项目采购管理

项目采购应该如何管理？采购市从项目团队外部获取产品、服务或成果的完整的购买过程。必须满足技术与质量要求，同时应满足经济性或价格合理的要求。让我们一起来学习！

项目采购管理

• 采购是从项目团队外部获取产品、服务或成果的完整的购买过程。
• 基本要求：必须满足技术与质量要求，同时应满足经济性或价格合理的要求。
• 采购管理的过程：
  • 1、编制采购计划
    • 决定采购什么，什么时候购买？
      • 输入：
        • 1、范围基准
          • 范围基准描述了项目的需求、依据、需求和当前的边界。
          • 1、范围说明书
          • 2、工作分解结构图WBS
          • 3、WBS词典
          • 4、项目章程和项目管理计划（可有）
        • 2、项目干系人的需求文档
          • 1、制定采购计划时，需要考虑的有关项目需求的重要信息。
          • 2、合同和法律方面的要求可能包括健康、安全、安全设施、绩效、环境、保险、知识产权、平等就业机会、许可证和许可等。
        • 3、合作协议
        • 4、风险记录
          • 在编制采购计划中，必须考虑风险因素，风险记录也叫风险登记册。
        • 5、与风险相关的合同决定
        • 6、活动资源要求
        • 7、项目进度
        • 8、活动成本估计
          • 也叫活动成本估算，用来作为“自制或外购”比较的基础。
        • 9、性能价格比基准
          • 为预算提供细节。
        • 10、事业环境因素
          • 市场条件
          • 可从市场得到的产品服务和成果、供应商、供应商过去绩效，以及他们的绩效是基于什么样的条款与条件
        • 11、组织过程资产
          • 正式的采购政策、程序和方针
          • 制定采购管理计划和选择合同类型的管理系统
          • 基于过去的经验，组织与以往资格的而卖方建立起的多层次的供货商系统。
      • 输出：
        • 采购管理计划
          • 采用的合同类型
          • 是否采用个独立预算作为评估标准，由谁来准备独立预算？何时进行独立估算。
          • 如果项目的执行组织设有采购、合同或者发包部门，项目管理团队本身能采取哪些行动？
          • 标准的采购文件
          • 管理多个供应商
          • 协调采购与项目其他方面，如确定进度与绩效报告
          • 能对计划的采购造成影响的任何约束和假定
          • 处理从卖方购买产品所需的提前订货期，并与他们一起协调项目进度制订过程
          • 进行自制或外购决策，并与活动资源估算过程、制订进度计划过程联系起来
          • 确定每个合同中规定的可交付成果的日期安排，并与今年度制订过程、进度控制相协调
          • 制订履约保证金或者保险合同，以减轻项目的风险
          • 为卖方提供指导，以帮助制订与维护工作分解结构
          • 确定用于采购或合同工作说明的形成和格式
          • 确定通过资格预审的卖方
          • 管理合同和评估卖方的衡量指标
        • 采购工作说明书
          • 定义了与合同相关的部分项目范围。每个采购工作说明书来自于项目范围基准。
          • 描述足够的细节，以允许预期的卖方确定他们是否有提供买方所需的产品、成果或服务的能力。
          • 应写得清楚、完整和简单明了，包括附带的 服务描述，例如与采购物品相关的绩效报告或者售后技术支持。
          • 有规格说明书、期望的数量和质量等级、履约期限、工作地及其他要求。
          • 格式：
            • 前言
            • 项目工作范围
            • 项目工作方法。
              • 项目拟使用的主要方法
            • 假定
            • 工作期限和工作量估计
            • 双方角色和责任
            • 交付件
            • 完成以及验收标准
            • 服务人员
            • 聘用条款
            • 收费和付款方式
            • 变更管理
            • 承诺
            • 保密
          • 与项目范围说明书区别：
            • 工作说明书是对项目所需提供的产品或服务的叙述性的描述。项目范围说明书则通过买哪个缺项目应该完成的工作确定了项目的范围。
        • 自制或外购申请
        • 变更申请
      • 技术方法：
        • 自制或外购分析
        • 专家判断
        • 合同类型
          • 固定总价合同
          • 成本补偿合同
            • 成本加酬金合同
            • 成本加固定酬金合同
            • 成本加鼓励酬金合同
          • 工时和材料合同（单价合同）
  • 2、编制询价计划
    • 记录项目对产品、服务或成果的需求，并且寻找潜在的供应商。
      • 为下一步的招标所需要的文件做准备，并确定选择供方所需的评定标准。
      • 实现准备好采购什么？潜在的卖方供方有几家？各家的商务和技术特点是什么？何时开始招标，如何选择供方合同的格式与形式，并把这些写入询价计划，为下一步询价过程做准备。
      • 输入：
        • 采购管理计划
        • 工作说明书
        • 项目管理计划
        • 自制或外购决定
      • 工具技术
        • 1、标准表格
          • 合同的标准格式、采购事项的说明标准、保密协议、知识产权协议、报价评价标准检查单，全部或部分招投标文件的标准范本。
        • 2、专家判断
          • 用来制定或者修改评价卖方建议书的标准，同时为编制询价计划过程提供专家经验。
      • 输出：
        • 1、采购文件
          • 用于得到潜在卖方的报价建议书。
          • 文档结构应当便于潜在卖方提供精确地和完整的答复。包括相关工作说明书。
        • 2、评估标准
          • 用于从潜在的卖方中选中符合要求的、合格的卖方。
            • 对项目需求的理解
            • 总成本或全生命周期成本
            • 技术能力
            • 风险
            • 管理方案
            • 技术方案
            • 保证
            • 财务实力
            • 生产能力和兴趣
            • 业务规模和类型
            • 卖方过去的业绩
            • 参考资料
            • 知识产权
            • 专利权
        • 3、工作说明书
  • 3、询价、招投标
    • 获取适当的信息、报价、投标书或建议书。
      • 输入：
        • 1、组织过程资产
        • 2、采购管理计划
        • 3、采购文件
      • 方法技术
        • 1、招标人会议
        • 2、刊登广告
        • 3、制定合格卖方清单
      • 输出：
        • 1、合格的卖方清单
        • 2、采购文件
        • 3、建议书
  • 4、供方选择
    • 审核所有建议书或报价，在潜在的供应商中选择，并与选中者谈判最终合同。
  • 5、合同管理和收尾
    • 管理合同以及买卖双方之间的关系，审核并记录供应商的绩效以确定必要的纠正措施并作为将来选择供应商的参考，管理与合同相关的变更。
      • 依据是合同及合同管理计划、绩效报告、已已批准的变更申请、工作绩效信息和选中的供方，经过试用合同变更控制系统，买方主持的绩效评审、检查和审计、绩效报告、支付系统、索赔管理和自动的工具系统等工具和技术，顺利完成合同。
      • 合同管理要点：
        • 过程
          • 1、指导与管理项目的执行，授权承包商在适当时机开工。
          • 2、绩效报告，以监控承包商的成本、进度和技术绩效。
          • 3、质量控制，以检查与何时承包商的产品是否合格。
          • 4、整体变更控制，以保证变更能得到适当的批准，所有相关人员得到变更通知。
          • 5、风险监控，确保风险能得到规避或缓解。
        • 买方来说，合同管理的主要目标如下
          • 1、保证合同的有效执行。
          • 2、保证采购产品及服务质量的控制。
    • 完成并结算合同，包括解决任何未解决问题，并就与项目或项目阶段相关的每项合同进行收尾工作
      • 完成每一次项目采购，都需要合同收尾过程。
      • 合同收尾的主要内容
        • 工具技术
          • 采购审计和合同档案管理系统
      • 采购审计
        • 从编制采购计划过程一直到合同收尾过程的整个采购过程中，采购审计都对采购的完整过程进行系统的审查。
        • 目标是找出本次采购的成功和失败之处，以供项目执行组织内的其他项目借鉴。
      • 合同收尾的输入：
        • 合同及合同管理计划
        • 合同收尾程序
      • 合同输出：
        • 合同收尾
        • 组织过程资产更新
          • 合同文件
          • 可交付物验收
          • 经验教训文件
  • 子主题