会议革命 （日）斋藤孝 著

高效会议提升办法用三项革命创造出有能力的人以及高效的组织。如何让会议时间减半·效率提升·成果倍增？

会议革命 （日）斋藤孝 著

• 作者介绍
  • 性别: 男 出生日期: 1960年10月31日 国家/地区: 日本 更多中文名: 斋藤孝
  • 一九六○年生於靜岡縣，明治大學文學部教授。東京大學法學部畢業，東京大學研究所教育學研究科博士學程畢業後，轉任現職。專業領域為教育學、身體論、溝通論。《恢复身体的感觉》勇奪新潮学艺奖，《發出聲音讀日文》系統創下兩百六十萬部的銷量佳績，引起一股日文風潮。 　　其他著作還有《寫給日本人的世界宗教入門》、《做事游刃有餘的人所用的複式思考術》、《語彙力才是教養》、《享受年紀變大的教養力》、《了不起的會話力》、《嶄新的學力》等，擔任NHK電視節目《大家一起玩日語》的綜合指導，以及TBS電視《一週資訊新聞主播》等其他節目的評論員。
• 掀起会议革命的十大法则
• 法则一：总之先提出点子
  • 在会议中，提出点子的人最伟大！
  • 能诞生出切实可行的提案，就达到了开会的目的
  • 领导级别的人，在否决他人的想法之前，请先提案
• 法则二：设定“易获结论”的主题
  • 让能够洞察会议进行方向、了解会议流程运作、能够诱导深入讨论的人来主持会议
  • 主要的会议报告者应列出报告会议大纲，让会议报告简明扼要，只要与会者稍加阅读就知道其中的细目。提前分发，让与会者边听边看。
  • 会议主持人的错误
    • 把控不了局势，与会者各怀心事！
    • 话多而不能听取他人意见
    • “自以为是”，最好不由高级领导人担当。
  • “会议领导者”-优秀的会议主持人
    • 活跃会议气氛
    • 设定具体化、易获结论的主题
    • 设定易获结论的主题，严禁设置过于抽象和宽泛的议题。
    • 会议召开前拟定会议议题
    • 诱导与会者提出点子，不需整理归纳总结每个与会者的发言，
  • “在混沌与秩序间往返穿梭”的技巧
    • 一个议题结束后再归纳发言，一旦总结陈词，话题就到此为止，再从另外一个角度提出评论，这就是使之混沌化，以此可以激发更棒的点子，再逐渐将它秩序化
    • “锻炼”：从不同的角度反复转折思考，就像铸刀一样，将每个点子不断地汇集成一个中心。这就是锻炼思考的方法。
    • 凝聚团队意识
    • 会议死板时，该混沌，会议场面过于混乱时，该秩序
• 法则三：运用“三色标示法”询问与沟通
  • 红色代表最重要，绿色是自己觉得有趣，蓝色是一般重要
  • 无论准备资料、阅读资料、会议进行都以“三色标示法”交替攻守
  • 从最重要的红色项目开始审议
  • 绿色代表个人的主张、印象和感觉
    • 会议呈现停滞状态时提出活跃气氛
    • 位高权重者应该注意自己的发言，是否使其它人的努力功亏一篑
  • 红、绿、蓝攻守交替的技巧
    • 绿色为自己的主观感受，视为“攻”
    • 红蓝代表客观的认知，是大家的牢不可破的共识
    • 主客观交替可以使会议更顺利
  • 以颜色区分他人的发言
• 法则四：善用容易激发灵感的元素
  • 在恶劣的条件中当然无法想出好的点子
  • 创造容易激发灵感的空间，善用人性本质都是不可或缺的重要环节
  • 掌握休息时机
    • 绿色代表着主观印象，有时候这可是打破沉闷的契机哟！
  • 创造容易激发灵感的空间
    • 承租酒店会议室
    • 改变会议室的摆设
    • 改变关系的一种方式
      • 频繁的更换座位
    • 采用可动式桌椅，根据不同的会议改变布置
  • 岛是固定的，由与会者移动座位
    • 适合于分小组讨论，每隔一段时间（比如15分钟），就换位置，针对主题提出具体的回答，相当简洁有力，充分讨论，相同的提案，经过与不同的人充分讨论会碰撞出火花，触发不同的提案。
  • 会议桌摆放的六种样式（非本书内容）
    • 作者推荐
      • 岛屿型适合于互动性较强的中小型会议，小组成员可以充分交流。
  • 性别力量
    • 男女共同参加会议，有助于活跃气氛
    • 在异性面前展现好的一面
• 法则五 转换成容易激发灵感的身体状态
  • 僵硬的身体是很难涌现灵感的
  • 试着转换成各种容易激发灵感的身体状态，便能孕育出让创意发酵的温床
  • 创造出轻松的身体状态
    • 发现与会者身体僵硬，可以请大家站起来活动活动筋骨
  • 容易激发灵感的身体状态
    • 从肩胛骨开始放松
    • 微妙的笑话能刺激身体与大脑，即使是想睡觉的人也会睡意全消、精神抖擞
  • 适时的转化会议模式
    • 灵活运用身体状态的改变来鼓动全场的气氛，还可以锻炼自己掌握会议的能力
• 第三个革命 图像式小组讨论
  • 彼此激荡创意，再经过小组发表、共同表决，不但可以汲取众人思想的精华，更能迅速获得具体方案
  • 有效提升会议效率
  • 图像式会议的要诀
    • 不必写出文章形式，只需写下关键字
    • 不必考虑顺序，尽可能讲混乱的想法都写在纸上
    • 用B4纸的各个角落进行图像式小组讨论
    • 勿从顶端开始书写
    • 在限制时间内可能地提出点子
    • 记录下对方说的话
    • 两人不分彼此，让想法混合
    • 不评论，即使是耳语之言也要说出来
    • 不要否定对方的想法
    • 将关键字标上数字，以示顺序，用不同颜色区分,红表示客观重要，蓝色表示一般重要，绿色表示主管的、有趣的
  • 用三色标示法，锻炼个人的创意能力
  • 小组讨论的会议用纸是否用满可以了解自身和他人的沟通层次
  • 集思广益：一面学习他人的想法，一面加上自己的想象力
  • 减轻会议压力
    • 由两人一组，在固定时间内充分沟通想法，再将提案按优先顺序公布，和所有与会者分享并选出最好的提案，最后进入会议决议流程
      • 有点类似于人民代表大会的制度
  • 会议时间减半
    • 制定会议时间，并规定“必定达成结论才结束会议”
    • 两个或三四个人为一小组，以45分钟为限，务求都发挥每个人的想法，小组讨论结束后再各组发表，如此一来不但充分利用时间，也不会让与会者听到毫无归纳的个人意见。这也是最有效的交换意见法。
  • 不偏离主题：注意事项
• 第二个革命 运用关键字用纸
  • 若什么也不记录下来，就不可能产生任何具体提案
  • 会议用纸是表现脑子思考过程的舞台
  • 让脑中的想法一股脑倾斜而出，相互讨论后再进入下一个阶段
  • 将待决定的事项清楚地写在纸张上，这张纸就叫做“会议用纸”
    • 会议用纸的真正含义在于记录与会者思考过程中产生的关键字，这也是表现思考过程的舞台。
    • • 可用思维导图
  • 作用：是避免会议议而不决的好办法，对在会议时间内决定重要事项有很大帮助
• 第一个革命 改变位置
  • 小组讨论的位置、整个会场的位置，乃至资料和会议纸的摆放的位置，都关系着会议能否具备高生存力
  • 两个人成“等腰直角三角形”
    • 容易掌握对方的视线，方便记录，注意力比较集中，气氛也轻松，并将精神集中在议题上。
    • 创造两人共同的舞台，使与会者吧注意力集中在资料上
  • 打散会议桌，形成多个等腰直角三角形布置
  • 多人采用圆桌会议布置增加对角线
• 第二部 三大会议革命
• 法则十 有了决议才结束会议
  • 不同性质的会议应当以名称加以区别
  • 除非能有建树，否则没有必要开会
  • 既然召开会议，最重要的就是做出决议
  • 先审议后报告
    • 长期以来会议都是先报告后审议，在报告上花费很多时间，但在最重要的决议上时间不够了，或是造成会议时间拖长
    • 将会议大部分时间放在最重要的决议上，报告事项、会议资料“请待会儿自行阅读”优先处理价值高的事项
  • 没有必要的例会不要召开
  • 避免因为领导地位说话权重导致会议变成形式，而非自由讨论
• 法则九 座位要能看得见彼此
  • 通过位置的安排，可以增加与会者对话的频率
  • 理想的座位安排，应该要使每个人都可以看见彼此
  • 讨论中提及对方的名字
• 法则八 以运动精神出席会议
  • 开会是一种运动，需要整合团队默契，更需要培养获胜的意志
  • 全员集中火力，意想不到的创意便会由此诞生
  • 如何打破会议气氛呢？首先必须先让身体动起来。
  • 会前制定会议目标，不让没有决心达成目标的人参与会议
  • 不想提出对现实有具体效果提案的人，就没有资格参加会议
  • 制造公司内部会议高手
    • 制定会议目标，让与会者充分发挥，把握会议进程。
    • 可以组建一个可以减少彼此厉害关系且具有创意力的跨单位全方位工作团队，而且团队里的每一位成员都怀抱提出具体创意提案的责任感
  • 培养获胜的意识
    • 领导会议的人要经常对团队灌输获胜、立定目标的意识不能够养成习惯。
• 法则七 将关键字写在白板上
  • 通过关键字的联结将思考过程图像化，自然能从中激发灵感
  • 会议召开前必须在白板上写下讨论的内容
  • 与其每个人见火力盯着自己面前的电脑或者会议材料，不如大家一起看同一个画面、朝同一个方向前进，经常保持朝同一目标前进的高度意识，不然容易产生向心力，而且更能提高效率。将白板作为共同的舞台，就能达到最佳效果。
  • 将思考过程图像化
    • 将关键字写在白板上，再思考过程图像化，容易形成新点子
    • 可以有专业的人写白板
    • 在白板上写关键字，可以杜绝发言人漫无止境的发言
  • 写白板式通往“图像式小组讨论”的桥梁
    • 配合蓝绿红三色笔
  • 以白板为中心扩大延伸
  • 白板可以集中大家的精神
  • 没有白板的会议和闲聊差不多
• 法则六 借用他人的想法
  • 和对方分享自己的想法，也借用他人的想法，彼此共通的智慧土壤就能更辽阔、更肥沃、更坚实
  • 将内隐知识与经验型知识言辞化
    • 内隐知识：经过亲身体验，会因信念、观点与价值观不同而受到影响的个人知识，或只可意会，无法言传的知识。
    • 经验型知识：通过边做边学的训练及练习所得的知识
    • 外显知识：能够正式地表达并传送出来的知识
  • 增加共有的知识
    • 彼此将内隐知识尽可能地言辞话，传达给对方知道，就容易孕育出新的点子
  • 讲平时脑海闪过的内隐知识记录下来
  • 尽可能让其他与会者也能分享自己的想法