专家审查会流程

搭建专家审查会筹办流程，解决开会手忙脚乱的痛点，如会场主持引导：一般由专家组长主持，根据实际情况对专家进行提醒，最终目的是根据审查会目的或任务形成明确的专家意见或结论。

专家审查会流程

• 会前策划
  • 1.邀请专家（会议前10天）
    • 根据会议任务确定专家人选
    • 确认专家是否有时间参会
    • 初步沟通会议背景及会议目的
    • 收集专家往返信息（时间、往返行程）
    • 选定专家组组长（热心负责、善于组织即可）
    • 专家名单及专家组长确认好向处室领导汇报
  • 2.完成会议策划审批流程
    • 会议策划流程较长，建议提前一周发起
    • 会议策划充分考虑住宿、用餐、车辆等费用，预留一定额度避免超预算
  • 3.准备会议材料
    • 工作理念、工作习惯、建设单位或者会议背景介绍材料
    • 会议主要内容汇报材料
    • 会议相关支持性材料
    • 专家意见框架提前准备
  • 4.编制会议指南
    • 会议时间、地点、天气
    • 会议吃住行安排
    • 会议议程（踏勘线路及会议议程安排）
    • 参会人员名单（需与各参会单位、处室沟通，获取参会人员名单）
  • 5.会议室准备（包括视频会议）
    • 至少提前三天预定，避免会议室紧张
    • 会议室布置
      • 会议材料
      • 会议坐席摆放、茶水准备
  • 6.通知与会人员
    • 会议材料、会议时间、会议地点
  • 7.接待安排
    • 住宿安排
      • 1、提前预定酒店
      • 2、告知参会嘉宾（重点是专家、领导）酒店信息、酒店费用及发票报销等信息
    • 车辆安排：安排往、返车辆接送， 包括车辆信息、司机信息及接送工作人员信息
      • 特别提醒：1、根据《会议管理》、《费用管理》，湛江市外往返湛江的交通费不在会议报销范围内，如需支付需请示处室领导协调综合处；2、提醒专家不要购买高铁、飞机头等座/舱，确需购买需请示出事领导、与综合处、财务处确定可报销后执行特别提醒：1、根据《会议管理》、《费用管理》，湛江市外往返湛江的交通费不在会议报销范围内，如需支付需请示处室领导协调综合处；2、提醒专家不要购买高铁、飞机头等座。
    • 用餐安排：根据会议策划费用进行安排
  • 8.会议全过程推演
    • 建议与科室、处室按照时间顺序推演，查找疏漏，熟悉会议全过程
• 会中准备
  • 会议接待
    • 邀请嘉宾行程跟踪，确认嘉宾顺利达到会议所在地点
    • 提前到达嘉宾的需安排接待陪同
    • 会议开始前提前到达迎接参会人员
    • 会后根据用餐安排陪同用餐
  • 踏勘准备（如有）
    • 安排踏勘讲解、安排头车带领
    • 踏勘前将踏勘集合点、踏勘时间、踏勘路线告知踏勘人员
    • 踏勘物资准备（根据实际情况准备）
      • 踏勘图纸、展板
      • ppe、雨伞、草帽、雨靴
    • 踏勘当天接送嘉宾，确保各方能准时顺利在指定地点集中
  • 会务准备
    • 会议材料拷贝至会议室
    • 投影、视频会议测试
    • 录音笔
    • 签到表
  • 会场主持引导
    • 一般由专家组长主持，根据实际情况对专家进行提醒，最终目的是根据审查会目的或任务形成明确的专家意见或结论
• 会后落实
  • 专家意见及建议落实
    • 摘录形成意见清单，如有总包传递至总包评估，如无总包直接传递至设计院评估
  • 报销
    • 会议策划审批表
    • 会议签到表
    • 专家签字意见
    • 专家费发放表
    • 相关发票
      • 如公对公转账，需提供专家个人信息（姓名、身份证号、银行卡号、开户银行）
  • 将专家信息录入专家库
• 向领导汇报： 1、会议材料内容； 2、需要领导主持的内容。 3、材料及指南完善后提前两天发出