项目小组成员运用工作分解结构（WBS）等工具列出项目任务。若已有项目的WBS，可直接使用其中的工作包。任务分解应尽可能细化，确保可由一人单独完成，且每个任务有且仅有一个交付结果，避免任务分解不彻底导致人员分工混乱。
列出参与项目管理和执行任务的个人或职能部门名称，并了解这些人员的教育背景、工作经验、性格特征以及可用于项目的工作时间等情况，以便合理分工。
以工作任务为行，执行任务的个人或部门为列，绘制相互关系矩阵图。
在矩阵图的行与列交叉处，用字母、符号或数字表示任务与执行者在项目管理中的角色和职责。任务执行者在项目管理中常见的三种角色和职责为：A—直接责任或参与（用字母表示为R——直接责任，I——参与）。
检查个人、部门或人员的任务分配是否均衡、适当，查看是否存在过度分配或分配不当的情况，如有需要则进一步调整和优化。
与项目成员沟通责任矩阵，确保每个人清楚自己在项目中的任务和要求，明确各自的角色和责任，获取他们对任务的承诺，以保障项目各项任务顺利完成。
与相关职能部门经理沟通责任矩阵，让他们了解部门人员在项目中承担的工作任务和职责，以及项目对这些任务的要求，争取职能部门的最大支持。
必要时，将责任矩阵与客户沟通，获得客户的认可和确认。
