01.项目管理：如何开会

识别会议效率低的现状，分析原因。让会议效率大幅度提升。

提高会议效率

• 基本要求
  • 会议的核心输出？
    • 一定是解决问题！
    • 而绝对不是讨论问题！
    • 建议列清单
  • 控场能力强的主持人
    • 不管大会小会，大事小事都要有主持人
    • 那谁是主持人？
      • 一般来说是解决问题的负责人
      • 想尽一切办法让这个会议有结果
  • 重要的时间节点
    • 开始和结束时间
    • 发言的时间和顺序
    • 达成共识的时间
    • 行动方案确认的时间
  • 强目的性
    • 因为要解决问题
    • 所以不是谈观点
    • 更不是谈问题
    • 就是要谈行动方案
    • 控场与沟通
      • 人个充分做好相关资料收集
      • 了解各参会人员实际情况
      • 认真听讲参会人员发言
      • 与发言人简要沟通互动
      • 总结复述发言人要点
• 策略
  • 提高会议成果
    • 解决问题、提供决策结果
  • 降低会议成本
    • 减少会议次数、减少会议时间、减少非关键参会人员需求
• 失效模式分析
  • 会议众多
  • 会议时间长
  • 没有达到最终结果/目的
• 效率改善方案
  • 会议召开的原因确认
    • 定义会议需求的层别，识别哪些会议是必须的，筛选出非必要需求
  • 会议前准备
    • 标准化会议模板
    • 定义会议核心内容
    • 定义会议议程，待解决什么问题，明确会议边界
    • 会议时间
      • 紧急性
        • 时间短
        • 范围小
      • 重要性
        • 时间长
        • 范围大
    • 定义会议整体输出要求
    • 识别并确定会议关系人
      • 大会定小事，小会定大事
      • 强相关人
        • 监督人
        • 责任人
      • 弱相关人
        • 知情人
    • 会议场地的确认
      • 场地大小
        • 参会人数/层次
      • 场地设施
        • 会议需求
    • 会议资料的收集/与释放
      • Why参加
      • How解决
      • Who处理
      • 待沟通问题
      • 决策需求
    • 会议先期内容的消化与理解
    • 重点问题提前沟通
  • 会议中控制
    • 主持人的控场能力
      • 时间控制
        • 长短
      • 内容纠偏
        • 主旨/目的
    • 参会者的积极响应
    • 决策
      • 独裁式（一人拍板）
      • 多人投票
  • 会议后的输出
    • 会议输出的时间
    • 会议输出的内容
      • 记录的标准化
• 失效原因分析
  • 1
    • 沟通的渠道单一化，绝大部分时间/问题都需要应用会议进行沟通解决
  • 2
    • 主持人：准备不充分
      • 会议主题
      • 会议议程
      • 会议关系人识别
      • 会议内容约束边界
      • 会前释放资料的收集/释放
      • 问题初步沟通
      • 会议主方向的定格不足
    • 参会者：准备不充分
      • 未提前了解待沟通问题，会议成为问题说明会
  • 3
    • 决策方法不足
      • 没有决策流程/方法/技术
    • 决策人不足/过多
      • 需要拍板的人没在场
      • 不需要拍板的人过多提供决策