办公事务管理

行政、文秘岗位必备的思维导图！一图整理办公事务管理中行政工作操作指南，希望对你有所帮助哦，喜欢请点赞收藏！

办公事务管理

• 工作目标与工作事项描述
  • 办公事务管理的工作目标
    • 及时处理日常办公事务，不断提高办公事务工作效率
      • 目标
      • 办公费用管理
        • 进行办公费用预算
        • 办公费用申请和拨付
        • 办公费用控制和管理
      • 公关接待管理
        • 制定公关接待制度
        • 展开公关接待活动
        • 完善公关接待制度
      • 会议事务管理
        • 制定会议管理制度
        • 组织各类会议召开
        • 完善会议管理制度
      • 印章与证照管理
        • 设置印章使用权限和规范
        • 进行印章使用和维护
        • 实施印章报废和更新
        • 证照使用、审查和保管
  • 达成目标的四个工作事项
    • 办公费用管理
    • 公关接待管理
    • 会议事务管理
    • 印章与证照管理
• 办公费用管理工作事项细化执行
  • 知识准备
    • 办公费用构成
      • 差旅费、办公用品费、水电费、取暖费、邮电费、行政设备维修费
      • 应用好管理业务费
      • 明晰各类账目，实施专项管理
      • 勤俭节约，认真做好节支工作
    • 办公费用管理内容
      • 编制费用预算，报请企业领导批准，形成正是预算
      • 申领办公费用。部门在申请领取经费时，应根据所批准的经费年度预算编制季度用款计划，并报呈上级领导
      • 拨付办公费用。上级领导应根据各部门的季度用款计划、上月的会计报表及各部门的业务和资金结存情况予以拨款，并按月拨付，但不许办理超出预算计划的拨款
      • 办公费用账目管理。领取拨款后，应按资金的性质分别设立“经费存款”和“其他存款”账目。其中“经费存款”是办理预算资金结算的账目，“其他存款”是办理预算外资金结算的账目。
  • 工作模板
    • 办公费用报销规定模板
    • 接待费用管理细则模板
  • 工具表单
    • 办公费用计划表
    • 办公费用申请单
    • 通信费用申请单
    • 外勤费用报销单
    • 车辆费用报销单
    • 招待费用报销单
  • 工作流程
    • 办公费用预算工作流程
      • 开始
      • 行政部根据上年度办公费用情况编制年度办公费用预算计划
      • 财务部和其他部门针对预算计划提出意见和建议
      • 主管副总和公司总经理对预算计划进行审核、审批
      • 行政部根据获准的年度办公费用预算计划编制季、月度计划
      • 行政部征求其他部门的意见并完善季、月度预算计划
      • 主管副总审核季、月度计划
      • 财务部根据审核通过的季、月度计划拨发办公费用
      • 行政部按照年、季、月度计划使用办公费用
      • 行政部根据实际情况提出预算经费调查方案
      • 主管副总和总经理审核、审批行政部预算调整方案
      • 财务部根据获准的调整方案追加拨款
      • 财务部定期对办公费用的使用进行审查
      • 行政部定期提交办公费用使用情况报告并进行资料汇总、归档
      • 结束
    • 办公费用使用工作流程
      • 开始
      • 行政部根据预算计划确定各项花费额
      • 各部门发生办公费用
      • 各部门提出费用报销申请或物资发放申请
      • 行政部根据预算对各部门办公费用给予报销或发放行政物资
      • 行政部编制办公费用统计台账
      • 财务部审核财务台账
      • 人力资源部对办公费用使用情况进行考核
      • 人力资源部汇总并上报审核结果
      • 主管副总和总经理审核、审批绩效考核情况
      • 财务部根据考核结果优化办公费用控制程序
      • 行政部汇总费用控制资料并及时归档
      • 结束
    • 办公费用控制工作流程
      • 开始
      • 行政部下达年度办公费用开支计划
      • 行政部分解办公费用支出指标，并下达给各部门
      • 各职能部门依据年度办公费用开支计划生产费用
      • 计划范围内的报销单据由财务总监审批后交财务核销
      • 计划范围外的费用报销递交给总经理审批，审批通过后交财务部报销，未获批准的交发生费用的部门处理
      • 各职能部门登记部门办公费用台账
      • 行政部门分门别类地建立办公费用台账，并及时登记
      • 行政部汇总办公费用开支数据，并进行对账
      • 编制办公费用控制分析报告并报财务总监审核
      • 结束
    • 接待费用管理工作流程
      • 开始
      • 接待人员根据接待对象确定接待标准
      • 根据接待标准填写“接待费用预支申请单”，并报主管领导审批
      • 行政部编制接待过程各项费用项目的费用计划
      • 财务部根据“接待费用预支申请单”，如在费用额度范围内，则批准
      • 接待人员根据实际发生的费用支出填写“接待费用报销单”，递交总经理审批
      • 如超支，则需总经理审批，如预支超过实际发生，则由申请人交回余款
    • 出差费用管理工作流程
      • 开始
      • 员工填写“出差申请单”并递交部门负责人审核
      • 部门负责人审核通过后，交总经理审批
      • 出差员工再递交“费用借支申请单”
      • 行政部进行费用核对，确定费用款项，并递交总经理审批
      • 财务部审查复核，并办理借支手续
      • 员工保留出差期间产生的费用凭证
      • 员工出差回来递交报销申请
      • 财务部审核报销凭证，并递交总经理审批
      • 总经理审批通过后，财务部办理报销手续，并登记台账
      • 结束
• 公关接待管理工作细化执行
  • 知识准备
    • 应接电话
    • 来访接待
    • 外出访问
    • 企业宣传
  • 工作模板
  • 工具表单
  • 工作流程
• 会议管理工作细化执行
  • 知识准备
  • 工作模板
  • 工具表单
  • 工作流程
• 印章与证照管理工作细化执行
  • 知识准备
  • 工作模板
  • 工具表单
  • 工作流程