《高效清单工作法》读书笔记

这本书详细介绍了如何通过清单工作法来优化时间管理和任务执行，帮助读者减少工作堆积带来的压力，从而有更多的休闲时间享受生活。书中详细解释了待办事项清单的作用、未能完成清单的八大原因、常见的10种清单方法以及如何创建和维护清单。无论你是学生、职场人士还是自由职业者，这本书都能为你提供实用的方法和技巧，帮助你更好地管理时间和任务‌！

《高效清单工作法》读书笔记

• 第10章 关于有效待办事项清单的一点看法
  • 使用待办事项清单系统应考虑个人工作流程
    • 任务管理策略应根据自己的工作方式来制定
      • 使用清单（不管是主清单还是每日清单）的目的并不是确保你完成所有工作，而是确保你将有限的时间和精力集中在最重要的工作上
  • 待办事项清单的优点
    • 可以让你把在头脑中飘荡着的任务都记录下来
      • 你可以将所有内容转储到纸上或Todoist等在线程序中
      • 接着你可以按所含任务的场景、截止日期和其他详细信息对项目进行分类
  • 如何有效使用待办事项清单
    • 创建待办事项清单，并坚持创建和维护清单的基本原则
      • 一旦你创建了一套任务管理系统，最重要的事就是始终如一地坚持创建和维护清单的基本原则，日复一日而不间断
    • 保持一致性和不断坚持才是保持引擎运转的燃料
  • 瑞·达利欧（Ray Dalio）有句名言
    • 改变并不只会让你的顺境变得更好，还会让你的逆境变得不那么糟糕
    • 我至今仍然在不断学习，不断改变，并将一直这么做下去，因为就算我想躲避，痛苦也会找上我
• 第9章 什么是"已完成清单"（以及你需要保留它吗）
  • "已完成清单"的定义和作用
    • "已完成清单"记录的是你在一天中完成的所有任务
      • 当你看到任务完成时，你会受到鼓舞而去完成更多任务
    • 已完成清单使你恢复活力，为你提供了前进所需的动力
  • 已完成清单的适用场景
    • 如果你需要驱动力来完成任务，已完成清单可以当作一个不错的办法
      • 已完成清单将突出显示你在白天的成就，令你能回想起做过的工作
    • 如果你不需要驱动力才能完成任务，那么可能就用不上已完成清单
      • 它甚至可能会损害你的工作效率，因为你需要另外再管理一份清单，这就不必要地打乱了自己的待办事项清单系统
  • 如何试验已完成清单
    • 你可以试验两周已完成清单，并记录它对你的影响
      • 如果你发现它对你的效率提升有积极影响，那就继续使用它，否则就放弃这种方法
  • 如何创建已完成清单
    • 已完成清单的作用
      • 已完成清单不能取代待办事项清单，但可以作为其有用的补充
        • 对于组织任务和项目以及完成任务来说，有效的待办事项清单系统是非常有用的
        • 已完成清单不可能取代任务管理策略，因为它不够灵活
      • 已完成清单可以帮助我们关注已完成的任务，提高工作成就感
        • 每天正式工作之后，查看已完成清单，把注意力放在已经完成的任务上
        • 第二天早上，先看一下昨天完成的清单，再次注意你完成多少任务
  • 如何创建已完成清单
    • 记下你在一天中完成的每项任务，无论大小和优先级
      • 你是否提交了老板上周安排给你的报告？写下来
      • 你是否已经安排了与经理会面？也写下来
      • 你是否跟进了潜在客户关于你对新项目的投标？如果是这样，请也将其放在已完成清单中
    • 每天正式工作之后，查看已完成清单，并欣赏自己的辛勤工作
      • 你可以花点时间欣赏你的辛勤工作，相当于轻拍自己后背给自己打气
    • 第二天早上，在处理新一天的待办事项清单之前，先看一下昨天完成的清单，以此作为动力
      • 让它作为动力，能使你当天的工作同样富有成效
• 第8章 如何将日历整合到待办事项清单中
  • 有一种简单的方法可以避免这种结果：同步你的日历和待办事项清单
    • 让日历告知你做出有关待办事项的决定所需的信息
  • 在一天结束时，查看第二天的日历，以确定你何时参加会议、电话会议或其他不可用时间
  • 预估你可以分配给待办事项的时间（别忘了留出午饭和休息时间）
    • 此外，为可能出现的意外预留一部分时间（例如，你的老板和同事可能突然需要你的协助）
  • 创建第二天的待办事项清单
    • 你应该对每项任务所花费的时间有一个较好的估计（回想一下第5章中的第8步），然后根据自己的可用时间创建待办事项清单
  • 把一天想象成一系列30分钟的时间块
    • 1小时的会议将需要2个时间块，2小时的电话会议需要4个时间块，依此类推
    • 在安排任务的时候，应在日历上把这些时段标记为不可用
  • 在可用的时间区间内，具体安排待办事项究竟放在哪个时间段
• 第7章 计算机还是纸和笔：你应该用哪种工具创建清单
  • 计算机和纸笔的优缺点
    • 计算机的优点：易于整理、搜索、共享和编辑
      • 计算机可以轻松整理和分类待办事项，方便查找
      • 计算机可以搜索特定任务，快速定位
      • 计算机可以轻松共享待办事项清单，便于协作
      • 计算机可以方便地编辑和更新待办事项清单
    • 计算机的缺点：需要电子设备、可能分散注意力
      • 使用计算机创建清单需要电子设备，如果没有电脑或手机，就无法使用
      • 使用计算机时，可能会被其他应用程序或网页分散注意力
    • 纸笔的优点：无需电子设备、易于携带、不会分散注意力
      • 使用纸笔创建清单无需电子设备，随时随地都可以使用。纸笔携带方便，适合外出时使用
      • 使用纸笔时，不会受到其他应用程序或网页的干扰，可以专注于任务
    • 纸笔的缺点：不易整理、搜索、共享和编辑
      • 使用纸笔创建的清单不易整理和分类，查找起来不方便
      • 无法搜索特定任务，需要逐一查看
      • 无法轻松共享待办事项清单，需要手动复制或拍照发送
      • 无法方便地编辑和更新待办事项清单，需要重新抄写
  • 使用纸和笔的情况
    • 使用纸和笔创建待办事项清单的理由
      • 纸和笔可以立刻记录脑海中的任务，提高行动力
        • 我们通常需要写下在脑海中储存的某项任务，我们记住了它，也更倾向于立刻采取行动
    • 记事本可以和你的随手笔记无缝衔接，适合线性结构
      • 记事本非常适合线性结构（典型待办事项清单的格式），当然同样可以处理思维导图和其他笔记样式
    • 使用纸和笔可以避免软件使用时出现的各种问题
      • 任何软件都可能出现故障，中断你的工作流程并破坏你的动力
    • 记事本易于携带，可以随时随地记录待办事项
      • 你可以随身携带，想到待办事项时随时记下来
    • 使用笔来记录待办事项能提供完美的触觉体验
      • 点击软件图标或手机上的App不会给你同样的感觉，通常体验并不令人满意
  • 在线存储待办事项清单的情况
    • 使用数字化工具的理由
      • 数字化工具使得按任务情景来组织任务清单变得非常容易
        • 回忆一下在第5章中我们讲到的建立按项目、类型和地点组织的多份清单
        • 使用像Todoist这样的工具来组织和维护它们比在纸上操作更简单
      • 可以轻松地把待办事项从一份清单移动到另一份清单中
        • 如果你需要重新对任务进行分类或更改附加到任务的详细信息，这类功能非常有用
      • 许多在线应用程序允许你根据日期和时间设置闹铃和提醒
        • 如果你持有的是一个包含200个项目的主清单，每个项目都有截止日期
        • 在线应用程序会提醒你即将到期的项目，以便你可以相应地优先在每日清单中处理该项目
      • 可以在嵌套的结构中组织项目和任务
        • 这可以大大提升任务的可视化程度，你有机会总览整个大型项目包含的任务，并监控完成这些任务的进度
      • Todoist等工具可以帮你把待办事项清单与日历整合到一起
        • 日历显示着你的可用时间
        • 在Todoist中创建清单后，你可以将它们同步到你选择的日历工具（例oogle日历）中
  • 如何选择适合自己的待办事项清单工具
    • 答案取决于你的工作方式
      • 有些人用纸和笔可以做到十分高效
      • 就个人而言，我更喜欢使用Todoist：它易于使用、免费（高级账户每年不到30美元），并且可以在全平台使用（你可以在笔记本电脑、苹果或安卓设备上使用)
    • 如果你觉得纸质系统不能满足你的需求，我强烈推荐Todoist
      • 它非常适合个人使用
    • 如果你要用于管理项目和团队，那么可以尝试Trello
      • 它像Todoist一样有很多有用的功能
      • 如有需要的话，你可以升级到高级账户）
• 第6章 如何维护待办事项清单系统
  • 技巧1：建立“微任务”批处理清单
    • 微任务批处理清单的建立
      • 微任务不属于日常待办事项清单，应放在单独的批处理清单中
        • 每日清单中的任务数量应限制为7个，这7个位置应该留给需要更多时间完成的高价值任务
        • 微任务也不应该保留在主清单中，因为它们最终会让事情变得混乱
    • 微任务批处理清单的优势
      • 批量处理微任务可以避免分心，提高效率
        • 在单个工作时间单元内批量解决微任务，不会分散你的重要工作
        • 每次处理微型任务时，你都会预留一个单独的时间单元来集中解决
      • 集中处理相关的待办事项可以最大限度地降低转换成本
        • 按照此方法，你可以在更短的时间内完成更多工作，并减少在过程中犯错误的概率
  • 技巧2：保持警觉，不被任务压垮
    • 任务管理系统面临的最大威胁
      • 任务变得堆山积海会让人感到气馁、沮丧、情绪低落
        • 查看电子邮件，发现收件箱里躺着数百封邮件后不免感到气馁
        • 查看主清单，发现有太多缺少细节的任务时，会感到沮丧
        • 发现每日清单里所包含的都是模糊且不可操作的任务后，会变得情绪低落
      • 保持警觉，不被任务压垮
        • 运用待办事项清单系统有效地管理工作负担
        • 衡量自己的能力，决定承担新任务还是干脆把它们剔除在外
        • 不要低估不堪重负的感觉带来的消极影响
          • 它会使你的压力升高，让你更容易受到干扰，并阻碍你完成重要的事情
  • 技巧3：按场景定义待办事项清单
    • 假设你正在负责截止日期迫在眉睫的高优先级项目，那么你应专注于那些推动该项目向前发展的任务（基于项目的场景）
    • 假设现在是在下午，你的精力不够旺盛，那么你应该专注于偏体力而非脑力的工作（例如数据录入、整理桌面等），而不是进行分析工作或创造性工作（基于活动）
    • 假设你在办公室里，那么你应专注于那些只能在办公室里才能完成的任务（基于地点）
  • 技巧4：进行每周回顾
    • 如何进行每周回顾，以下是基本步骤
      • 收集所有的待办事项清单
        • 这包括你的主清单以及基于任务细节的清单
      • 对你脑海中闪现的所有任务和项目进行记录，并将它们添加到主清单中
      • 将新项目分解为单个任务
      • 根据情境（项目、类型和位置）分离新任务
        • 如有必要，创建新的基于任务细节的清单
      • 整理你的电子邮件收件箱，对于必要的信息进行及时回复
        • 如果有人在邮件里要求你完成某项任务但该任务并不紧急，那么你就在主清单中记下这封邮件并存档
        • 存档不是要求你立刻回复或者完成相关的任务，只是提醒你之后需要这么做，接下来，你就可以删除其余无用的电子邮件了
      • 查看主清单和基于场景的清单
        • 删除不再必要或不再重要的任务
      • 注意重要且紧急的任务
        • 将它们标记为每日清单中的待办事项
      • 记下你正在等待其他人反馈的任务
        • 记下他的名字和你希望收到反馈的日期
        • 这个日期会提醒你，如果到时没有收到反馈，应该进一步跟进
      • 查看高价值任务的截止日期，并在必要时进行调整
      • 为你添加到主清单和基于场景的清单中的新任务设定截止日期
      • 查看下周的日历
        • 根据可用时间创建你的每日清单
  • 技巧5：更新你的目标清单
    • 它让你有所担当
      • 当你知道想要实现的目标是什么时，你就会意识到自己做出的每一个决定都会产生影响，让你更接近目标还是离目标更远
    • 我建议为清单中的每项任务设定一个具体目标
      • 这样做的目的就是给自己一种行动的驱动力
        • 当你知道完成某项特定任务是为了什么，并且这一目的与你最终想要达成的计划一致时，你就会变得专注，把它当作最高优先级事件去处理
      • 1979年，哈佛大学MBA课程的毕业生被问及是否写下了自己的目标
        • 84%的人承认他们没有具体的目标
        • 13%的人称他们有目标，但没有写下来
        • 只有3%的人写下了他们的目标以及实现目标的计划
        • 1989年，采访者对这群毕业生进行了随访。他们注意到两个非同寻常的现象
      • 第一，有目标的那13%的人比没有目标的那84%的人挣得多
        • 第二，写下目标的3%的人收入是没有写下目标的97%的人的10倍
    • 在每个月末留出30分钟来跟踪你的进度并重新评估目标是否已经改变
      • 如果有改变，就更新相应的记录
  • 技巧6：避免在方法论上犹豫不决
    • 避免在方法论上犹豫不决
      • 尝试不同的方法很重要，以确定哪些方法能与你的工作方式相辅相成
        • 这是确定哪些方法能与你的工作方式相辅相成的唯一路径
        • 这也是发现可以把哪些新战术加入已有任务系统的好办法
      • 任务管理系统容易令人困在方法本身中，应关注提高效率，从而使生活更轻松
        • 我们可能过分把焦点放在了方法论上，它们本来是用于管理时间和提升效率的，最后却产生了负面影响
        • 使用任何任务管理法（包括你的待办事项清单系统）的目的，都是帮助你按时完成恰当的工作
      • 待办事项清单法能够为你提供帮助，它要帮你完成重要的事情，使你更接近目标
        • 它要帮你完成重要的事情，使你更接近目标，而不是掌控你的生活
      • 不要因为忘记了任务管理法本身的目的而困在方法论的误区中，应随着需求的变化，修改待办事项清单系统的各个方面
        • 当你发现更好、更有效的工作方式时，就更新你的管理方法
      • 待办事项清单系统是用来协助你的，而不是用来控制你的
  • 技巧7：构建适合你的系统
    • 构建适合你的办事项清单系统
      • 有效系统的基本要素具有普遍价值，其他方面则不那么重要
        • 你可以根据自己的需求修改或替换那些不重要的内容
      • 最终制定的方法应该依照你的工作流程和环境而定
        • 你的待办事项清单系统应该符合你的工作流程和环境
    • 每个人都有自己的待办事项清单系统，因为每个人的情况、工作流程、偏好和倾向都是不同的
      • 你最终设计的方法可能和我使用的截然不同
  • 技巧8：保持一致
    • 第一个挑战是，保持一致性需要你改变习惯
      • 制订计划和规则时，我们大多数人倾向于保留过度的自由
      • 我们需要养成定期采取行动的习惯，而这并不是一下子就能适应过来的
    • 一两天的懈怠可能会产生雪球效应
      • 一旦你跳过某一天的任务，就更容易跳过接下来的每一天
  • 从“高效”轨道上掉下来怎么办
    • 保持系统顺利运行一方面需要养成新的习惯并持续地遵从，另一方面也需要有复原力且守规则
    • 关键在于，在摔倒之后你选择了做什么事情
• 书籍信息
  • 作者: [美]达蒙·扎哈里亚德斯
    • 效率和时间管理专家，广受欢迎的时间管理网站的创办者
  • 副标题：聪明人的无压时间管理手册
  • 出版社: 机械工业出版社
  • 出版年: 2019-10
  • 相关书籍推荐
    • 《清单革命》
    • 《时间投资法》
    • 《搞定：无压工作的艺术》
• 前言
  • 缺乏合适的任务管理方法，我们的生活很容易失控
    • 面对许多接近截止日期的重要项目，我们的压力将一路飙升
    • 与此同时，新任务不断涌入，抢占着我们的注意力资源
      • 我们将会感到不知所措，因为清单已经超出了我们能力可及的范围
  • “尽快行动”才是最重要的
• 第1章 待办事项清单：你需要用它做什么
  • 待办事项清单可以帮助你掌控工作进程
    • 它会告诉你需要做什么，以及什么可以放在后面做
  • 待办事项清单可以确保你在正确的时间处理正确的任务
    • 你能筛选出紧急任务，并在时间允许的情况下完成那些不太紧急的任务
  • 待办事项清单将避免浪费宝贵的时间去处理"看上去的危机"
    • 清单将使你根据项目的紧急程度来明确目前需要处理的工作是什么
  • 待办事项清单将帮助你在更短的时间内完成尽可能多的工作
    • 你将完成那些真正要做的事
  • 待办事项清单将大大减轻你的压力
    • 你不至于错过任务的截止日期，也就不会因此经历持续的、令人不快的压力
  • 待办事项清单将提高你的注意力
    • 你将知道哪些任务优先于其他任务，哪些任务值得你立即投入时间和精力
  • 待办事项清单将消除拖延任务造成的挫败感和内疚感
    • 它将帮助你更聪明地工作，并让你设立更长期和宏大的目标
• 第2章 生产率悖论：待办事项清单如何阻碍你的成功
  • 待办事项清单的无效性
    • 超过40％的任务从未完成
    • 这意味着将近一半的任务被转移到了第二天，无限期推迟或完全丢弃
  • 许多人的清单未能指定单项任务完成所需的时间
    • 待办事项清单最根本的用途是规划我们的时间，为我们的任务排出优先级，但许多人在使用的时候并没有解决这方面的问题
  • 待办事项清单的长度问题
    • 任务负担过重会带给我们过多的压力
    • 连我们自己也清楚地意识到，完成清单中的每个项目是近乎不可能的
  • 待办事项清单与效率的关系
    • 许多人是在没有清楚掌握自己的日程安排和时间可用性的情况下处理任务的
    • 41％的任务未完成
      • 这意味着如果通过任务完成率来衡量我们的效率，那么许多人使用待办事项清单并没有太多有意义的收获
  • 生产率悖论的定义
    • 我们期待创建待办事项清单以帮助我们组织任务、管理时间并完成工作
      • 但如果我们错误地理解了待办事项清单的内涵，依赖于错误构思的任务管理法，便会在无意中破坏创建的清单
    • 这样做无疑会损害我们的效率。我们最终获得的成就将会更少而不是更多
• 第3章 为什么你没能完成待办事项清单
  • 你误解了待办事项清单的目的
    • 待办事项清单主要是帮助你组织任务和项目，并突出最重要的内容
    • 其实不然
      • 一份可靠的清单会将你的注意力吸引到真正要做的工作上，防止你转向那些不太重要的项目
    • 其实不然
      • 一份可靠的清单会将你的注意力吸引到真正要做的工作上，防止你转向那些不太重要的项目
    • 待办事项清单不应该成为确保你完成所有工作（尤其是那些琐碎不重要的事）的工具，它需要做的是确保你完成那些真正要做的事情
  • 你忽略了设定截止日期
    • 没有截止日期的待办事项清单只能被称为愿望清单
      • 没有最后期限，我们就会无所作为
    • 截止日期不只是强加紧迫感，它能帮助我们根据完成任务和项目所需的时间来确定任务和项目的优先级
      • 另外，它也会刺激我们去行动
    • 截止日期还有助于我们决定在何时花费有限的时间和精力
    • 在目标和任务之间做出取舍，把自己有限的时间和精力，投入到真正重要符合自己长远目标的事情上
    • 截止日期有助于我们去思考和规划，根据需要完成的目标，在任务之间进行选择
    • 帕金森定律：“工作总是会令你忙到你的时间不够用为止。”
  • 你的清单充满了变数
    • 如果我们拥有的选择越多，那么在这些选择之间做出决定的能力就越差，我们所面临的焦虑就越多
  • 你未曾意识到为任务添加场景
    • 任务被写下来，但是关于完成它所需的时间、优先级以及它在完成某件事的过程中所起的作用，你未做任何标示
  • 待办事项清单掌握程度：自我测评
    • 你是否了解待办事项清单在任务管理方法中的主要用途
    • 你是否为每个待办事项设定了一个截止日期（某个具体的日期，而不是“月末”）
    • 你是否将待办事项清单中的项目数限制为10个
      • （如果是这样，给自己3分）
      • 你是否将数量限制为7个？（如果是这样，给自己5分）
    • 你是否在创建待办事项清单时尽可能减少未知变数，并关注完成每项任务所需的时间以及每项任务的优先级
      • 举例：你是否列出了一项3分钟的任务，而其他任务需要3个小时？你是否给任务标注了“A”优先级和“C”优先级
    • 你的待办事项清单是否限定了那些要耗费精力进行选择的任务的范围
    • 你是否给出每个待办事项的具体情况，来判断它是高价值还是低价值的任务，以及相关时间规划
    • 你是否具体地定义任务而非宽泛地描述，以便快速确定何时能完成它
    • 你是否将每项任务与特定目标相关联
  • 消极情绪如何影响你的工作效率
    • 清单会帮助你根据重要性和优先级组织任务，并确定你要在有限的时间内完成哪些任务
    • 而如果你一直在消极情绪中挣扎，就不可能有效地做到这一点
• 第4章 最常用的待办事项清单法
  • “任务+开始日期+截止日期”清单
    • 随意的处理可能会抹杀掉我们的工作效率，因为我们很有可能在错误的时间完成错误的任务
  • “3+2”法
    • 每天，你需选出要处理的5项任务
      • 或者更好的方法是，你在前一天晚上选择它们
      • 大任务通常设定为一两个小时才能完成，小任务则是用30分钟或更短时间就能完成的
    • 就个人而言，如果使用“3+2”法，我会这样做：把想到的每个项目写到主清单中
      • 我会具体确定每个项目的范围，并设定具体目标
      • 我将设定截止日期并添加任务的详细信息
      • 每天晚上，我会为第二天选择三项大任务和两项小任务
  • 3-MIT法
    • 顾名思义，你可以在一天中选择并集中于3个高优先级的任务
      • 无论发生什么，你必须完成这三件事
    • 如果你正在拖延症中挣扎，经常被分心所困扰并且缺乏动力，那么开放式的任务管理方法并不是好的解决方案
      • 规则明确且自由度较低的结构化方法可能更有用
    • 每天只关注少量几个MIT是一种实用的想法
      • 你可以把这个想法融合进自己的任务管理法中，作为设计清单的一部分
  • GTD法
    • GTD试图将这些思绪从大脑中赶出去，放进清单里面，它让每个项目都变成可操作的
      • 当我们把项目写进主清单中时，要花时间根据项目的具体场景组织它们
      • 我们需要做的是创建多份清单并将项目放在它们所属的位置，同时每周进行一次回顾，以保持我们处理的是那些最重要的事
    • 第二，它根据重要性将任务分离
      • GTD的一部分涉及创建“下一步行动”（next action）清单和“以后再说”（someday/maybe）清单
      • 这两者都很有用：前者鼓励你继续推进重要工作，后者允许你捕捉可能具有价值的想法（当然，在确定这个想法的价值之前，你需要更仔细地进行考虑）
    • 第三，GTD建议每周进行一次回顾
      • 虽然为项目提供了情景并将它们放在清单之中，但你并没能将它们与特定目标联系起来
      • 用任务管理来与惰性斗争的人需要更多的限制选择条件，而不是高自由度
  • 根据期望的结果确定任务
    • 我们努力的唯一理由是，这样做会让某个目标更可能实现
    • 在运用待办事项清单的时候，让我们想想“内在动机”会带来什么影响
    • 完成每日清单的最简单方法是为清单上的每个项目指定“原因”
      • 你要知道该项目存在于清单中的原因，确定为什么要完成它，然后在任务旁边写下原因
    • 仅仅在脑子里记住要做某件事的原因是不够的，你必须写下来，这样做会使任务具体化
      • 写下来的理由比在脑子里忽隐忽现的理由更可靠
• 第5章 如何创建完美的待办事项清单
  • 待办事项清单的重要性
    • 大多数人都低估了清单的重要性，低估了它可能给工作效率带来的提升空间
    • 在阅读这章内容时，我鼓励你去"重新发现"清单，仔细体会在日常工作进程中，它有多么重要
    • 有效的任务管理方法不仅可以帮助你推进工作流程，还可以帮你协调日常生活
  • 第1步：从任务中分离出当前任务从任务中分离出当前任务
    • 使用"当前任务"清单来决定如何分配每天的时间和注意力
      • "当前任务"清单记录的必须是当天要完成的待办事项
    • 使用"未来任务"清单来跟踪需要你关注的所有项目
      • 在工作时间内，你不会使用此清单，但在一天结束时，你可以参考它来创建第二天的清单
    • 分离当前任务和未来任务可以帮助你实现显著的跨越
      • 从被大量任务压到不堪重负转变为能够按时完成高价值工作
    • "当前任务"清单的范围有限，这将减轻你的压力并消除强烈的焦虑感
      • 它的范围有限，只携带那天要完成的物品
    • 完成每日清单是可实现的，它将激励你不断把任务从清单中删除
      • 你会感到度过的一天是成功且高效的
  • 第2步：根据期望的结果确定任务
    • 确定任务的原因和期望的结果
      • 为清单上的每个项目指定"原因"
        • 你要知道该项目存在于清单中的原因，确定为什么要完成它
    • 写下任务的原因，使任务具体化
      • 写下来的理由比在脑子里忽隐忽现的理由更可靠
    • 将任务与特定结果联系到一起，感到更有必要完成这项任务
      • 当你将任务与特定结果联系到一起时，会感到更有必要完成这项任务。采取行动将意味着你希望实现自己的目标（而它对你来说是重要的）
  • 第3步：将项目分解为单个任务
    • 将项目分解为单个任务的重要性
      • 完成任何项目的方法都是先将其分解为各个组成任务
        • 完成了项目所需的各项子任务，这个项目自然就向前推进了
      • 当我们面对一个大型项目时，我们很难知道从哪里开始，这时分心自然就占了主导地位
        • 许多待办任务在一天结束时仍未完成，因为它们是真正意义上的"大"项目
        • 如果我们不花时间将项目分解为更小、更易于管理的部分，那么这种"驱动力丧失"将日复一日地上演
    • 如何将项目分解为单个任务
      • 将项目细分为较小的任务，每项任务都有重点，并且可以在更短的时间内完成
        • 例如，将"打扫房屋"分解为"洗碗"、"清洁厨房台面"、"用拖把清理厨房地板"、"清理楼下的浴室"、"清理楼上的浴室"、"吸地板的尘土"、"打扫其他地方的灰尘"
      • 任务之间也是相互独立的，你无须按任何特定顺序处理它们
        • 这使你可以灵活安排完成任务的时间
    • 分解任务的好处
      • 使项目看起来更可行，允许你根据优先级和价值将有限的时间和注意力集中在特定任务上
        • 举例：洗碗可能是一项高优先级的任务，需要你立即关注。同时，吸地板的尘土推迟到明天也没有问题
      • 确保清单中仅有可操作的任务，而不是大型项目
        • 如果一个项目需要多个动作，那么这个项目自然可以（而且也应该）被分解成小任务
  • 第4步：设定每个任务的截止日期
    • 设定截止日期的重要性
      • 截止日期帮助我们集中时间和精力在重要任务上
        • 研究结果显示，截止日期可以提升我们的表现
      • 设定截止日期可以提高我们的工作效率，促使我们完成重要的工作
        • 最终，设定每项任务的截止日期提高了我们的工作效率
    • 如何设定截止日期
      • 确保每个截止日期都是可实现的
        • 为任务设定不可能的截止日期没有任何好处
    • 思考每个截止日期被这样安排的理由
      • 举例
        • 假设现在是夏季，你的孩子需要进行牙科检查
        • 你可能希望在8月31日之前预约牙医，以确保在孩子返回学校之前完成检查
    • 给自己预留的时间应少于你认为需要的时间
      • 我们倾向于预留过多时间来完成工作
      • 你会发现，缩小时间区间可以提高注意力，从而提高工作效率
    • 设定截止日期的策略
      • 紧迫感需要人为制造
        • 如果没有设定截止日期的具体事由（也就是说，日期是任意选择的），那么你采取行动的驱动力也就会减少
      • 期待将截止日期应用于主清单的每个项目中
        • 它会帮助你避免分心，并为你提供推进重要工作所需的动力、灵感和精力
  • 第5步：将当前任务的数量限制为7个
    • 待办事项清单的问题和限制任务数量的原因
      • 待办事项清单最常见的问题之一是它们太长了
        • 使用者从少数任务开始，最后总是增加到几十个
      • 将每日清单中的任务数限制为7个是一个可管理的数字
        • 假设所有任务都用不了几个小时就能完成，那么你可以在一天结束时再浏览整个清单
    • "3+2"法和"1-3-5"法的作用
      • "3+2"法和"1-3-5"法都限制了每日清单中显示的任务数量
        • 两种形式的限制都使任务管理变得更精简
        • 它们使清单变得简短，所以你可以每天完整地过一遍任务清单，而避免了那种令人喘不过气的失败感和自我负责感
    • 微任务的问题和"批处理清单"的建议
      • 微任务可能导致清单增长到几十项任务
        • 整理邮件、检查语音信箱、整理邮件、开始洗衣服、预订晚餐、订阅时事资讯、给某人回电话、在Wordpress博客中添加插件、整理桌面等都是"微任务"
      • 在关键任务之外，建议保留一个"批处理清单"
        • "整理邮件"这样的微任务不应该是日常待办事项清单中的7项关键任务
  • 第6步：按项目、类型和地点组织任务按项目、类型和地点组织任务
    • 为每个项目、每种类型和每个地点创建一份单独的清单
      • 举例：以下项目将各自有一份清单（按项目分）：写一本书、厨房改造计划、买一辆车
      • 以下类型的任务也应各自有一份清单（按类型分）：分析工作、创造性工作、无意识的重复工作
      • 同样，可以按照处理任务的地点分类：在办公室、在家、在路上
    • 任务的具体说明是待办事项清单的重要组成部分
      • 它确定了完成项目所需的时间，提醒你完成它们的原因，鼓励你专注完成根据自己目标设定的具有最高优先级的任务
    • 某些任务可以分配到多份清单中，而且这样做常常会有好处
      • 举例："编写第1章的初稿"任务可以在"写一本书"项目下找到，那么你就没必要再针对项目进行颜色编码了。但你可以使用彩色笔分配地点和活动类型：红色可以表示"在家"，蓝色可以表示"创造性工作"
      • 如果你在纸上创建待办事项清单，将任务分配到多份清单中可能会有问题
        • 一种解决方案是用颜色来"编码"任务
      • 当然，这是一个不完美的解决方案，更好的方法是使用在线工具
        • 举例：Todoist。它提供了标注和标记功能以及多种颜色，可以轻松地按多个情景组织待办事项
    • 为高优先级、高价值的待办事项保留单独的清单
      • 有些人将此称为HIT(high-impact task）清单或高影响力任务清单
      • 就个人而言，我认为HIT清单是没必要的，因为我已经为各清单中的每个项目分配优先级，那么就无须再为高影响力项目创建其他清单。这会阻碍我的工作而不是提高效率
      • 但如果你发现HIT清单有助于工作流程，你也可以尝试这种做法
        • 请记住，我们的目标是创建一个适合你的任务管理方法
  • 第7步："修剪"多余的任务清单
    • "修剪"多余的任务清单的重要性
      • 修剪清单可以帮助你控制它，更轻松地识别重要项目及与其相关的任务
        • 当不相关的项目被删除或从清单中划掉时，任务管理也就变得更简单了
      • 修剪也可以提高效率，将主清单的内容限制为推进你最重要工作的任务
        • 你不会浪费宝贵的时间和精力去做非必要的工作
    • 判断任务是否应删除的标准
      • 愿望通常被表述为项目，而不是可操作的任务，应将其从主清单中删除
        • 举例：你可能希望"改造厨房",也可能希望"明年夏天带家人去考艾岛（Kauai)"
      • 含义不明确的任务是指缺乏细节和背景的任务，应重新评估任务价值
        • 举例："给约翰打电话"，但为什么需要给约翰打电话？这样做将如何推动你的工作向前发展
      • 琐碎的任务，删除这类任务不会对你的计划产生影响
        • 它们更像是随机出现的事件，突然从脑海中浮出来并在遗忘前被及时记录了下来
      • 下定决心去做什么，这只是一种承诺，应将其放在单独的"生活方式目标"清单中
        • 举例：你可能会下定决心去"运动""减肥"或"学习西班牙语"
    • 定期修剪任务清单的效果
      • 定期删除不必要的任务，保持清单的整洁，让清单上的任务都指向特定的目的
        • 通过定期修剪，你能够更轻松地识别日常待办事项清单中的重要任务
      • 在无关紧要的项目上花更少时间，从而大大提高工作效率
  • 第8步：估算完成每项任务所需的时间
    • 估算完成每项任务所需的时间的重要性
      • 估算完成每项任务所需的时间可以帮助我们创建近乎完美的待办事项清单，避免让自己背负着需要延续到第二天的任务
      • 估算错误会导致我们无法完成待办事项清单，或者在一天结束时发现被无边无际的任务吞没而陷入沮丧
    • 如何估算完成任务所需的时间
      • 需要知道执行这项任务需要用到什么，通常包括使用的工具、需要的信息和来自其他人的不确定因素
      • 假设清单中的任务之一是"为老板做出应收账款报告"，为了完成报告，你可能需要从公司的销售部门获得数据，也可能还需要参考上周的应收账款和现金流量表
      • 检查主清单并确定每个项目的估算时间，需要15分钟还是3个小时
        • 无论多少时间，都请在任务旁记下估算值
      • 你需要抵制"能力高估"的诱惑，我们应该注意到这样一种倾向，就是我们往往对完成工作的能力估计得过于乐观，而低估了需要消耗的时间
      • 根据你需要的资源（包括来自其他人的不确定因素）以及你可能遇到的挑战，提出实际估算
      • 如果你熟悉该任务、了解所需的资源以及完成该任务所需的时间，通常就能确定合理、准确的估算值
        • 如果你不熟悉该任务，那么请与过去参与其中的人聊聊，询问别人通常需要花费多少时间
    • 如何处理预估时间与实际情况的差异
      • 我们倾向于乐观估计，从而低估完成任务所需的时间，但同时我们也倾向于给自己太多时间来完成任务
      • 以修剪草坪为例，假设真实的完成时间是45分钟
        • 在乐观的情况下，我们说服自己，可以在30分钟内完成这项工作。但因为没有紧迫感，我们会给自己留出1.5个小时
      • 在为待办事项分配预估时间时，请牢记帕金森定律，它会帮助你减少完成任务的时间
        • 虽然你可以在45分钟内修剪完草坪，但如果你允许自己花很多时间，你就真的需要用1.5个小时
  • 第9步：使用主动动词引导每项任务
    • 使用主动动词引导任务的重要性
      • 动词能触发大脑中某个部分，促使我们专注于完成任务
        • 当你使用动词表达时，任务就会立刻生效
      • 动词能将清单中的文字变为可操作的任务
        • 动词直接定义了我们要做的具体事项
    • 如何选择恰当的动词
      • 选择定义任务的精确动词是有价值的，秘诀在于具体
        • 你会给鲍勃打电话，还是给他发电子邮件
        • 你会给他发短信，还是顺便去他的办公室
      • 正确的动词会激励你采取行动；错误的动词则恰恰相反
        • "探索""计划"和"了解"这样的动词就很不具体，不如"研究""写大纲""打电话"这类动词有效
    • 使用主动动词引导任务的效果
      • 使用正确的动词描述任务将激励你采取行动
        • 你不会受到干扰，也不太可能拖延，因为你明确知道自己需要做什么
      • 你会更快地完成日常待办事项清单，在更短的时间内完成更多工作
  • 第10步：注意哪些任务会受到他人的影响
    • 注意哪些任务会受到他人的影响
      • 创建一份独立的"等待清单"("Waiting for"List)，用来记录你等待某人采取行动的每项任务
      • 在每条待办事项旁边写一个简短的笔记，说明你需要的信息类型（如电子邮件、电话、报告、电子表格等）、格式，以及你希望对方交付的日期
      • 如果你未及时收到对方的意见，预计的交付日期将提示你跟进他的进度
      • 这种方法将帮助你设定对他人的预期，并让他们对所需交付的成果负责
      • 对于那些需要依靠其他人行动的工作流程，这一点至关重要
    • 大多数人都忽视了这一步，没有去记录是否需要其他方面的信息或者会受到他人的影响
      • 如果你正在完成的任务需要依靠其他人，那么缺少这方面的考虑将毁掉估计任务完成时间的准确性
      • 这样会使你最终浪费宝贵的时间等待其他人采取行动，而在事务安排上处于尴尬的境地
      • 这当然会限制你完成工作的能力，严重影响工作效率