高效沟通及会议管理

高效沟通及会议管理 沟通在企业管理中的重要性。我们在开会这项例行公事上花费了过多的时间和精力，却发现会议的目标极少被达成经理人每天花大量的时间开会，但至少有50%的会议是没有效能的。

高效沟通及会议管理

一、开启高效沟通

数字化管理师如何看待企业内部沟通

沟通对企业的管理而言至关重要，在一般的企业管理中，沟通只是信息传递的通道，但越来越多的企业会将企业内的沟通建造成一个阵地，在沟通上不仅解决信息的传递问题，也会解决文化塑造的问题。

如何保证建立顺畅而标准的沟通

沟通在企业管理中的重要性

企业管理中，信息的沟通至关重要，信息是否能够保证触达，信息传递能否实现共享，这些都影响了企业管理中的效率

信息的畅通也是企业发展中企业文化的重要表现，有研究表明，对于一个信息畅通的企业而言，人效比一般的企业高出25%

企业管理中在沟通群中实现对公告的通知和发放，但却忽略了其中体现出来的老板和员工的沟通、员工和员工的沟通，这是企业文化的开放、透明、激励实时可见的最佳阵地。

案例

2018年初，大润发全部员工开始使用钉钉进行工作沟通和协同，总部和门店之间、门店和门店之间、门店员工之间的距离变得更近了。“以前找人都要一个一个输入电话，加好友，再进行沟通，找个人非常的麻烦。”“你想想我们大润发卖场大概20000平方米，以前找个人跑来跑去，腿都跑细了。”-----大润发员工的体感

沟通群使用的应用场景

场景1

一般的社交软件作为沟通的主要平台，建立沟通群组后，群组的任何一个人都可以拉人进组，组内信息安全无法保证，错拉沟通人进群的案例比比皆是，一般社交软件的沟通、群内的信息互交，安全性无法得到保障

场景2

信息的公布在群组内常常被一些无效信息，或者是“收到”这样的回复类的信息淹没，而有效信息常常需要不断地翻信息才能找到，据统计，每人每天收发1000条左右的信息，部门或者公司的信息多到爆炸，这已经是到了必须要通过平台帮助我们分层和管理了。

场景3

负面信息的处理，沟通群组一方面是信息传递的平台，另一方面体现了公司的组织文化，当然有时候很多同事误操作导致出现一些不适合业务场合的信息。一般群组很难控制，当然这个过程中产生的影响有时候无法衡量。

场景4

业务沟通中难免会有一些文档信息和文件的传输，在日常的沟通中我们经常发现文件的丢失或者被清理，在业务沟通中带来诸多的不便，而对于企业的发展来讲，这些沉淀也同时意味着企业的具体流程、阶段成果是否可以作为企业发展中的重要依据。

数字化管理平台沟通群的价值

人员安全，信息安全

部门群，全员群的人员通过在线化的组织结构，自动生成，人员的进出只能由管理员在管理后台进行处理，群组内人员的信息保证真实有效、人员的进出管理也只能有管理员来控制。即使离职，管理员在后台处理后，就可以自动退出部门群和全员群

文件存储，方便查询

群主或者管理员，可以设置群关联钉盘，保证存储的信息，即使群解散了也可以随时查询的到，关于群文件的查询，群内的任何人都可以随时随地在“群文件”按钮查询，随时调取，再也不用担心文件丢失或者占用手机内存。

信息触达，高效简单

群内信息沟通，信息触达简单高效，通过DING消息保证信息的传递，已读未读高效地帮助我们统计确认人数，群内完全变成了一个信息高效传递的平台和通道

文化阵地，组织建设

群内的信息沟通，不仅是传递消息，更需要传递文化，通过群内的专享红包，群内高层和基层的直接对话，打造透明、高效的文化氛围，推动组织的进化和发展。

群的类型说明（移动端）

内部群：同一组织架构下任何人都可创建的群组

全员群：管理员有权创建同一组织架构下全员组成的群组

部门群：管理员有权创建同一组织架构下的部门全员组成的群组

全员群的创建（电脑端）

1登陆https：/www.dingtalk.com/，进入通讯录管理页面，点击公司名称右侧的设置

2进入群生成界面，点击新建全员群

3系统会自动提示是否创建部门群，点击确定即可创建成功

4根据业务需要可以重新设置群主

群管理界面操作（电脑端）

1点击群名右侧导航菜单进入群公告，群主和群管理员都可以创建

2点击群文件可以进入群文件存储界面，根据业务需要可以进行下载或者上传

3点击右上角的菜单选项进入群管理界面，看到群管理，点击进入可对群组进行管理

群管理界面操作（移动端）

1点击右下角的+号进入群功能展示界面

2向左滑看到更多功能展示

3群内功能展示区可以根据业务场景需要操作

群管理界面操作（移动端）

1点击右上角的三个点菜选项

2进入手机端群管理界面

3下拉可以看到更多管理选项

群管理界面操作（移动端）

1群内消息可查看已读未读

2点击未读，可选择DING一下

3选择需要传递到位的人

4长按信息可进行一些操作

公告的信息沉淀

数字化管理师分析公告的使用场景

企业正式的发声需要途径，数字化管理师应当如何看待公告的使用场景及方式？公告是企业内部信息传播中需要广而告之的消息，从传统的大厅公告栏到数字化时代沟通平台的群公告，目的都是群体消息最大效率传播，在线公告相比传统模式，还具有可追溯、可修改、图文并貌等诸多优势。

公告的几大阵地

规章制度上传下达

公司制度的公布

考勤差旅的变更

财务报销的通知

人事变动的通知

高管上任的通知

人员变动的调整

企业架构的变更

重要政策的分享

行业政策的出台

企业战略的公布

公司规定的宣布

企业文化的宣导

年会组织与发布

团队建设的通知

人文关怀的传递

公告可以帮助企业随时随地发通知，已读未读清晰掌握，让消息落地，可以满足企业大多数场景的使用

塑造企业文化、整顿公司风气、营造团队氛围

如何使用公告

如何发布管理员后台-公告（电脑端）

1进入管理员后台，点击“公告”

2点击右上角“发公告”

3输入公告标题、作者，上传封面图片，填写正文等内容

4下拉页面，填写相关信息之后，选择公告发送范围，点击“确定”

5根据公告内容设置完成后，点击“发送”

如何发布公告（移动端）

1进入工作台，点击“公告”

2点击“发公告“

3输入公告内容，点击”下一步“

4设置完成后，点击”发布“

如何发布群公告（移动端）

1进入群，点击右上角图标

2点击”群公告“

3点击”立即创建“

4输入群公告内容，点击”发布“

如何查看和修改群公告（移动端）

1进入群，点击右上角图标

2点击”群公告“

3点击底部”重新编辑“，修改群公告

企业个性化公告

1新员工欢迎公告

员工入职第一时间收到企业欢迎以及新员工手册等事宜，提升新员工感知

2群公告

员工入群收到群公告，了解创群目的，专事专群不迷路

二、开启高效会议

数字化管理师对会议管理的问题分析

公司的会议场合非常多见，但事实上一场会议的组织却是由多个场景组成的，不同角色面对的场景又有所区别，这些场景所面对的痛点完全不同，对于会议的组织者和参与者都有相同的体感，效率非常低。数字化管理师应从不同视角注重不同角色人员关注的侧重点，综合考虑解决方案。

会议的组织

任何一场会议的组织都面临着几个重要的卡点：会议室的预定、参会者的通知、与会信息的提醒。这三个决定了会议组织的有效性，当然也深刻影响与会人员的感受，而现在会议的组织效果受到这些的制约，难以高效。

会议的现场

会议现场其实是对每个会议组织者最大的考验，即使我们在会议前有很多问题会出现，比如说即使通知的再到位，也还是会有人迟到；即使调试了多次设备，发现投影连接还是不清晰或无法链接等等

会议纪要和跟进

任何一场会议结束后，都会有一些人物列表产生，但这些人物是否跟进到位，落实到个人，会议记录是否高效地传输给每个与会人或相关人员，而这些都将影响会议的结果以及业务的开展

如何建立高效的会议管理

什么是高效的会议组织

会议的组织

要完成会议的召集、通知、确认等事项，如果500个人的会议，你很着急，传统的方式你需要多久可以完成通知到位？数字化管理平台只需要5秒就可以完成通知，而会议室的预定和管理也可以在线上直接搞定

会议的现场

会议的签到依靠会议二维码签到，如果人数比较多的话，也可以用硬件实现人脸识别，而这些数据完全可以沉淀在线上随时调取和管理，而现在的会议链接，通过无线投屏实现不需要转接头、连接线的链接方式。

会议纪要和跟进

会议结束后，对会议纪要的梳理和沉淀也实现在线化处理，课上完成线上处理，内容沉淀，会后直接一键发送，对会议的跟进也可以直接根据业务的进展建立群组内的任务进行跟进，追踪信息和结果。

建立高效的会议管理

高效会议的管理需要的不仅仅是严密的组织逻辑和对组织者能力的考验，更多的是应该使用软硬件结合，打造一个高效的管理机制和高效的管理工具。一切业务数据留痕，用数据优化工作是数字化管理师的职责

找到会议管理中的关键词

1会前

高效会议召集：召集

通过会议室预定，可以快速找到并预定合适的会议地点

通过统一通讯录，可以快速找到需要参会的人

通过日程，可以查看到与会者忙闲状态，快速确定合适的会议时间

通过Ding通知，可以高效通知参会人

通过会前提醒，可以保证会议的按时召开

2会中

高效沟通协同：协同

利用软硬一体思路，整合不同会议场景，多人协同会议

通过会议签到，到会情况一目了然

通过智能无线投屏，一键实现ppt或文档的大屏展示

通过异地投屏，实现异地的资料共享，协同查看

3会后

会议结果沉淀：结果

会议纪要填写在线编辑

根据会议成员一键组建群聊

会议纪要同步至群，会后有沉淀

4应用

会议落地执行：落地

通过DING任务，将会后任务进行发布

会议任务的拆解，细化会议任务，责任到人

完成进度跟踪，保证有结果的会议

通过优化和变革给企业带来的价值

变革后为企业领导带来的价值

日程统一管理

查看日程，忙闲时间一目了然，快速确定合适的会议时间

开会更有效率

开会签到，谁来谁没来一目了然会后任务跟进，更有效率

提升企业形象

无线投屏，让会议室更智能、更具科技感。电子平板，提升公司对外形象。企业文化宣传阵地，凸显企业独特之处。

变革后为执行同事带来的价值

操作配置简单

与钉钉app智慧融合，4步2分钟轻松搞定7*24小时，在线客服响应

管理维护高效

管理后台，会议室设备分组管理、配置统一发监控后台，设备状态一目了然；设备异常时，值班机器人自动告警

更好支撑业务发展

通过统计报表，设备利用率、故障率，一目了然，云化管理，按需购买或释放，资源效率最大化。

提升员工满意度

先于员工发现设备问题，及时解决，降低投诉率设备操作简单、降低员工咨询量。设备使用体验佳，提升员工对行政/IT的满意度。

变革后为员工层面带来的价值

工作更游刃有余

基于日程，待办任务一目了然，让更重要的事情一件也不错过。会议纪要转为任务ding，任务跟进尽在掌握

召集会议更高效

会议室预定、ding通知参会人、会前提醒、开会签到，会议召集3分钟搞定

提升协同效率

会中无线投屏分享、电子平板自由讨论，沟通零距离、更高效。会后纪要、ding任务跟进，让每一次会议都有结果

极致设备体验

设备更智能、简单易操作，再也不用手忙脚乱、求助IT。提高对公司的满意度，对企业更认可、更有归属感