导图社区 01.项目管理:如何开会
识别会议效率低的现状,分析原因。让会议效率大幅度提升。
项目经理在遇到一些瓶颈问题时,如何突破这些难题?答案就是鱼骨图!
导图对《非暴力沟通》这本书进行了简要梳理,一条说话公式,帮你解决90%沟通问题。
有些人明白了很多道理,却仍然过不好这一生,做项目管理也是,掌握了许多工具,也不一定管理好项目,因为道理之外需要感悟,工具之上需要反思。
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提高会议效率
基本要求
会议的核心输出?
一定是解决问题!
而绝对不是讨论问题!
建议列清单
控场能力强的主持人
不管大会小会,大事小事都要有主持人
那谁是主持人?
一般来说是解决问题的负责人
想尽一切办法让这个会议有结果
重要的时间节点
开始和结束时间
发言的时间和顺序
达成共识的时间
行动方案确认的时间
强目的性
因为要解决问题
所以不是谈观点
更不是谈问题
就是要谈行动方案
控场与沟通
人个充分做好相关资料收集
了解各参会人员实际情况
认真听讲参会人员发言
与发言人简要沟通互动
总结复述发言人要点
策略
提高会议成果
解决问题、提供决策结果
降低会议成本
减少会议次数、减少会议时间、减少非关键参会人员需求
失效模式分析
会议众多
会议时间长
没有达到最终结果/目的
效率改善方案
会议召开的原因确认
定义会议需求的层别,识别哪些会议是必须的,筛选出非必要需求
会议前准备
标准化会议模板
定义会议核心内容
定义会议议程,待解决什么问题,明确会议边界
会议时间
紧急性
时间短
范围小
重要性
时间长
范围大
定义会议整体输出要求
识别并确定会议关系人
大会定小事,小会定大事
强相关人
监督人
责任人
弱相关人
知情人
会议场地的确认
场地大小
参会人数/层次
场地设施
会议需求
会议资料的收集/与释放
Why参加
How解决
Who处理
待沟通问题
决策需求
会议先期内容的消化与理解
重点问题提前沟通
会议中控制
主持人的控场能力
时间控制
长短
内容纠偏
主旨/目的
参会者的积极响应
决策
独裁式(一人拍板)
多人投票
会议后的输出
会议输出的时间
会议输出的内容
记录的标准化
失效原因分析
1
沟通的渠道单一化,绝大部分时间/问题都需要应用会议进行沟通解决
2
主持人:准备不充分
会议主题
会议议程
会议关系人识别
会议内容约束边界
会前释放资料的收集/释放
问题初步沟通
会议主方向的定格不足
参会者:准备不充分
未提前了解待沟通问题,会议成为问题说明会
3
决策方法不足
没有决策流程/方法/技术
决策人不足/过多
需要拍板的人没在场
不需要拍板的人过多提供决策