让会议变得更加便捷高效

高效会议，会议怎么开？ 会议是三人以上，怀着目的，遵循议程，围绕共同主题的交流会动，高效会议的七大要素：主题、议程、参会人、主持人、记录、时间、地点。

让会议变得更加便捷高效

• 让会议变得更加便捷高效
  • 低效会议
    • 1、没有主题
    • 2、会而不议
    • 3、边打边议
    • 4、议而跑题
    • 5、越议越多
    • 6、议而不决
    • 7、决而不行
    • 8、行而不果
  • 会议的定义
    • 三人以上，怀着目的，遵循议程，围绕共同主题的交流会动
  • 会议作用
    • 状况信息沟通
    • 工作问题解决
    • 行动方案决策
  • 会议类型与作用
    • 1、工作例会
      • 听取汇报、分配任务
    • 2、协调会议
      • 融合意见 、达成共识
    • 3、宣贯会议
      • 咨询分享、政策宣传
    • 4、研讨会议
      • 集思广益、头脑风暴
    • 5、决策会议
      • 问题讨论、产生决策
    • 6、表彰会议
      • 表彰先进、激励士气
  • 高效会议的七大要素
    • 主题、议程、参会人、主持人、记录、时间、地点
• 如何进行高效会议
  • 会议的触发点
    • 思考点：什么情况下需要开什么会
    • 1、根据时间--晨会、周会、月会等
    • 2、根据事件--紧急会议、问题协调会等
    • 3、根据流程--项目会议、启动会、协调会、总结会等
  • 无需开会的五个”如果“
    • 1、不需要群体决策
    • 2、会议成本太大
    • 3、关键人物不能到场
    • 4、还没有做出会议前的准备
    • 5、一对一可解决的问题
  • 策划会议议程
    • 明确会议内容
      • 召开会议的目的
      • 描述目标与产出
      • 确定与会者角色
      • 罗列需讨论项目
    • 设定流程顺序
      • 区分信息分享与问题分析及决策制订
      • 根据不同项目的相对时间
      • 先易后难，先简后繁
  • 怎么筛选参会人员
    • 1、识别潜在的参与者
    • 2、确定参会者的角色
    • 3、预设关键贡献者
    • 注意：如果只需要参加一部分，通知参加时间用于节省时间
  • 最佳参会人数
    • 1、解决问题型
      • 少于8人
    • 2、工作回顾或展示
      • 少于30人
    • 3、动员型
      • 越多越好
    • 4、决策会议
      • 越少越好，7人以内
  • 会议地点的安排
    • 1、培训会议
      • 提供专门工作人员何专门设施的成人教育场所
    • 2、研发和开发会议
      • 有利于思考的安静场所
    • 3、年会
      • 能提供多项会议服务的酒店
    • 4、表彰会
      • 休闲放松的环境
    • 5、新品展示会
      • 有展厅的场所
  • 会议行政安排
    • 会议地点
    • 会议布置
      • 课桌式、剧院式、分组式
    • 设备与材料
      • 照明、空调、音响、投影等
    • 点心饮料及其他
      • 会场大小，位置
  • 发送会议通知
    • 时间
    • 场所
    • 人员
    • 内容
  • 宣布会议规则
    • 会议规则是与会者的行为承诺契约
    • 确定和宣布会议规则
  • 高效会议的行为准则建议
    • 1、静音或不带手机
    • 2、会议准时开始，准时结束
    • 3、公布会议规则
    • 4、就如何处理争议达成共识
    • 5、尊重互相之间发表观点的权利
    • 6、突出重点，入教复杂就先解释再总结
    • 7、聚焦议程内的问题，非议程的记录下来，不讨论
    • 8、对每个内容进行总结并确认行动方案
  • 如何应对这样问题
    • 问明表达规则
      • 禁止人身攻击、怀疑动机、习惯或偏见
    • 一时一件规则
      • 同一时刻只处理一个问题
    • 限时限次规则
      • 同一问题，只能发言多少次每次多少分钟
    • 发言完整规则
      • 不得打断别人的正当发言
  • 如何平衡气氛、放置偏颇？
    • 1、造势
      • 正反轮流规则
        • 意见相反的双方要轮流发言机会
    • 2、抢话
      • 机会均等规则
        • 尚未发言者，优先于已经发言者
  • 主持人职责
    • 负责控制会议的程序与进度
      • 1、坚持实施会议的议程何时间控制
      • 2、适当“管理”与会者的行为
      • 3、必要时把大家带回正轨
      • 4、协助归纳何澄清关店
      • 5、总结团队的建议与决议
      • 6、协助达成会议成效
    • 黄金八句话
      • 1、今天的会议主题和目的是……
      • 2、你怎么认为？
      • 3、你的意思是……
      • 4、冷场的时候指明发言
      • 5、所以，我们最后的决定是……
      • 6、我们最终达成的决议有1、2、3……
      • 7、决议中要求“谁将在上面时候做什么事”
      • 8、大家还有其他异议吗
  • 群体决策的4种技巧
    • 1、权威决策
      • 由领导决定
    • 2、投票决策
    • 3、议论决策
    • 4、共识决策
      • 大部分人觉得什么好
• 会后如何跟进
  • 有效会议对照评估表
  • 会议纪要发送
    • 普通会议包括
      • 出席者
      • 会议目标
      • 会上讨论的重要主题
      • 达成的重要决策
      • 下一步行动方案责任矩阵
      • 跟进时间活下次会议时间
      • 感谢所有会参与者
    • 问题解决型会议包括
      • 对问题的定义
      • 分析的方法论
      • 可选方案
      • 决策的标准
      • 最终决策
      • 跟进评估方案
      • 预期效果
  • 持续改进会议
    • 4大关键因素
      • 严格执行纪律
        • 鼓励积极符合准则的会议行为
      • 有效履行角色
      • 充分酝酿议程
      • 持续优化循环
• 浮动主题
  • 会前准备
    • 1、策划会议议程
    • 2、筛选参会人员
    • 3、会议行政安排
    • 4、发送会议通知
  • 会中控制
    • 1、宣布会议规则
    • 2、恰当扮演角色
    • 3、控制会议进程
    • 4、推动达成决议
  • 会后跟进
    • 1、迅速总结评估
    • 2、发送会议纪要
    • 3、立即行动跟进
    • 4、持续改进会议