请购商品和劳务：仓库负责对需要购买的列入存货清单的项目填写请购单，其他部门对所需要购买的未列入存货清单的项目编制请购单。
编制订购单：采购部门在收到请购单后，只能对经过批准的请购单发出订购单。
订购单应正确填写所需要的商品品名、数量、价格、厂商名称和地址等，预先按顺序编号并由被授权的采购人员签名。
正联应送交供应商，副联则送至企业内部的验收部门、应付凭单部门和编制请购单的部门。
验收商品：验收部门首先应比较所购商品与订购单上的要求是否相符，如商品的品名、说明、数量、到货时间等，然后再盘点商品并检查商品有无损坏。
验收后，验收部门应对已收货的每张订购单编制一式多联、预先按顺序编号的验收单，作为验收和检验商品的依据。
验收人员将商品送交仓库或其他请购部门时，应取得签过字的收据，或要求其在验收单的副联上签收，以确立其对所采购资产应负的保管责任。
储存已验收的商品：将已验收商品的保管与采购的其他职责相分离，可减少未经授权的采购和盗用商品的风险。存放商品的仓储区应相对独立，限制无关人员接近。
编制付款凭单：记录采购交易之前，应付凭单部门应编制付款凭单
确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的一致性
编制有预先顺序编号的付款凭单，并附上支持性凭证 （如订购单、 验收单和供应商发票等）
由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款，所有未付凭单的副联应保存在未付凭单档案中，以待日后付款
确认与记录负债：应付账款部门一般有责任核查购置的财产，并在应付凭单登记簿或应付账款明细账中加以记录。
在收到供应商发票时，应付账款部门应将发票上所记载的品名、规格、价格、数量、条件及运费与订货单上的有关资料核对
应付账款确认与记录的一项重要控制是要求记录现金支出的人员不得经手现金、有价证券和其他资产
退货制度：企业应当建立退货管理制度， 对退货条件、 退货手续、 货物出库、 退货货款收回等做出明确规定， 及时收回退货货款
