项目管理03讲·制定计划

项目管理03讲·制定计划的思维导图，内容是为什么要做计划及计划怎么做？怎么做一份重点清晰的计划？怎么和团队共识计划？怎么在计划阶段识别风险？

03讲·制定计划

• 为什么要做计划及计划怎么做
  • 有没有提前做好计划，很大程度上决定了一件事的成败
  • 很多执行过程出现的问题，不是人的问题，而是做计划时出现了问题
    • 计划做不好，要么进度失控，要么目标失焦
    • 更严重的是，这会导致项目经理的信用破产
  • 好计划的三个特征
    • 有侧重
      • 用有限的资源把事儿办成
      • 不要着急深入细节
      • 用三步法，逐步定义出项目的关键任务
    • 能共识
      • 团队成员能围绕目标步调一致地开展工作
      • 把握住项目第一个关键里程碑，开好开工会
      • 通过会议“透明化”，共识项目的意义和沟通计划
    • 反脆弱
      • 提前为应对风险做好准备
      • 在关键路径上设计冗余，资源层面做好应急储备
      • “事前验尸”，心理层面做好储备，提前对恐惧脱敏
  • 世上没有完美的计划，要随时准备好拥抱变化
  • 比计划更重要的，是做计划的过程
• 怎么做一份重点清晰的计划
  • 预演终局
    • 本质：拆目标
    • 知道计划要围绕哪些点展开
    • 知道手头的资源要向哪里集中
    • 核心维度
      • 1.项目最终的目标是什么？
      • 2.目标达成的关键指标是什么？
      • 3.手头有哪些资源，还缺哪些资源？
  • 分解任务
    • 把目标拆成具体的任务
      • 有交付物
      • 有完成的期限和标准
      • 强调写作关系
    • 按挑战拆
      • 分析存在困难点
      • 克服存在困难点
      • 目标达成
    • 按交付物拆
      • 1.众人可见
      • 2.有共识的价值
      • 3.服务于目标
      • 4.自己能带走
    • 分解后的任务，能由项目成员独立闭环完成，即为好分解
    • 分解后的任务，具体交付物要对应到具体的人，才叫拆完
  • 设里程碑
    • 定义：设置分阶段的验收点，降低进度管理上的风险
      • 提供一个节点，让所有人知道项目进度
    • 做法：做计划时，定义出项目过程中的阶段目标或关键交付物
      • 在阶段目标之间，根据需要设置活动如检查、评审等
      • 及时进行纠偏，确保项目始终跑在规划的节奏里
    • 里程碑本质上是项目计划中的“节拍器”
      • 节拍打得好，项目成功的概率就会大得多
      • 设置好之后，要将里程碑的压力传递到项目成员身上
  • 做计划，就是盘清资源家底、合理配置资源的过程——罗振宇
• 怎么和团队共识计划
  • 开工会，kick-off meeting
    • 项目背景
      • 为什么要干这件事？
      • 对公司的意义是什么？
      • 对社会的价值是什么？
    • 项目团队
      • 怎么分工？
      • 未来怎么协调？
    • 实施方案
      • 计划怎么把这个项目干成？
      • 有哪些关键交付物，哪些里程碑？
      • 干成这件事还需要哪些支持？
    • 项目治理
      • 项目推进过程遇到问题怎么解决？
      • 项目可能存在哪些风险？
      • 做哪些事可以降低风险发生的概率？
      • 怎么和相关方进行沟通？频次、形式？
    • 快速启动
      • 接下来2周怎么干活？
    • 要想开工会有“营养”，一定要把计划落下来变“实”
      • 1.意义变实
        • 人是被意义驱动的
        • 一定要请领导参会，把意义变实
        • 或请领域权威参会，把意义变实
        • 如果人到不了场，就请一个“信物”
      • 2.承诺变实
        • 承诺一致性：人的潜意识会有言行一致的倾向
        • 让对方自己认可并承诺职责，真实地把任务分配到位
        • 承诺信息应包含的要点
          • ①任务内容
          • ②交付时间
          • ③里程碑
          • ④具体的团队负责人
          • ⑤执行计划
      • 3.规矩变实
        • 规矩1：例会
          • 确定频次、形式
          • 确定开会对齐的内容
          • 需要取得共识
        • 规矩2：上墙
          • 让大家看到各条线的工作成果
        • 最好的方式：制造“透明度”
• 怎么在计划阶段识别风险
  • 风险管理，不是出了风险再管理，而是计划阶段就把它识别出来
    • 我们不害怕风险，我们害怕未知的风险
  • 三点识别法
    • 1.历史上发生的重要失误
      • 看过去的案例复盘报告，学习风险应对的经验
      • 找之前的项目负责人，询问一定要做和一定不做的事
    • 2.关键路径上的关键资源
      • 关键路径，就是由不能延误的活动组成的路径
      • 一旦关键路径上的活动延误，项目亦即延误
      • 提前识别关键路径上存在的风险点
    • 3.协作点上的关键人
      • 关注那些掌握了大量项目背景信息的人
      • 他们未必是权力节点，却是重要的信息节点
  • 提前识别出风险，它的危害就会下降（看见即消融）
    • 此外，更重要的是面对风险的心理资源的储备
  • 面对陌生项目，怎么识别风险——找个私教
    • 私教，是那种愿意给你传递真信息的人
      • 他愿意告诉你项目需要什么
      • 愿意帮你识别风险点，找到突破点
    • 私教的3条标准
      • 1.在客户单位有广泛的人际关系
        • 如退休员工、曾身居要位的员工等
      • 2.是自己能够接触到的
        • 客户公司高层的司机、秘书都可成为私教
      • 3.对我们本身具有善意
        • 激发他人性中的善意，让他的知识经验有价值