致胜表达如何有效地安排与汇报工作

这是一篇关于致胜表达如何有效地安排与汇报工作的思维导图，主要内容包括：为什么项目时间问题超期，为什么下属总是交不出我想要的成果，三、如何防止任务死在起跑线上，四、如何应对任务的临时变动，一、 如何有效总结一次谈话（上级制定行动计划确保落实），二、如何避免鸡与鸭讲话的悲剧：有效地聆听。

致胜表达 如何有效地 安排与汇报工作

• 一、 如何有效总结一次谈话 （上级制定行动计划确保落实）
  • 出问题：有的管理人员在与下属会谈完毕，似乎事情交待得清清楚楚，但是回头执行的时候，却发现做出来的事和交待的事情完全不一样。 很多人在交待任务时空有形式，几个关键要点没有交待清楚。导致责任人不清，时限不明，让下属丧失了完成任务的紧迫感。 高明的管理人员在谈话结束时，为了驱动对方在谈话后能够立即采取行动都会提出一个行动方案强调四大要点：
    • 1、责任人
      • 在规定责任人时，注意每件事都要交办给一个具体的人。如果确定要交给几个人一起办，也要确定一个总负责人。
    • 2、要去做什么事
      • 明确告诉对方，我期待你做出来的成果是怎样的。
    • 3、何时完成
      • 交待的每个任务都要有一个时限节点。
    • 4、建立汇报机制：如何监督
      • 如果上级仅仅是布置了一个行动方案，没有监督机制。那么这个方案不被执行的可能性还是很大。 为了更加有效地追踪任务执行的进度，确保任务确在推进，最好设定固定的时间点和里程碑，设定监督检查的办法。 当然，除了主动检查，请对方自行汇报，也是一种监督方式。
• 二、如何避免鸡与鸭 讲话的悲剧： 有效地聆听
  • 有效聆听
    • 据调查发现：80%的人都不善与聆听，只有20%的人才能有效地聆听。
    • 什么是有效聆听
      • 往往信息在传输 过程中会遭到歪曲。
        • 甲有一条信息从他口中说出，经过乙的理解后变成乙脑中的信息，准确而无偏差。 但是，在实际的沟通中，往往是另一个样子。但因甲表达能力不佳，从他出口的瞬间信息就已经被歪曲。当传到乙的耳朵时，如果乙的理解有问题，那么这个信息又会遭到再一次的歪曲。 此时，甲想传达的信息与乙收到的信息就完全不一样了。
      • 有效的聆听，不且是听，更需要适当的询问。通过仔细的理解，从而避免信息在沟通中遭到歪曲。
      • 即使所有人都听到同一句话，每个人的认知仍有不同；如果听同一句话会有同一样的想法，那此处所有人的选择都会是相同的。
  • 为什么聆听如此困难
    • 沟通的难点不在于听到对方所说的每个字，而是难在即使听到了对方所说的每一个字，我们的解释与理解却与对方有所差异。
    • 例如
      • 这份报告的基调要再拔高 （什么叫拔高？体现什么价值？是全面的还是局部的？）
      • 你把今天的报告的内容整合一下。 （什么叫整合？是摘几份报告的要点？还是单纯地拼在一起？需要加自己的分析么？）
  • 如何避免聆听误会
    • 聆听技巧
      • 复述
        • 当你认为你听懂对方说的话时，用自己的话，把这段话复述一遍给对方听，确认你的理解。
      • 澄清
        • 针对人认为对方话语中含糊不清的部分向对方提问，澄清并确认你所不理解的信息
      • 通过对说话内容的分类、 复述和提问， 能有效避免信息的歪曲。
  • 总结
    • 有效地聆听不仅是“听”，更需要主动的提问与澄清，才能听懂。 人们在沟通时，对同一个词，同一句话，不同的人会有完全不同的解读。 为了有效地聆听与避免误会，我们不仅是要听，更要主动应用确认（或是复述与澄清）技巧来确认理解。 对认为了解的信息，用自己的话进行复述，（如果理解错了，对方可及时正） 对认为不了解的信息予以提问。
      • 沟通困难的四大原因： 1、不会询问。 2、不会说话，不懂分析想法。 3、无法换位思考，没有办法理解他人。 4、讲话没有逻辑。
• 为什么下属 总是交不出我想要的成果
  • 委派任务时，为什么说清目的很重要
    • 委派任务是上级必备的领导技能，但交待任务时交待得不够好，导致最后无法达到自己想要的成果，反而降低了工作效率，那么，怎样才能把任务交待清楚呢？
    • 当我们不知道做某件事的目的时，就会赋与他很多自我的假设。当下属接受任务时也是如此。而这个假设也会影响下属最终决定交给你的是什么？
    • 浮动主题
    • 交待任务的首要条件是说清目的。
  • 如何准确传达对任务的期望
• 为什么项目时间问题超期
  • 良好的计划执行能弥补策略的不足
  • 再好的策略也需要会计划执行的人
• 三、如何防止任务死在起跑线上
  • 防止项目失败的第一道守卫线
    • 如何高效地挖掘领导的需求 确认需求：目的和品质
      • 1、根据国际项目管理学院PLA的定义： 失败项目的一大特征“项目未能满足领导的业务需求”
      • 2、也就是说，不管你做得再辛苦再用心，如果产出不能解决组织或领导想要解决的问题，达不到他们的期望，那么项目都是失败的。
      • 3、所以：若想项目成功，在做项目前了解领导的需求（即要解决什么问题，达到什么效果），是必不可少的一步。
    • 导致失守的错误心态
      • 在项目启动前，没有安排正式 的沟通 或采取有效的行动去了解领导的需求。
        • 1、同一个词，在不人的脑子里的意思，可能是完全不同的。永远不要在充分询问前就假设已经理解了领导的需求。
        • 2、如果你不提问确认清楚，那么项目失败时，你的形象会更糟糕。
        • 3、不问清楚就先做，很容易到头来白白花费时间我金钱做了无用功。
      • 在项目开始前，我们很容易因为种种心态导致未和领导确认好需求， 便开始着手操作，导致最终项目失败。因此若想项目成功， 首先就应当克服这些错误心态，做好“需求确认”。
  • 承接任务时最需要清楚的五件事
    • 目的
    • 时间
    • 资源
    • 品质
    • 范围
    • 确认需求
      • 时间：何时完成？ 资源：有多少人力、物力、财力？ 范围：任务中有哪些事情是由我来负责？
        • 此三项通常在任务开始前都容易和领导确认。
      • 目的：有什么目的，为什么要做这件事？ 品质：此件事需要达到什么水平才算完成任务？
        • 此两项要确认相对困难，但又因为它们关系到当前任务从哪里来要到哪里去的关键问题。因此在一开始把这两件事情确认清楚非常关键。但该如何做呢？
  • 确认需求的三个步骤
    • 1、目标是什么
      • 做项目要以终为始，跟领导讨论确认：您希望达成什么目标？
    • 2、为什么有这个目标
      • 为什么会有这个目标： 这是非常关键但又容易忽略的一步。有些时候，期望目标只是表现。若能更进一步了解为什么会有这个目标的理由和原因，我们才能真正掌握和确认领导内心真正的期待和想要解决的问题，让任务能更贴近他们的需求。
    • 3、用何来评价
      • 了解领导会用何来评价这个目标是否达成，询问；您最终用什么标准来评价这个任务是否达到您的预期。这样，我们就能掌握称量任务是否成功及满意的标准。
• 四、如何应对任务的临时变动
  • 项目失败的主要原因
    • 15%：领导支持不足
    • 20%：利害关系人投入不足
    • 40%的理由是项目需求不停变更
  • 项目改变时，正确评估的影响有多大
    • 对项目改变的评估
      • 改变的风险
      • 改变的影响
      • 改变的好处
    • 一般来说，每一次项目改变，都是项目管理者或更高的管理者批准后才进行的。但在改变时，经常忽略或错估了可能产生的影响，使得一开始认为可以调整的内容，执行后才发现难以改变，导致项目失败。
    • 如果我们能做好项目改变时的判断，马上就能减去一半的失败机率，使项目成功的机率大大提升，
  • 评估项目改变的常见误区
    • 当改变发生时，许多的管理者都容易误判改变所带来的影响。这是很多管理者都容易踏入的误区。当项目有改变的时候，大家可能仅仅看到直接被改变的部分元素：如项目时限变短了；项目成本变高了。但实际上，每一个改变都会影响所有的元素。
  • 处理项目改变的黄金步骤
    • 1、收集项目成功的四元素
      • 时间
        • 时间就是项目时限，时限内完成项目才算准时。
      • 资源
        • 资源指的是投入项目中所有成本 ，包括资金与人力等。
      • 范围
        • 范围批的是项目所需要完成的任务，项目的范围越大，需要投入的资源就越多。
      • 质量
        • 质量是项目最终产出的标准。
      • 根据项目四元素，收集与其相关的影响信息， 就只能帮助你避免盲目地收集各种信息， 并作出全面的评估。
    • 2、说明改变会受到多少影响，
      • 当他人提出对项目改变意思时，通常以为这些改变对项目有所帮助，面不是单纯希望你执行这些改变。因此在回复时，不是回复能不能改变，而是清楚说明影响，将能帮助自己与他人更以全面的思考，以判断改变对项目的帮助和影响。
    • 3、迅速确认是否改变和沟通
      • 在确认改变可以导致的影响后，再确认是否需要改变，并与受到影响的成员进行沟通与说明。迅速确认不仅可以减少时间的浪费，也能稳定团队军心，让大家放心地继续投入到项目中。
• 五、领导为何 不想听 我的汇报
  • 汇报工作的三宗罪
    • 明明悉心准备的汇报与详细材料，为什么领导并不满意甚至不想听？
    • 明明工作很有成果，但却无法获得认同？
    • 不能解决或争取到资源，我该怎么办？
  • 1、为何有效汇报如此重要
    • 有的人只做了个芝麻却能说成是个西瓜，不但到领导的赏识且还得到更多的资源。 有的人明明做了个西瓜，但因工作没有汇报好，却被认为只做了个芝麻，得不到重视和重用。
    • 经过无数次调查发现，汇报事小，但影响却不小。 汇报能力越强的人，其绩效考核的分数就越高，得到晋升加薪的机率也就越高。 汇报不仅是为了让领导了解你目前的工作进度，更会影响你在领导心目中的形象。 汇报工作，虽然我们不是为了在领导面前邀功请赏，但至少我们要做到做了一个西瓜就能说出是一个西瓜，让领导一目了然地知道我们的成果和努力。
  • 2、为什么领导不想你的汇报
    • 1、汇报资料没有框架。
    • 2、直接掉入细节
    • 3、领导提问时仓促回应
  • 3、自我觉察：我的汇报做对了吗？
    • 平常人汇报工作时
      • 36%没有框架。
      • 36%直接掉入细节。
      • 28%仓促回应领导的提问。
• 六、如何才能 不把工作汇报 变成流水账
  • 1、工作汇报的误区
    • 多数人汇报工作都会陷入报流水账的问题：工作的背景、前因后果。 遇到问题之后是如何处理的，处理问题之后又如何等等，交待得很清楚。 但领导真的要听这些吗？
    • 工作汇报的差异
      • 领导为何要听工作汇报
        • 听工作汇报就是领导想了解工作的进度情况。
        • 确保绩效完成
      • 下属往往是将事情的来龙去脉讲清楚。这就与领导想了解的结果有很大差异。
      • 子主题
    • 工作导向
      • 下属导向
        • 过程
          • 先明确这是一件什么样的任务
          • 参考这件任务的一般流程
            • 如找供应商
              • 怎么找供应商
              • 怎样谈价格
              • 什么样的质量标准
              • 怎样保证完成任务
      • 领导的导向
        • 结果
          • 最终目标达成才是最关键的
  • 2、工作汇报中的关键重点
    • 先谈结果与进度
      • 在领导需要或提问时再谈过程
    • 任务中发现的问题如何处理
      • 发现问题时只需要讲重点，无需展开细节。
      • 领导通常都会有自己的经验与判断。 对于他已知的内容就不需要多做解释。 领导不了解的情况，自然会要求下属说明。
      • 下属在发现问题后需要解决方案提供给领导。领导
• 七、如何 有条理地 汇报
  • 1、缺乏架构感带来的缺点
    • 一般工作人员在汇报工作时，因为对自己要传递的信息都十分熟悉，因此在汇报过程中可能就一个劲地讲，导致汇报内容没有框架，让领导抓不住重点。
    • 没有框架地汇报工作，会使领导误会工作进度缓慢，汇报内容不清楚，讲话没有结论。让人听不懂。
  • 2、何谓架构感
    • 架构感
      • 使汇报的内容有一个明确的框架， 且整合相似的内容，并有着清楚的主题。
      • 有架构
        • 有架构感的汇报方式，可以让对方更清楚你要汇报什么主题， 使对方能更加容易理解要与你讨论哪些内容，以及反馈哪些信息。
    • 无架构
      • 让人听得七零八落，完全不理解你在说什么。 并且还要对方自己来整理后才能理解你的汇报内容。让人头疼。
  • 3、如何建立架构感
    • 建立架构的技巧
      • 1、整理内容
        • 整理的关键
          • 不能只是按自己个人的习惯与偏好作分类；而是要做出对观众信息价值最大的分类方式。观众想知道的哪些信息，就要试着把此类信息打包在分类中，使汇报内容产生更大的价值。 举例1：如果领导在意是否有增加投入成本，就应该按投入成本的多少来整理信息。 举例2：如果领导在意的是工作效率问题，就应该按工作进度的快慢程度来整理。 除此之外，需要特别留意，整理不是一次性的工作，根据观众需要调整分类方式的做法。也代表着不同的数据，在不同的场合下，你会需要不同的整理方式。 所以：即使是报告过去曾经报告过的信息，事前需要整理的工作仍不可以省去
        • 介绍框架
          • 介绍前
            • 在工作汇报时，很可能听众不只一位，或许听众是你过去没有合作过的对象， 这时，即使在事前有所准备，做好信息整理，但还是无法满足所有人的需求。 当在汇报的时，仍有部分听众不了解你到底要说什么。
            • 虽然整理与介绍都需要花费时间，但却可以让你的汇报变得更有架构感，也使汇报更加贴合听众的需求，达到汇报的目的。
          • 介绍的技巧
            • 在汇报前，先清楚地说明后面要汇报哪些内容，而这些内容你是怎么整理分类的。 如此一来，听众就会知到如何调整自己的逻辑，配合你的分类方式。如:我今天的汇报内容有几点，包括1、2、3、等。当中某某部分我将以某种方式、角度来做分析以做说明。 提前说明汇报内容的好处在于，当你提前说明分类内容时，听众也会给与反馈。 如：希望多听哪些部分，希望可以减少哪些部分。让你有机会对汇报内容作及时的调整。
            • 在汇报前，先说明汇报内容的框架，不仅可以帮助听众理解你的汇报分类，还能帮助你能对汇报内容作及时调整，符合听众的需求。
    • 2、建立架构感
      • 如果在时间有余的情况下，建议在整理好汇报架构后，提早口头或是电子邮件方式向领导确认，也能让你的汇报质量与效果更加提升。
    • 在与领导的互动中， 工作汇报是展现自己价值的好机会， 若能给出有架构感的汇报， 便能让领导快速掌握你要表达的内容， 且建立你在领导中的良好形象。
• 八、如何 回应 领导的问题
  • 1、为何回答不到领导的问题
    • 汇报明明准备得很充分，结果被领导一问， 自己准备好的内容都没有讲出来，这是怎么回事呢？
      • 不论是在工作汇报或正式简报时，回答问题是最为关键环节之一。 正确且有效地回答问题，可以让汇报起到画龙点晴的作用，在领导或听众面前留下深刻的好印象，赢得支持、认同及推进任务。 但是应该如何才能回答好领导的问题呢？
      • 下属回答不了领导的问题，除了准备不足之外，还有一种常见状况。就是没有理解领导到底想要了解什么，就急着回答。导致最后每个问题都回答了，领导却认为下属没有回答到想要的问题。 领导到底想要问什么问题呢？
        • 在没有理解领导想要了解什么问题前， 就急着回答问题，一股脑地说明问题， 反而离领导想了解的答案越来越远。 这就是问题的关键
      • 超过52%的下属在回答领导问题前，不管自己有没有听懂，都不作任何的澄清而急着回应，最终作出不合适的回答。
  • 2、如何有效地响应问题
    • 破解回答领导所提出问题的难题
      • 应用上菜式的回答 以提升回答问题的能力
        • 第一步：当领客户点菜之后，清楚地复述，并确认点菜的内容。
        • 第二步：快速且高质量地提供美味的菜肴。
        • 第三步：询问客户对菜肴的满意度，口味上是否有需要调整。
        • 简单三步骤：不仅符合对方的胃口， 也更容易让对方在互动中， 感受到你的专业
      • 正确回答问题
        • 第一步：当领导提问题后，先做澄清，确认我们正确地理解了领导提出的问题。
        • 第二步：确定正确的问题后，针对问题给与清楚与具体的回答，解除领导的疑惑。
        • 第三步：询问领导对回答是否满意，是否还需要作何补充。
        • 通过上菜式的三步骤， 澄清问题 清楚回答 确认满意 不但能回答真正的问题， 还能知道领导对回答内容的满意度
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