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《高效清单工作法》读书笔记

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《高效清单工作法》读书笔记

这本书详细介绍了如何通过清单工作法来优化时间管理和任务执行，帮助读者减少工作堆积带来的压力，从而有更多的休闲时间享受生活。书中详细解释了待办事项清单的作用、未能完成清单的八大原因、常见的10种清单方法以及如何创建和维护清单。无论你是学生、职场人士还是自由职业者，这本书都能为你提供实用的方法和技巧，帮助你更好地管理时间和任务‌！

编辑于2024-11-13 17:50:10

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大纲

《高效清单工作法》读书笔记

第10章关于有效待办事项清单的一点看法

使用待办事项清单系统应考虑个人工作流程

任务管理策略应根据自己的工作方式来制定

使用清单（不管是主清单还是每日清单）的目的并不是确保你完成所有工作，而是确保你将有限的时间和精力集中在最重要的工作上

待办事项清单的优点

可以让你把在头脑中飘荡着的任务都记录下来

你可以将所有内容转储到纸上或Todoist等在线程序中

接着你可以按所含任务的场景、截止日期和其他详细信息对项目进行分类

如何有效使用待办事项清单

创建待办事项清单，并坚持创建和维护清单的基本原则

一旦你创建了一套任务管理系统，最重要的事就是始终如一地坚持创建和维护清单的基本原则，日复一日而不间断

保持一致性和不断坚持才是保持引擎运转的燃料

瑞·达利欧（Ray Dalio）有句名言

改变并不只会让你的顺境变得更好，还会让你的逆境变得不那么糟糕

我至今仍然在不断学习，不断改变，并将一直这么做下去，因为就算我想躲避，痛苦也会找上我

第9章什么是"已完成清单"（以及你需要保留它吗）

"已完成清单"的定义和作用

"已完成清单"记录的是你在一天中完成的所有任务

当你看到任务完成时，你会受到鼓舞而去完成更多任务

已完成清单使你恢复活力，为你提供了前进所需的动力

已完成清单的适用场景

如果你需要驱动力来完成任务，已完成清单可以当作一个不错的办法

已完成清单将突出显示你在白天的成就，令你能回想起做过的工作

如果你不需要驱动力才能完成任务，那么可能就用不上已完成清单

它甚至可能会损害你的工作效率，因为你需要另外再管理一份清单，这就不必要地打乱了自己的待办事项清单系统

如何试验已完成清单

你可以试验两周已完成清单，并记录它对你的影响

如果你发现它对你的效率提升有积极影响，那就继续使用它，否则就放弃这种方法

如何创建已完成清单

已完成清单的作用

已完成清单不能取代待办事项清单，但可以作为其有用的补充

对于组织任务和项目以及完成任务来说，有效的待办事项清单系统是非常有用的

已完成清单不可能取代任务管理策略，因为它不够灵活

已完成清单可以帮助我们关注已完成的任务，提高工作成就感

每天正式工作之后，查看已完成清单，把注意力放在已经完成的任务上

第二天早上，先看一下昨天完成的清单，再次注意你完成多少任务

如何创建已完成清单

记下你在一天中完成的每项任务，无论大小和优先级

你是否提交了老板上周安排给你的报告？写下来

你是否已经安排了与经理会面？也写下来

你是否跟进了潜在客户关于你对新项目的投标？如果是这样，请也将其放在已完成清单中

每天正式工作之后，查看已完成清单，并欣赏自己的辛勤工作

你可以花点时间欣赏你的辛勤工作，相当于轻拍自己后背给自己打气

第二天早上，在处理新一天的待办事项清单之前，先看一下昨天完成的清单，以此作为动力

让它作为动力，能使你当天的工作同样富有成效

第8章如何将日历整合到待办事项清单中

有一种简单的方法可以避免这种结果：同步你的日历和待办事项清单

让日历告知你做出有关待办事项的决定所需的信息

在一天结束时，查看第二天的日历，以确定你何时参加会议、电话会议或其他不可用时间

预估你可以分配给待办事项的时间（别忘了留出午饭和休息时间）

此外，为可能出现的意外预留一部分时间（例如，你的老板和同事可能突然需要你的协助）

创建第二天的待办事项清单

你应该对每项任务所花费的时间有一个较好的估计（回想一下第5章中的第8步），然后根据自己的可用时间创建待办事项清单

把一天想象成一系列30分钟的时间块

1小时的会议将需要2个时间块，2小时的电话会议需要4个时间块，依此类推

在安排任务的时候，应在日历上把这些时段标记为不可用

在可用的时间区间内，具体安排待办事项究竟放在哪个时间段

第7章计算机还是纸和笔：你应该用哪种工具创建清单

计算机和纸笔的优缺点

计算机的优点：易于整理、搜索、共享和编辑

计算机可以轻松整理和分类待办事项，方便查找

计算机可以搜索特定任务，快速定位

计算机可以轻松共享待办事项清单，便于协作

计算机可以方便地编辑和更新待办事项清单

计算机的缺点：需要电子设备、可能分散注意力

使用计算机创建清单需要电子设备，如果没有电脑或手机，就无法使用

使用计算机时，可能会被其他应用程序或网页分散注意力

纸笔的优点：无需电子设备、易于携带、不会分散注意力

使用纸笔创建清单无需电子设备，随时随地都可以使用。纸笔携带方便，适合外出时使用

使用纸笔时，不会受到其他应用程序或网页的干扰，可以专注于任务

纸笔的缺点：不易整理、搜索、共享和编辑

使用纸笔创建的清单不易整理和分类，查找起来不方便

无法搜索特定任务，需要逐一查看

无法轻松共享待办事项清单，需要手动复制或拍照发送

无法方便地编辑和更新待办事项清单，需要重新抄写

使用纸和笔的情况

使用纸和笔创建待办事项清单的理由

纸和笔可以立刻记录脑海中的任务，提高行动力

我们通常需要写下在脑海中储存的某项任务，我们记住了它，也更倾向于立刻采取行动

记事本可以和你的随手笔记无缝衔接，适合线性结构

记事本非常适合线性结构（典型待办事项清单的格式），当然同样可以处理思维导图和其他笔记样式

使用纸和笔可以避免软件使用时出现的各种问题

任何软件都可能出现故障，中断你的工作流程并破坏你的动力

记事本易于携带，可以随时随地记录待办事项

你可以随身携带，想到待办事项时随时记下来

使用笔来记录待办事项能提供完美的触觉体验

点击软件图标或手机上的App不会给你同样的感觉，通常体验并不令人满意

在线存储待办事项清单的情况

使用数字化工具的理由

数字化工具使得按任务情景来组织任务清单变得非常容易

回忆一下在第5章中我们讲到的建立按项目、类型和地点组织的多份清单

使用像Todoist这样的工具来组织和维护它们比在纸上操作更简单

可以轻松地把待办事项从一份清单移动到另一份清单中

如果你需要重新对任务进行分类或更改附加到任务的详细信息，这类功能非常有用

许多在线应用程序允许你根据日期和时间设置闹铃和提醒

如果你持有的是一个包含200个项目的主清单，每个项目都有截止日期

在线应用程序会提醒你即将到期的项目，以便你可以相应地优先在每日清单中处理该项目

可以在嵌套的结构中组织项目和任务

这可以大大提升任务的可视化程度，你有机会总览整个大型项目包含的任务，并监控完成这些任务的进度

Todoist等工具可以帮你把待办事项清单与日历整合到一起

日历显示着你的可用时间

在Todoist中创建清单后，你可以将它们同步到你选择的日历工具（例oogle日历）中

如何选择适合自己的待办事项清单工具

答案取决于你的工作方式

有些人用纸和笔可以做到十分高效

就个人而言，我更喜欢使用Todoist：它易于使用、免费（高级账户每年不到30美元），并且可以在全平台使用（你可以在笔记本电脑、苹果或安卓设备上使用)

如果你觉得纸质系统不能满足你的需求，我强烈推荐Todoist

它非常适合个人使用

如果你要用于管理项目和团队，那么可以尝试Trello

它像Todoist一样有很多有用的功能

如有需要的话，你可以升级到高级账户）

第6章如何维护待办事项清单系统

技巧1：建立“微任务”批处理清单

微任务批处理清单的建立

微任务不属于日常待办事项清单，应放在单独的批处理清单中

每日清单中的任务数量应限制为7个，这7个位置应该留给需要更多时间完成的高价值任务

微任务也不应该保留在主清单中，因为它们最终会让事情变得混乱

微任务批处理清单的优势

批量处理微任务可以避免分心，提高效率

在单个工作时间单元内批量解决微任务，不会分散你的重要工作

每次处理微型任务时，你都会预留一个单独的时间单元来集中解决

集中处理相关的待办事项可以最大限度地降低转换成本

按照此方法，你可以在更短的时间内完成更多工作，并减少在过程中犯错误的概率

技巧2：保持警觉，不被任务压垮

任务管理系统面临的最大威胁

任务变得堆山积海会让人感到气馁、沮丧、情绪低落

查看电子邮件，发现收件箱里躺着数百封邮件后不免感到气馁

查看主清单，发现有太多缺少细节的任务时，会感到沮丧

发现每日清单里所包含的都是模糊且不可操作的任务后，会变得情绪低落

保持警觉，不被任务压垮

运用待办事项清单系统有效地管理工作负担

衡量自己的能力，决定承担新任务还是干脆把它们剔除在外

不要低估不堪重负的感觉带来的消极影响

它会使你的压力升高，让你更容易受到干扰，并阻碍你完成重要的事情

技巧3：按场景定义待办事项清单

假设你正在负责截止日期迫在眉睫的高优先级项目，那么你应专注于那些推动该项目向前发展的任务（基于项目的场景）

假设现在是在下午，你的精力不够旺盛，那么你应该专注于偏体力而非脑力的工作（例如数据录入、整理桌面等），而不是进行分析工作或创造性工作（基于活动）

假设你在办公室里，那么你应专注于那些只能在办公室里才能完成的任务（基于地点）

技巧4：进行每周回顾

如何进行每周回顾，以下是基本步骤

收集所有的待办事项清单

这包括你的主清单以及基于任务细节的清单

对你脑海中闪现的所有任务和项目进行记录，并将它们添加到主清单中

将新项目分解为单个任务

根据情境（项目、类型和位置）分离新任务

如有必要，创建新的基于任务细节的清单

整理你的电子邮件收件箱，对于必要的信息进行及时回复

如果有人在邮件里要求你完成某项任务但该任务并不紧急，那么你就在主清单中记下这封邮件并存档

存档不是要求你立刻回复或者完成相关的任务，只是提醒你之后需要这么做，接下来，你就可以删除其余无用的电子邮件了

查看主清单和基于场景的清单

删除不再必要或不再重要的任务

注意重要且紧急的任务

将它们标记为每日清单中的待办事项

记下你正在等待其他人反馈的任务

记下他的名字和你希望收到反馈的日期

这个日期会提醒你，如果到时没有收到反馈，应该进一步跟进

查看高价值任务的截止日期，并在必要时进行调整

为你添加到主清单和基于场景的清单中的新任务设定截止日期

查看下周的日历

根据可用时间创建你的每日清单

技巧5：更新你的目标清单

它让你有所担当

当你知道想要实现的目标是什么时，你就会意识到自己做出的每一个决定都会产生影响，让你更接近目标还是离目标更远

我建议为清单中的每项任务设定一个具体目标

这样做的目的就是给自己一种行动的驱动力

当你知道完成某项特定任务是为了什么，并且这一目的与你最终想要达成的计划一致时，你就会变得专注，把它当作最高优先级事件去处理

1979年，哈佛大学MBA课程的毕业生被问及是否写下了自己的目标

84%的人承认他们没有具体的目标

13%的人称他们有目标，但没有写下来

只有3%的人写下了他们的目标以及实现目标的计划

1989年，采访者对这群毕业生进行了随访。他们注意到两个非同寻常的现象

第一，有目标的那13%的人比没有目标的那84%的人挣得多

第二，写下目标的3%的人收入是没有写下目标的97%的人的10倍

在每个月末留出30分钟来跟踪你的进度并重新评估目标是否已经改变

如果有改变，就更新相应的记录

技巧6：避免在方法论上犹豫不决

避免在方法论上犹豫不决

尝试不同的方法很重要，以确定哪些方法能与你的工作方式相辅相成

这是确定哪些方法能与你的工作方式相辅相成的唯一路径

这也是发现可以把哪些新战术加入已有任务系统的好办法

任务管理系统容易令人困在方法本身中，应关注提高效率，从而使生活更轻松

我们可能过分把焦点放在了方法论上，它们本来是用于管理时间和提升效率的，最后却产生了负面影响

使用任何任务管理法（包括你的待办事项清单系统）的目的，都是帮助你按时完成恰当的工作

待办事项清单法能够为你提供帮助，它要帮你完成重要的事情，使你更接近目标

它要帮你完成重要的事情，使你更接近目标，而不是掌控你的生活

不要因为忘记了任务管理法本身的目的而困在方法论的误区中，应随着需求的变化，修改待办事项清单系统的各个方面

当你发现更好、更有效的工作方式时，就更新你的管理方法

待办事项清单系统是用来协助你的，而不是用来控制你的

技巧7：构建适合你的系统

构建适合你的办事项清单系统

有效系统的基本要素具有普遍价值，其他方面则不那么重要

你可以根据自己的需求修改或替换那些不重要的内容

最终制定的方法应该依照你的工作流程和环境而定

你的待办事项清单系统应该符合你的工作流程和环境

每个人都有自己的待办事项清单系统，因为每个人的情况、工作流程、偏好和倾向都是不同的

你最终设计的方法可能和我使用的截然不同

技巧8：保持一致

第一个挑战是，保持一致性需要你改变习惯

制订计划和规则时，我们大多数人倾向于保留过度的自由

我们需要养成定期采取行动的习惯，而这并不是一下子就能适应过来的

一两天的懈怠可能会产生雪球效应

一旦你跳过某一天的任务，就更容易跳过接下来的每一天

从“高效”轨道上掉下来怎么办

保持系统顺利运行一方面需要养成新的习惯并持续地遵从，另一方面也需要有复原力且守规则

关键在于，在摔倒之后你选择了做什么事情

书籍信息

作者: [美]达蒙·扎哈里亚德斯

效率和时间管理专家，广受欢迎的时间管理网站的创办者

副标题：聪明人的无压时间管理手册

出版社: 机械工业出版社

出版年: 2019-10