文件形成过程也视为来源的表现形式，从而更好地适应了电子文件的特殊要求。目前国内外档案界较多地采用“元数据”概念来指代电子文件生成的来源信息。元数据不仅能够有效地保证电子文件的可读性和可理解性，而且可以真正充当电子文件原始性和证据性的有力保障。
3.意义
来源原则的“重新发现”具有重大而深远的意义，主要体现在三个层面：
⑴首先是在来源原则的自身层面。来源原则的“重新发现”增强了来源原则在电子时代的生命力，是来源原则的自我调适，完善和升华。
⑵其次是在档案学理论层面。来源原则的“重新发现”充分证明，历史主义思想是指引来源原则应对未来挑战的“航标”，是档案专业的理性之魂。
⑶再次是在档案专业层面。来源原则的“重新发现”启示我们，不管档案实践如何变化，不管档案学理论如何发展，档案专业的独立性和独特性始终立足于档案的本质属性之上。
三、文件生命周期理论
（一）内涵
文件生命周期理论：是指导从文件到档案全过程管理的基本理论，是现代档案学理论的重要理论成果之一。它是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件和档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。
（二）产生背景
文件生命周期理论的产生有着特定的专业背景。20世纪30年代以来，文件数量的急剧膨胀使文件管理活动日趋专门化，由此导致一种新型的文件管理机构——文件中心得以出现和传播。西方档案学者从思考文件中心的理论基础起步，逐步提出了文件生命周期理论。
⑴文件数量的急剧增长是文件生命周期理论产生的基本因素。
⑵文件管理的出现及其专门化是文件生命周期理论产生的推动因素。
⑶文件中心的建立是文件生命周期理论产生的直接因素。
（三）形成和发展
⑴据查证，1940年美国档案学者菲利普·布鲁克斯最早提出了”文件生命周期”概念。
⑵文件生命周期理论的产生与文件中心的出现有着特定的联系。文件中心是20世纪40年代出现的一种新型文件管理机构，最早起源于美国后来被众多国家纷纷效仿。这种现象引起了西方档案界的普遍关注，引发了对文件中心的理论思考。
⑶1950年，英国伦敦大学教授罗吉尔·艾利斯在第一届国际档案大会上提出了文件运动的“三阶段论”。认为文件的三个阶段——现行阶段，暂时保存阶段和永久保存阶段正好与文件的保管场所——办公室，文件中心和档案馆是相吻合和相对应的。这种由文件中心的理论解释而衍生出的文件阶段的划分成为文件生命周期理论的研究起点。
⑷20世纪80年代西方档案界对文件生命周期理论的研究日趋完整和系统，并发表了一些颇有深度的论著。最典型的代表人物就是阿根廷的学者曼努埃尔·巴斯克斯。他出版的两部专著《文件的选择》和《文件生命周期研究》，是全面系统论述文件生命周期理论的代表作。
⑸正如文件生命周期理论在国外经历了从萌芽到逐步完善的发展过程，我国对文件运动过程的理论研究也经历了一个逐步深化的过程。尽管我国并未明确提出“文件生命周期”概念，却同样认识到了文件和档案的客观运动过程，并通过研究总结出了相同的发展规律。
（四）基本内容
文件生命周期理论的基本内容主要可概括为三点，它们也可以称为文件生命周期理论的三个基本点：
1.第一，文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程。这包括两层涵义：
⑴首先，这里的文件是一个广义概念，泛指人类社会实践活动中直接产生和使用的一切信息记录，无论其载体形式和记录方式如何。与狭义文件观相反，文件生命周期理论把文件视为一个集合概念，强调现行文件和历史档案都只是广义文件运动过程中某一特定阶段的代称，都是广义文件的组成部分。
⑵其次，文件运动现象如同生命现象一样，从其最初产生到最终归宿是一个完整的运动过程。而且这一发展过程是连续统一的，所谓的现行文件和历史档案只是同一事物的不同运动阶段。
2.第二，由于文件价值形态的变化，这一完整过程可划分为若干阶段。这包括三层涵义：
⑴首先，文件的整体运动过程具有阶段性特征。文件生命周期理论认为，文件从形成到销毁或永久保存的整体运动过程并非是一成不变的，相反，它呈现出明显的阶段性变化。中外对文件运动过程进行了略有区别的阶段划分——
①有的从文件运动形态的角度分为：现行、半现行和非现行三个阶段；
②有的从文件保存场所的角度分为：在承办单位存留、在中间档案馆存留和在总档案馆永久保存三个阶段；
③有的从文件运转流程的角度分为：文件的产生办理、现行利用、过渡保存和历史保管四个阶段；
④有的从文件管理程序的角度分为：文件的形成、使用与维护、鉴定和选择、档案管理四个阶段。
⑵其次，文件运动过程的各阶段具有不同特点。如果将文件的运动过程统一划分为现行，半现行和非现行三个阶段，则各阶段各有其特点。
①现行阶段的特点是文件对机关的现行作用最为突出，机关需要频繁利用，一般保存在机关内部，服务对象以本机关为主；
②半现行阶段的特点是文件的现行作用开始衰退，利用率也逐渐降低，但服务对象仍以机关为主；
③非现行阶段的特点是文件对机关的作用基本丧失，其中大多数因没有历史价值而被销毁，少数具有长远价值的则需要永久保存，此时服务对象由机关扩展到社会各界，保存场所也转移至档案馆。
⑶再次，引起文件阶段性变化的根本原因是文件价值形态的规律性变化。
①一般来说，文件的价值就是客体（文件）对主体（利用者）需要的满足。美国著名档案学者谢伦伯格阐述的“双重价值”：一是具有对形成机关的原始价值；二是具有对其他机关和个人利用者的从属价值，也统称为档案价值。我国多对应称为第一价值和第二价值。
②这两种价值形态在文件运动过程中的变化具有规律性。文件从产生起首先具有第一价值，然后才有第二价值，并且第一价值逐步衰弱，第二价值逐步显现。文件价值形态的变化贯穿于文件的整个运动过程，它是决定各阶段文件不同特点的最根本因素，从而导致文件的阶段划分。
3.第三，文件在每一阶段因其特定的价值形态，而与服务对象，保存场所和管理形式之间存在一种内在的对应关系，这包括两层涵义：
⑴首先，文件在每一个阶段的特定价值形态对应于不同的服务对象，保存场所和管理方式。
①第一价值决定文件必然以形成机关为首要服务对象，当第一价值旺盛时，为了满足机关频繁的利用需求，文件适宜保存在机关内部。
②但随着第一价值逐渐衰减，机关的利用需要逐渐淡化，半现行文件的残留的第一价值使机关希望能有一种既能满足自身利用需要，又能检验文件是否具有第二价值的保管机构，国外的文件中心和我国的档案室都是这种过渡性机构。
③最后第一价值丧失又没有第二价值的文件就被销毁，而呈现出第二价值的文件则会冲破机关的狭小范围，转为社会各界服务，在更大范围内发挥作用，所以应将其作为档案保存在档案馆。
⑵其次，上述各阶段文件服务对象，保管场所和管理方式等方面的变化，只不过是文件运动不同阶段的外在表现，只有价值形态的变化才是其内在决定因素。
①因为现行文件由机关保存而档案由档案馆保存，现行文件为机关服务而档案为社会服务，现行文件由业务或文书人员管理而档案由档案人员管理等现象，都不足以揭示现行文件与档案的根本区别，它们的根本区别在于现行文件是记述和传达现行信息的工具，而档案是一种历史记录，这种区别就是由价值形态的变化决定的。
②因此文件生命周期理论通过揭示各阶段文件价值形态与服务对象保存场所管理形式的对应关系，找到了文件的连续运动过程发生阶段性变化的根本原因，从而为文件的阶段划分提供了科学依据。
（五）理论意义和实践价值
1.第一，文件生命周期理论准确地揭示了文件运动的整体性和内在联系，为文件的全过程管理奠定了理论基础。
2.第二，文件生命周期理论准确地揭示了文件运动的阶段变化，为文件的阶段式管理提供了实践原则。
3.第三，文件生命周期理论准确地揭示了文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互影响，为实现从现行文件到档案的一体化管理，为档案部门或人员对文件进行前端控制提供了理论依据和实践指导。
（六）文件生命周期理论在电子时代面临的挑战及自身的修正
1.面临的挑战
⑴首先，中外档案界认为，对电子文件的生命周期需要有新的理解。
⑵其次，中外档案界对电子文件生命周期的阶段划分也提出了不同看法。
⑶再次，中外档案界还认为，文件生命周期理论揭示的文件各阶段特定价值与相关因素的对应关系不再适用于电子文件。
2.在电子时代的补充——文件连续体理论
⑴发展阶段
①文件连续体思想的萌芽阶段（20世纪四五十年代）
1958~1966年间，连续体方法首先由澳大利亚国家档案馆的专家提出。档案学者伊恩·迈克莱恩指出文件管理者才是真正的档案工作者，档案学应该朝着对记录信息特色，文件保管系统和分类过程方面的研究发展。他的观点引发了对档案管理与文件管理连续性问题的探索。该阶段的主要贡献一是首创“连续体”术语；二是开始重视档案管理与文件管理的连续关系。
②文件连续体理论的初步成型阶段（20世纪80年代）
加拿大档学者杰伊·阿瑟顿详细论述了连续体概念。他把文件的整个运动过程分为生成、分类、鉴定、保管与利用四个阶段，认为所有阶段都相互关联，文件管理者与档案工作者在不同程度上都必须介入文件的全过程管理。他的观点推动了澳大利亚档案界对文件、档案管理科学模式的进一步探索。该阶段的主要进步表现为提出了较为成型的核心观点，强化了文件管理的动态性，阶段性以及文档管理的关联性等。
③连续体思想及模式的建立与应用阶段（20世纪90年代）
澳大利亚档案学者弗兰克·阿普沃德构建了文件连续体模式，提出了文件连续体管理的思想方法。其核心观念主要体现在两篇论文《构建文件连续体之一：后保管原则和特色》和《构建文件连续体之二：结构化理论和文件保管》。2000年，阿普沃德又对连续体模型进行了深层改造，提出了新的文件连续体模型，将其标榜为“指导网络时代文件管理实践的理论”。直至这一阶段文件连续体理论才算基本成熟。
⑵内容
文件连续体理论的主要内容是构建了一个多维坐标体系来描述文件的运动过程。这一多维坐标体系包括四个坐标轴——文件保管形式轴、价值表现轴、业务活动轴和形成者轴。其中文件保管形式是核心轴，因为它的变化带动了其他坐标轴的相应变化。文件连续体理论通过描述文件保管形式轴上四个坐标的变化，引发形成者轴、业务活动轴和价值表现轴上特定坐标的相应变化，揭示出文件的四维运动过程：
①第一围是单份文件，文件对应的形成者是某一具体的个人，反映的业务活动是某一具体的行为，表现出的价值形式为具体行为的轨迹。
②第二围是案卷，即一组文件的集合。此时文件对应的形成者是机构内部的一个部门，反映的业务活动是包含若干行为的某一活动，表现出的价值形式为活动的凭证。
③第三围是全宗，即一个机构所有案卷的集合。此时文件对应的形成者是一个特定机构，反映的业务活动是包含若干活动的某一职能，表现出的价值形式为机构记忆。
③第四围是全宗集合，即所有全宗的集合。此时文件对应的形成者是整个社会，反映的业务活动是社会的意志，表现出的价值形式为社会记忆。
⑶进步之处
①文件生命周期理论的研究视角集中在文件自身，考察的是文件实体从形成至销毁或永久保存的运动过程及规律；而文件连续体理论选取的独特研究视角是文件保管形式与业务活动和业务环境的互动，考察的是文件从最小保管单位直到组成最大保管单位的运动过程和规律。
②文件生命周期理论主要运用平面的、单维的研究方法，这种直线式的方法对描述电子文件运动的复杂状态很可能会有力不从心之感；而文件连续体理论将文件置于一个多元时空范围，转而用立体的、多维的研究方法，全方位地考察文件的过程及规律，可以很好的解决上述难题。
③文件生命周期理论偏重于强调文件运动的阶段性；文件连续体理论更多地突出文件运动的连续性和整体性，将文件视为一个无需明确分割的连续统一体，这准确地揭示了电子文件各阶段界限日趋模糊，联系却愈发明显的发展特点，因而适用范围更广，生命力更强。
④文件生命周期理论偏重于强调各阶段文件的价值形态与保管场所，管理方式的对应关系；而文件连续体理论不再要求相关因素的机械对应，从而更好的适应了电子文件的发展要求。
3.在电子时代的修正
⑴首先，文件运动的整体性保持不变。文件生命周期理论原有的第一个基本点可以调整为“电子文件从形成到销毁或永久保存，同样是一个完整的运动过程，而且这一过程应纳入统一的电子文件管理系统之中”。
⑵其次，文件运动的阶段性特点发生变化。文件生命周期理论原有的二个基本点可以修正为“电子文件的完整运动过程依据电子文件价值形态的变化也可以分为若干阶段，但不同阶段之间没有明确的界限，处于后阶段的电子文件具有向前阶段转化的可能”。
⑶再次，各阶段文件的价值形态与相关因素的对应关系也发生了一些变化。文件生命周期理论原有的第三个基本点可以修正为“电子文件在每一阶段因特定的价值形态，仍然具有不同的服务对象和管理方式，但电子文件的阶段性与其保管场所的对应关系已经弱化甚至可能丧失”。
⑷此外，针对电子文件的特点，文件生命周期理论还需要补充第四个基本点，即“对电子文件运动过程应当进一步加强全程管理和前端控制，起点需要延伸到电子文件管理系统的设计之中”。
（七）文件生命周期理论在电子时代的指导价值
⑴文件生命周期理论不仅为电子文件的分阶段管理和全过程管理奠定了理论基础，而且为档案部门或人员对文件进行前端控制提供了理论依据。
⑵尽管电子文件与纸质文件相比有许多不同特点，但它同样也有着自身的生命周期。国际档案界将电子文件的生命周期划分为设计，形成和维护三个基本阶段，这种划分的着眼点不再是文件价值形态的变化，而是电子文件从孕育，生成到存在的整体过程。因此电子文件的全过程管理显得更为重要。文件生命周期理论的整体性和联系性思想仍然可以充当电子文件全过程管理的理论基础。
⑶同时，电子文件也需要前端控制。之所以需要在系统设计阶段进行前端控制，主要基于以下三个原因：第一，是确保电子文件真实可靠性的需要；第二，是确保电子文件完整归档的需要；第三是确保电子文件安全利用的需要。
⑷总之，文件生命周期理论的全过程管理思想和前端控制思想对电子文件是同样适用的，并且这两种思想在电子文件管理上实现了和谐的统一。
四、档案鉴定理论
（一）档案鉴定理论的历史发展
档案鉴定理论：是各国档案工作者和档案学者依据长期积累的鉴定实践经验，对档案价值规律和档案鉴定原则和标准进行了科学总结，对鉴定实践具有普遍的指导意义。
1.年龄鉴定论
⑴年龄鉴定论是德国档案学者迈斯奈尔与1901年提出的。
⑵迈斯奈尔的鉴定理论具有开创性意义。①首先，他第一次提出了“高龄案卷应当受到尊重”的著名论断；②其次，他第一次提出了较为系统的鉴定原则与标准；③再次，他第一次提出了档案来源是最重要的鉴定标准之一。他的观点是对来源原则在鉴定理论适用性的首次肯定。
2.行政官员决定论
⑴这种鉴定观的代表人物是英国档案学者希拉里·詹金逊。其核心观点就是，档案人员不宜参与文件的鉴定和销毁，鉴定应由行政官员自行决定。
⑵詹金逊的鉴定理论有其正确与合理的一面，因为档案文件既不是档案人员形成的，也不为档案人员所用，其价值判定及存毁自然不能由档案人员单独决定，而应主要由档案文件的形成者和利用者决定。
⑵但他将档案人员排除在鉴定工作之外，也有明显的局限性，这是因为：①第一，行政官员由于缺乏客观的历史文化意识，若由其单独自行决定档案的存毁，往往不利于维护档案的原始证据性。行政官员难免会出于个人目的而刻意剔除，销毁，甚至编造与己不利或有利的文件；②第二，排斥档案人员参与鉴定也不利于保证档案的总体质量。因为行政官员不易准确把握销毁的“度”，既容易销毁过多，也容易销毁过少；第三，排斥档案人员参与鉴定也不利于档案价值的充分发现与实现。因为行政官员站在一个机关的立场，难以从社会总体需求的角度去全面判断档案的历史文化价值。
3.职能鉴定论
⑴职能鉴定论是波兰档案学者卡林斯基在借鉴迈斯奈尔鉴定理论的基础上提出的。
⑵职能鉴定论的进步意义在于它进一步发展了迈斯奈尔的来源鉴定思想。因为它不仅强调档案价值的鉴定与形成机关的地位和职能直接相关，而且找到了二者之间的对应关系，即形成机关地位越高，职能越重要，档案文件的价值相应就越大。
⑶经过实践检验，这一结论虽有一定的科学性和普遍性，但其局限性与片面性也很明显。因为不具体分析文件的内在价值，而仅从形成机关的外在角度去鉴定难免有肤浅，粗放之嫌；而仅以机关的地位级别来决定档案文件的存毁和划定档案文件的保管期限则更有片面和武断之嫌。
⑷事实上，高级别机关的文件未必都有保存价值，低级别机关的文件也未必没有保存价值。档案文件的价值特别是历史文化价值，绝对不能仅仅由其形成机关的级别地位来决定，而应对其进行全面深入的具体分析。
4.文件双重价值论
⑴文件双重价值论是由美国档案学者谢伦伯格提出的。他认为公共文件具有两种不同的价值：一是对原形成机关的第一价值；二是对其他机关和个人利用者的第二价值。其中形成机关的行政官员对鉴定第一价值负有主要责任，而鉴定第二价值则应主要由档案部门及其工作人员来完成。
⑵这种鉴定观的进步与深刻之处表现在它不仅避免了鉴定的片面性，有利于全面发现档案的历史价值，而且深刻的反映了历史档案与现行文件的密切联系，为从机关文件到档案馆档案的一体化管理提供了有力的保证。
⑶这种鉴定观的理论贡献是：一是它确认了档案价值是档案文件客体满足利用者主体需求的关系，真正揭示了价值的实质；二是把档案价值根据不同需求主体分为两种形态，使认识更加深入。
5.利用决定论
⑴这种鉴定观是谢伦伯格之后的一些美国档案学者提出的，代表人物主要有菲斯本，布里奇福德和芬奇等。他们的核心观点是将学者特别是历史学家的实际利用和预期利用视为鉴定档案的最重要标准，鼓吹第二价值决定档案的根本性质。这种鉴定观一切从利用者的角度出发，突出强调学者的需求是判断文件价值的决定性标准。
⑵尽管利用决定论的倡导者们希望通过关注利用者的需求来增强社会公众档案意识，具有一定积极意义与合理性，但这种鉴定观的局限性是不容否认的，且很可能带来严重后果。①因为一方面，利用决定论会使鉴定过程带有很大的随意性，片段性和非协调性。档案人员如果与学术市场联系的过于紧密，就必然导致馆藏档案只限于满足狭隘的学术研究需要，无法广泛地反应人类社会生活的方方面面；②另一方面，利用决定论实际上破坏了文件在其形成者业务活动中形成的有机联系，完全忽视了形成者延续机构记忆的需要。它使鉴定标准脱离了文件及其形成者本身，从而削弱了文件来源的重要地位，损害了文件在社会记忆中的真正价值。
6.宏观鉴定论
⑴宏观鉴定论是一个统称，主要包括“社会分析与职能鉴定论”，“文献战略”和“宏观鉴定战略”。
①社会分析与职能鉴定论：这是德国档案学者汉斯布·姆斯最早提出的。他的核心观点是主张档案应体现文件产生时期的社会价值，这种社会价值是间接通过了解重要文件形成者的职能来判断。
②文献战略：这是美国档案学者海伦·塞穆尔斯于20世纪80年代中期提出的，其特点就是要求以文件的主题作为主要鉴定标准。到20世纪90年代初，她将“机构职能分析”的观点引入了文献战略，使这一鉴定理论相对完善。
③宏观鉴定战略，这是加拿大档案学者特里·库克于20世纪80年代末提出的。这一战略的基本思想就是，档案应体现文件形成的相互联系，档案价值取决于社会结构，通过社会职能得以体现。
⑵宏观鉴定论的共同点：
①首先他们都把档案鉴定提升到更广阔的社会背景下，都认为档案价值与社会发展密切相关。将档案价值与社会的运行方式，发展动态紧密相连，视档案价值为社会自身价值的反应。因此他们都属于一种广泛的社会鉴定观。
②其次，他们都超越了传统鉴定理论中的价值标准，转而强调职能鉴定标准。他们都认为文件形成者的职能就是社会宏观职能的最佳体现，因此他们都属于一种宏观的职能鉴定观。
⑶但它的不足之处在于，这种宏观鉴定在现实操作中难以具体化，要将其具体化为可操作的鉴定标准难度极大，容易造成浮泛，粗放的鉴定结果。
（二）档案鉴定理论的基本内容
各国档案鉴定理论存在一定的共性，主要表现在各国档案鉴定理论通常需要覆盖三个方面的基本内容，即对档案价值的认识，对鉴定原则的规定和对鉴定标准的制定。
1.对档案价值的认识
各国档案鉴定理论对档案价值的认识基本达成了共识，即大多认为档案价值是由两个方面的基本因素构成的：一是档案自身的特点，包括其内容，来源，形式等方面特点；二是社会对档案的客观利用需求。换句话说，档案价值就是档案满足利用者需求的一种关系及其程度。
⑴这两种因素各有特点，对档案价值的影响也各不相同。档案自身的内容，来源和形式特点具有明显的确定性和稳定性，一经产生就不再改变，因此是档案价值的基础；而社会对档案的利用需求具有很强的不确定性和不稳定性，始终处在不断的发展变化之中，因此成为档案价值的主要决定因素。
⑵这两种因素在决定档案价值的过程中也是相互作用和相互依存的。档案客体是档案价值的物质载体，假如离开档案自身，档案价值只能是一种空谈。同样社会需求是档案价值实现的前提条件，假如脱离社会需求，档案价值就无从谈起。因此在鉴定时必须综合考虑这两种因素，才能使鉴定出的档案价值具有科学性和全面性。
2.对鉴定原则的规定
档案鉴定原则是根据档案价值的发展规律总结和提炼出来的一种工作原则，对鉴定的实际工作具有普遍指导意义。从历史发展来看，各国档案鉴定理论对鉴定原则的规定表现出日趋宏观的特点，其中以苏联和我国的理论概括最为典型。
⑴苏联提出了档案鉴定的四项基本原则：①第一是历史主义原则，它要求鉴定者把档案视为一定历史时期的产物；②第二是党性原则，要求在评判档案价值时确定档案的阶级本质；③第三是全面性原则，它是最复杂的一项原则，要求从各个不同方面来研究档案的内容，考虑影响档案价值的一切因素；④第四是系统性原则，它在鉴定中应用最为广泛，要求不能孤立地看待档案价值，而应将档案放在具有有机联系的文件群体中进行价值评判。
⑵我国提出的档案鉴定原则的内容是：必须从社会的总体需求出发，用全面的、历史的、发展的观点来判定档案的价值。这一鉴定原则实际包含了两层含义：一是确立了档案鉴定的基本指导思想和出发点；二是确定了档案价值鉴定的三个基本观点。
3.对鉴定标准的制定
与鉴定原则相比，鉴定标准是确保鉴定工作质量的具体手段，也可以看成是对鉴定原则的具体化，因此更具有操作性。概括起来，中外档案鉴定理论制定的鉴定标准主要涉及以下五个方面：
⑴档案的来源标准。这里的来源通常是指档案的形成者，形成者在社会上或机关中的地位，作用和职能直接影响甚至决定着档案的价值。
⑵档案的内容标准。社会对档案的需求集中反映在对档案的内容的需求上，因此内容标准是档案鉴定最重要的依据。
⑶档案的形式特征标准。档案的形式特征通常是指档案的名称，形成时间，载体形态和记录方式等，这些形式特征在某种情况下可能会对档案价值产生一定影响。
⑷相对价值标准。相对价值是指被鉴定的档案与其他档案相比较而存在的价值，在一定情况下，某些档案的保存价值可以相对提升或降低。
⑸效益标准。这是欧美档案学者提出的一个新的具有实用性的鉴定标准。我国也提出了效益标准，认为鉴定档案价值必须考虑投入产出比，只有当档案发挥的作用可能超过因保存它所付出代价时才判定它有保存价值。同时为这种效益包括经济效益和社会效益两个方面，鉴定时必须两种效益并重。
（三）档案鉴定理论的发展规律
1.对档案价值的认识具有从片面到全面，从狭隘到科学的特征。
⑴对档案价值的认识和揭示是各国的鉴定理论的基本内容之一。档案鉴定理论的发展表明，各国学者在不同时期提出的鉴定观都包含了对档案价值的认识和揭示，而且他们对档案价值的认识经历了一个不断深化和提高的螺旋式上升过程。
⑵“行政官员决定论”和“职能鉴定论”强调的都只是文件的第一价值。这说明詹金逊和卡利斯基对档案价值的认识和揭示是较为片面的；“双重价值论”对文件价值的认识开始从片面走向全面，不仅包含了第一价值，还兼顾了第二价值。而“利用决定论”对价值的认识跳到了另一个极端，暴露出过于强调第二价值而忽视第一价值的局限，也是一种片面的鉴定观；“宏观鉴定论”从较为宏观的视角将档案价值提升为社会价值，实际上不仅包括第一价值，而且包含第二价值。
⑶鉴定观的发展进程显示出各国档案学者对价值的认识具有从片面走向全面，从狭隘走向科学的规律性特征。这不仅符合人们的认识规律，也是由文件和档案的运动规律决定的。随着学者们对文件和档案运动过程和规律认识的深化，他们对档案价值的揭示必然会更加全面和科学。
2.对鉴定标准的规定具有从微观到宏观，从具体到相对抽象的特征。
⑴对鉴定标准的规定也是各国档案鉴定理论的基本内容之一。各国档案鉴定理论的发展表明，各国学者对鉴定标准的规定虽不完全一致，但总体遵循了从微观到宏，从具体到相对抽象的发展规律。
⑵在对鉴定标准的规定上，“年龄鉴定论”提出的是档案的形成时间，“行政官员决定论”提出的是档案的来源，“职能鉴定论”提出的档案的来源和职能，“双重鉴定论”提出的档案的内容属性，“利用决定论”提出的是用户的需求。可见这些鉴定标准都是比较具体微观的。相比之下，“宏观鉴定论”使鉴定标准发生了较大的转折，它们不再采用时间、来源、职能、内容或用户之类的具体标准，而是改用更加宏观且相对抽象的“文件形成机关的社会职能”标准。确切地说，它们使鉴定标准脱离了文件的具体内容，上升为文件形成者的宏观职能，从而使鉴定方式和方法从分散变为集中，由个别变为系统。
⑶上述鉴定观对鉴定标准规定的变化显示出了从微观走向宏观，从具体走向相对抽象的规律性特征，这是适应信息时代，特别是电子时代发展需要的。与以前的鉴定理论相比，宏观鉴定论具有更加宏观和超前的特点。一方面它们把鉴定的对象从文件自身转向文件形成者，使鉴定方式和方法从具体变为宏观，由复杂变为简洁；另一方面，它们把鉴定的执行时间从文件形成之后转向形成之时甚至形成之前，使鉴定方式和方法，从滞后变为超前，由固定变为灵活机动。可见宏观鉴定论的优势在于更好地适应了电子文件的特点，更有利于满足信息可流动且易变动的电子文件的鉴定需求。
五、档案学理论的发展趋势
档案学本身就是档案与档案管理实践复杂到一定程度时的产物，其学科内容尤其是档案学理论自形成后也一直随档案与档案管理实践的发展而发展。
1.与相关学科进一步交叉、借鉴、融合。
档案与图书、资料，情报等各种信息开始借助现代化信息技术手段出现了融合之势。档案学也会在这一大背景下，进一步与各信息学科交叉、渗透、融合，档案学理论也会与相关信息科学的理论相互交叉、借鉴乃至融合。
2.具体管理操作层面的理论研究将更加深入、具体并具技术性。
现代信息技术条件下的档案管理操作在直接获取其效率优势的同时，也面临诸多更加复杂艰难的挑战性问题。这些问题的解决需要科学的技术和方法，其理论研究也会是技术理论性质的研究。这既需要工程技术界研发相应技术，同时也需要档案学理论提供配合与指导。
3.基础理论研究将更宏观、更抽象，并向行形而上层面跃迁。
由于现代信息技术处理、管理的信息表现得更为复杂，解决起来难度极大。这就需要人们在技术途径去解决，处理具体问题的同时，还必须从形而上上的抽象层面，全面深刻地研究信息以及与信息相关的种种问题。基础理论层面的虚弱、欠缺乃至空位是实践层面混乱的根源之一。所以当今相关学界有必要对信息进行形而上层面的深刻研究，从根本上弄清信息问题。在这一研究中，档案学基础理论是有其先天优势的。档案学基础理论能否在这一层面上的研究有所建树，有所突破，有所贡献，在相当程度上决定着档案学的学科命运与前途。
补充：档案后保管范式
档案后保管范式的提出，主要源于两个直接因素：一是文件形态的变化，二是文件数量的变化。其基本内容是新来源观、宏观鉴定论和知识服务。新来源观和宏观鉴定论是知识服务的基础和保障，知识服务是档案后保管范式的核心和目的。档案后保管范式的思想内核体现和反映了档案管理向知识管理方向发展的内在要求和必然趋势。