导图社区 让会议变得更加便捷高效
高效会议,会议怎么开? 会议是三人以上,怀着目的,遵循议程,围绕共同主题的交流会动,高效会议的七大要素:主题、议程、参会人、主持人、记录、时间、地点。
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让会议变得更加便捷高效
低效会议
1、没有主题
2、会而不议
3、边打边议
4、议而跑题
5、越议越多
6、议而不决
7、决而不行
8、行而不果
会议的定义
三人以上,怀着目的,遵循议程,围绕共同主题的交流会动
会议作用
状况信息沟通
工作问题解决
行动方案决策
会议类型与作用
1、工作例会
听取汇报、分配任务
2、协调会议
融合意见 、达成共识
3、宣贯会议
咨询分享、政策宣传
4、研讨会议
集思广益、头脑风暴
5、决策会议
问题讨论、产生决策
6、表彰会议
表彰先进、激励士气
高效会议的七大要素
主题、议程、参会人、主持人、记录、时间、地点
如何进行高效会议
会议的触发点
思考点:什么情况下需要开什么会
1、根据时间--晨会、周会、月会等
2、根据事件--紧急会议、问题协调会等
3、根据流程--项目会议、启动会、协调会、总结会等
无需开会的五个”如果“
1、不需要群体决策
2、会议成本太大
3、关键人物不能到场
4、还没有做出会议前的准备
5、一对一可解决的问题
策划会议议程
明确会议内容
召开会议的目的
描述目标与产出
确定与会者角色
罗列需讨论项目
设定流程顺序
区分信息分享与问题分析及决策制订
根据不同项目的相对时间
先易后难,先简后繁
怎么筛选参会人员
1、识别潜在的参与者
2、确定参会者的角色
3、预设关键贡献者
注意:如果只需要参加一部分,通知参加时间用于节省时间
最佳参会人数
1、解决问题型
少于8人
2、工作回顾或展示
少于30人
3、动员型
越多越好
4、决策会议
越少越好,7人以内
会议地点的安排
1、培训会议
提供专门工作人员何专门设施的成人教育场所
2、研发和开发会议
有利于思考的安静场所
3、年会
能提供多项会议服务的酒店
4、表彰会
休闲放松的环境
5、新品展示会
有展厅的场所
会议行政安排
会议地点
会议布置
课桌式、剧院式、分组式
设备与材料
照明、空调、音响、投影等
点心饮料及其他
会场大小,位置
发送会议通知
时间
场所
人员
内容
宣布会议规则
会议规则是与会者的行为承诺契约
确定和宣布会议规则
高效会议的行为准则建议
1、静音或不带手机
2、会议准时开始,准时结束
3、公布会议规则
4、就如何处理争议达成共识
5、尊重互相之间发表观点的权利
6、突出重点,入教复杂就先解释再总结
7、聚焦议程内的问题,非议程的记录下来,不讨论
8、对每个内容进行总结并确认行动方案
如何应对这样问题
问明表达规则
禁止人身攻击、怀疑动机、习惯或偏见
一时一件规则
同一时刻只处理一个问题
限时限次规则
同一问题,只能发言多少次每次多少分钟
发言完整规则
不得打断别人的正当发言
如何平衡气氛、放置偏颇?
1、造势
正反轮流规则
意见相反的双方要轮流发言机会
2、抢话
机会均等规则
尚未发言者,优先于已经发言者
主持人职责
负责控制会议的程序与进度
1、坚持实施会议的议程何时间控制
2、适当“管理”与会者的行为
3、必要时把大家带回正轨
4、协助归纳何澄清关店
5、总结团队的建议与决议
6、协助达成会议成效
黄金八句话
1、今天的会议主题和目的是……
2、你怎么认为?
3、你的意思是……
4、冷场的时候指明发言
5、所以,我们最后的决定是……
6、我们最终达成的决议有1、2、3……
7、决议中要求“谁将在上面时候做什么事”
8、大家还有其他异议吗
群体决策的4种技巧
1、权威决策
由领导决定
2、投票决策
3、议论决策
4、共识决策
大部分人觉得什么好
会后如何跟进
有效会议对照评估表
会议纪要发送
普通会议包括
出席者
会议目标
会上讨论的重要主题
达成的重要决策
下一步行动方案责任矩阵
跟进时间活下次会议时间
感谢所有会参与者
问题解决型会议包括
对问题的定义
分析的方法论
可选方案
决策的标准
最终决策
跟进评估方案
预期效果
持续改进会议
4大关键因素
严格执行纪律
鼓励积极符合准则的会议行为
有效履行角色
充分酝酿议程
持续优化循环
浮动主题
会前准备
1、策划会议议程
2、筛选参会人员
3、会议行政安排
4、发送会议通知
会中控制
1、宣布会议规则
2、恰当扮演角色
3、控制会议进程
4、推动达成决议
会后跟进
1、迅速总结评估
2、发送会议纪要
3、立即行动跟进
4、持续改进会议