PDCA循环：有效控制管理过程和工作质量的工具

这是一篇关于PDCA循环：有效控制管理过程和工作质量的工具的思维导图，主要内容包括：5. 相关工具，4. 实例分析，3. 特点，2. 应用分析，1. 概念含义。

PDCA循环：有效控制管理过程和工作质量的工具

• 项目 跟踪情况 要因确认 准备不充分 跟踪6单，出现无专色油墨、版房发版有误等情况 是 工单安排不合理，换色洗车次数多 查阅一周记录，中途因更换色序、专色油墨等洗车5次 否 上版调试速度慢 跟踪7单，平均用时1小时 是 校样签字时间长 联系品管人员签字，平均用时45分钟 是 其他 未发现异常 否
• 1. 概念含义
  • 1.1. 产生来源
    • PDCA循环作为科学的工作程序，最早由美国贝尔实验室的休哈特（Walter Shewhart）博士于20世纪30年代提出，后经戴明（Edwards Deming）博士在日本推广应用，因此也称为“戴明环”。PDCA循环不仅用于产品质量控制，还能有效控制工作质量和管理质量。
  • 1.2. 基本含义
    • PDCA是计划（Plan）、实施（Do）、检查（Check）、调整（Action）的首字母组合，具体含义如下：
    • 计划阶段（P）
      • 确定方针和目标：明确工作的方向和预期结果。
      • 制定活动计划：包括具体的步骤、资源分配、时间安排等。
    • 实施阶段（D）
      • 执行计划内容：将制定好的计划和措施付诸实践。
    • 检查阶段（C）
      • 总结执行结果：对比计划目标，检查计划执行的情况，评估效果。
    • 调整阶段（A）
      • 处理经验教训：成功的经验加以肯定并标准化，失败的教训加以总结，避免再次发生。
      • 转入下一个循环：将未解决的问题作为下一阶段的计划目标。
    • PDCA循环是有效进行任何一项工作的合乎逻辑的工作程序，在质量管理中得到广泛应用，因其周而复始的特点，被称为质量管理的基本方法。 【图1：PDCA基本循环图】展示了PDCA循环的基本模型，四个阶段依次循环，不断推动工作的改进和提升。
• 2. 应用分析
  • 2.1. 四个阶段
    • 计划阶段（P）
      • 制定管理项目和措施方案：确定质量目标、活动计划，包括分析现状、找出问题、分析原因、确定主要原因、制定技术组织措施方案等工作内容。
      • 具体工作内容
        • 分析现状：找出存在的质量问题，明确问题的表现、范围和严重程度。
        • 分析原因：运用科学方法，如头脑风暴法，找出导致问题产生的各种原因和影响因素。
        • 找出主要原因：通过对各种原因的分析和筛选，找出影响质量的主要原因，为制定措施提供依据。
        • 制定措施计划：针对主要原因，制定具体的技术组织措施方案，明确措施的执行计划、预计效果、执行者、时间进度、地点和完成方法等。
    • 实施阶段（D）
      • 执行计划和措施：将制定好的计划和措施具体实施和执行，确保各项工作按计划进行。
    • 检查阶段（C）
      • 对比目标检查效果：把执行的结果与预定的目标进行对比，检查计划执行的情况，评估是否达到预期的效果。
      • 总结经验教训：找出哪些工作做对了，成功的经验是什么；哪些做错了，失败的教训是什么，原因在哪里。
    • 调整阶段（A）
      • 总结经验，巩固成绩：把成功的经验肯定下来，制定标准，以便在今后的工作中遵循，防止问题再次发生。
      • 处理遗留问题：对未解决的遗留问题进行总结，分析原因，将其转入下一个管理循环，作为下一阶段的计划目标。
    • PDCA循环不是一次性的，而是周而复始地进行，一个循环结束后，解决一部分问题，未解决的问题进入下一个循环，从而实现工作的阶梯式上升。
  • 2.2. 八大步骤
    • Plan阶段
      • 步骤一：分析现状，找出问题
        • 强调要点：注重对现状的把握和发现问题的意识、能力，调查内容包括时间、地点、类型、症状，调查对象应广泛和随机，以保证调查的客观性。
      • 步骤二：分析各种问题因素或原因
        • 方法运用：运用头脑风暴法等多种科学方法，把导致问题产生的所有原因统统找出来。
        • 分析要点：原因分析必须做到集思广益和科学验证，常用的分析工具有线状图、排列图、直方图、正态概率纸、散布图、控制图等。
      • 步骤三：要因确认
        • 关键要点：区分主因和次因是有效解决问题的关键，最终确认的主要问题数量应越少越好，但要准确确认。
      • 步骤四：拟定措施、制定计划
        • 计划内容：所制定的对策要形成一个计划书，包括改进的必要性、应实现的目标、采取的措施、执行部门及人员、执行地点、完成日期等内容，即遵循“5W1H”原则。
    • Do阶段
      • 步骤五：执行措施、执行计划
        • 执行要点：高效的执行力是组织完成目标的重要环节，实施阶段包括执行、控制、调整三部分内容，调整是对工作计划进行调整，不是调整预定目标值，调整后的计划要经过审批。
    • Check阶段
      • 步骤六：检查验证、评估效果
        • 重要性：下属只做你检查的工作，不做你希望的工作，检查验证、评估效果至关重要。
        • 检查要点：运用统计技术，用大量可靠的数据说明问题，把所有的相关效果不论大小都罗列出来。
    • Action阶段
      • 步骤七：标准化，固定成绩
        • 标准化意义：标准化是维持企业管理现状不下滑，积累、沉淀经验的最好方法，是企业管理水平不断提升的基础。
        • 具体要点：对有效的措施纳入正式文件，实现标准化管理，组织相关人员培训，并建立责任制，保证措施的有效实施。
      • 步骤八：处理遗留问题
        • 问题处理：所有问题不可能在一个PDCA循环中全部解决，遗留的问题会自动转入下一个PDCA循环，对解决问题的本身进行反射性思考，总结前面的工作，寻找遗留问题。
    • 具体步骤和主要方法如下表1所示：
      • 阶段 步骤 主要方法 P 1、分析现状，找出问题 排列图、直方图、控制图 2、分析各种影响因素或原因 因果图 3、找出主要影响因素 排列图，相关图 4、针对主要原因，制定措施计划 回答“5W1H” D 5、执行、实施计划 C 6、检查计划执行结果 排列图，直方图，控制图 A 7、总结成功经验，制定相应标准 制定或修改工作规程、检查规程及其它有关规章制度 8、把未解决或新出现问题转入下一个PDCA循环
  • 2.3. 应用注意问题
    • 制定目标、标准等：应用PDCA循环首先必须制定好目标、标准、法规、程序，PDCA循环像链条一样把企业的目标、标准、法规、程序连在一起，增强企业凝聚力，提高管理工作水平。
    • 针对性：要有针对性地选择影响质量的根本性问题作为解决对象，选准目标，才能收到明显效果。
    • 期限要求：PDCA循环具有期限要求，不同管理层次的循环时间长短不同，层次越高循环周期越长，层次越低循环周期越短，有时间约束才能提高管理工作效率。
    • 奖惩兑现和原始记录：做好奖惩兑现和原始记录，奖惩兑现不及时不利于调动积极性，不利于下一循环的顺利进行，原始记录可为管理工作提供信息、为奖惩兑现提供依据，还可为领导决策和转入下一循环提供原始资料。
    • 总之，运用PDCA循环可以使管理工作更加条理化、规范化、系统化、科学化，提高企业经营管理水平。
• 3. 特点
  • 周而复始 PDCA循环不是运行一次就完结，而是不断循环的过程。一个循环结束后，解决了一部分问题，但可能还有其他问题尚未解决，或者又出现了新的问题，需要进行下一个循环，依此类推。
  • 大环带小环 如果把整个企业的工作作为一个大的PDCA循环，那么各部门、小组还有各自小的PDCA循环，大环带动小环，一级带一级，有机地构成一个运转的体系。 【图3：大环带小环运转体系】展示了大环带小环的运转体系，体现了企业管理中整体与局部的关系。
  • 阶梯式上升 PDCA循环不是在同一水平上循环，每循环一次，就解决一部分问题，取得一部分成果，工作就前进一步，水平就提高一步。到了下一次循环，又有了新的目标和内容，实现更上一层楼的提升。
  • 科学管理方法的综合应用 PDCA循环应用以QC七种工具（直方图、控制图、因果图、排列图、相关图、分层法和统计分析表）为主的统计处理方法以及工业工程（IE）中工作研究的方法，作为进行工作和发现、解决问题的工具。
• 4. 实例分析
  • 4.1. 案例：某纸箱厂PDCA循环分析
    • 背景 山东某纸箱二级厂在开发食品、医药、玻璃等包装市场方面取得良好效果，市场订单增多，纸箱需求量上升，但到秋冬旺季时，生产任务紧张，部分产品不能按期交货，市场方面出现问题。
    • PDCA循环过程
      • P阶段
        • 现状调查：印刷机组实行三班连续生产，靠加班无法解决问题，每班单机日产量需达到4500平方米才能满足市场需求，而目前平均只有4000平方米。印刷机组4人操作，每班生产品种平均为3个。
        • 原因分析：利用头脑风暴法，找出准备工作不充分、上版调试速度慢、校样签字时间长、工单安排不合理、换色洗车次数多等原因。
        • 要因确认 【表1：某纸箱厂要因确认情况】
    • 【表2：某纸箱厂针对要因制定的措施】
      • 要因 措施 用时 准备不充分 制定分工明细表，机长负责领原稿、样品，辅工负责备版、材料等 10分钟 上版调试速度慢 集中培训，提高机组人员印刷水平 15分钟 校样签字时间长 提前通知品管人员现场审核签字 15分钟 - **C阶段** - **检查目标达成情况**：PDCA循环中大环P阶段的目标是班组单机日产量4500平方米，小环P阶段的目标包括准备工作7分钟、校样签字时间平均15分钟之内达到目标，上版调试时间30分钟有所提高，但未达到预期目标值。 - **A阶段** - **标准化**：将准备工作分工明细和现场签样审核方式分别纳入工序控制标准和首件签样管理制度中。 - **遗留问题**：上版调试速度慢未达到目标值，转入下一个PDCA循环。
    • 接下来，进入下一个PDCA循环： - P2阶段 - 目标设定：15分钟完成上版调试工作，生产出首件待检产品。 - 现状调查：机长负责部分调节和审核，一辅、二辅协助完成上版等工作，存在机长任务多、版衬大小不一、片基挂版误差较大等问题。 - 计划措施：重新进行分工，机长负责前规尺寸、压力等调节和审核，二辅负责开槽尺寸并协助上版，版衬分类存放、领取，版房改进挂版技术。 - D2阶段 - 人员培训与资源调配：印刷机组重点培训二辅，提高操作技能，合理调配人力资源，版衬分类存放并利用标签标示，控制挂版套准精度。 - C2阶段 - 效果检查：分工后配合默契，上版调试时间约为15分钟，达到目标，班组单机日产量实现4600平方米。 - A2阶段 - 标准化：将机组上版分工协作纳入操作规程手册，版衬分类管理纳入6S现场管理规范，挂版套准精度纳入工艺质量考核标准。
    • PDCA循环的基本原则是“精益求精”，通过每一次循环，巩固成绩，克服缺点，实现管理水平的不断提升。
• 5. 相关工具
  • 5.1. SDCA循环
    • 5.1.1. 概念含义
      • SDCA循环是标准化维持，即“标准化、执行、检查、总结（调整）”模式，包括所有和改进过程相关的流程的更新（标准化），并使其平衡运行，然后检查过程，以确保其精确性，最后作出合理分析和调整使得过程能够满足愿望和要求。SDCA循环的目的是标准化和稳定现有的流程。 【图6：SDCA循环】展示了SDCA循环的流程，从标准制定到执行、检查和调整，不断循环以维持流程的稳定。
    • 5.1.2. 主要内容
      • 标准化
        • 标准定义：企业为提高产品质量编制出的各种质量体系文件，如规程、规定、规则、标准、要领等。
        • 标准化过程：制定标准，而后依标准付诸行动并不断完善的过程。
      • 良好标准的制定要求
        • 四大目的
          • 技术储备：保存技巧和专业技术，避免企业或组织技术、技巧和经验的流失。
          • 提高效率：通过便利性和兼容性，减少变化，降低成本。
          • 防止再发：防止问题发生，使变异最小化，不受人员变化的影响。
          • 教育训练：是企业培训的基础和根本。
        • 六个要求
          • 目标指向：标准必须针对目标，遵循标准能保证生产出相同品质的产品。
          • 显示原因和结果：如“安全地上紧螺丝”，应描述如何上紧螺丝。
          • 准确：避免使用抽象、模糊的词语，如“上紧螺丝时要小心”。
          • 数量化 - 具体：标准中应多使用图和数字，以便每个人都能以相同的方式解释标准。
          • 现实：标准必须是现实可行的，能够在实际工作中操作。
          • 修订：标准应根据需要及时修订，反映最新的操作情况。
    • 5.1.3. 运用步骤
      • 标准化（Standardization）
        • 寻找问题：召集有关员工找出与标准有差距的问题。
        • 研究现时方法：收集现时方法的数据并整理。
        • 找出原因：找出可能发生问题的原因。
      • 实行（Do）
        • 标准化及制定解决方法：依据问题找出解决方法，安排流程后立即实行。
      • 检查成效（check the result）
        • 检查效果：收集、分析、检查解决方法是否达到预期效果。
      • 制定方法（Action）
        • 制度化：当方法证明有效后，标准化为工作守则，各员工必须遵守。
        • 检讨成效并发展新目标：总结成效，制定解决其他问题的方案。
    • 5.1.4. SDCA循环与PDCA循环
      • SDCA循环与PDCA循环分别对应于企业管理工作的维持与改善两个方面，相辅相成、缺一不可。没有SDCA循环，改善成果不能得到有效巩固；没有PDCA循环，就只能坚持现有水平，不能取得突破和提高。 【图7：SDCA循环与PDCA循环】展示了两者之间的关系，通过循环推动企业管理和技术水平的持续提升。