导图社区 05讲·应对拖延
项目管理 05讲·应对拖延知识梳理,让你学会处理怎么跟盯团队,保障计划推进?决策人拖延,影响了项目推进,怎么办?供应商的进度拖延,怎么办?等问题,一起来看看吧。
编辑于2023-03-15 10:00:59 广东05讲·应对拖延
信息流就是权力流
掌控了信息,也就管住了进度
进度迟了,大多不是程序的事儿,而是人在执行过程中出现了问题
把拖延的人管住,才能管好进度
三类进度的问题
向下:执行团队导致的进度拖延
制造信息振动,拿到进度掌控权
向上:决策者拖延,关键的审批卡点不给力
改变信息的流转,让卡点丝滑顺畅
向外:进度被外部合作方拖累,比如项目供应商
疏通信息渠道,管控供应商的进度
怎么跟盯团队,保障计划推进?
案例思考题一
角色:投资公司任品牌宣传
情况:领导让我负责月底的品牌宣传活动项目,并在各部门调 派了一名同事配合我。活动筹备前,需要整理公司历史上做过 的1000多个案例
难点:过程中需对接十几位跨部门成员,结果跟盯不紧,催别 人交活儿发怵,结果最终交付拖延了2个月
问题:我该怎么跟盯团队的进度?
为团队打节拍
为团队打好节拍,让信息同频共振
让成员形成按节拍交付结果的习惯
一旦延迟,让其发自内心地感觉不适
不同种类的节拍器
1.开例会(周会、日会)
2.项目进度看板
3.群发邮件
4.系统提示消息
5.社群机器人
6.在线文档
7.白板信息公示
8.模板
怎么用好节拍器,达到信息同频共振的效果?
重复
按规律重复,可以是一天一次、一周一次
坚持打
不能懈怠,尤其在项目后期
不要怕被烦
烦是一回事,项目进度拖延才更重大
周例会该怎么开,才有效率?
重点关注里程碑的达成情况、客户满意度、需求的重要变更、 现阶段卡点以及需要获取的支持
通过数据同步结论即可
需要重点展开讨论的,单拉主题会
什么时候需要开日会?
1.项目开工和收尾阶段
2.项目紧急赶工期
3.项目写作复杂度高的阶段
4.遇到重大风险或卡点
5.项目进度严重落后于计划
日会怎么开?
对进度。每个人把昨天完成情况、今日计划简要汇报
对目标。把目标完成度展示出来
对卡点。推进卡在哪儿,潜在风险是什么,需要什么支持
白板呈现。如果讨论盯着手机,不是自己发言时容易走神
总结会议提出的共性问题,给出改进建议
开日会的好处/目的
1.帮项目负责人管控进度
2.尽早发现问题
3.激发团队成员责任感
开“每日站会”的注意事项
1.“每日站会”最好是团队成员轮流主持
一旦需要主持会议,轮值主持就必须了解项目全貌, 熟悉成员工作,了解项目的冲刺目标
2.站会,顾名思义,最好是站着开
效率更高
3.会上重点讲进展、后续计划、遇到的卡点,不要展开细节
每日站会的设计初衷是信息交互
4.一定要记录并形成会议纪要
重点是落实到人,更新待办事项
“模板”这个节拍器怎么用?
给成员发送报告填写模板,让大家在更短时间实现信息同频
使用“模板”的三类场景
1.团队汇报阶段性进度的时候
2.团队交付成果的时候
3.团队出现了延迟风险,需要复盘的时候
决策人拖延,影响了项目推进,怎么办?
案例思考题二
角色:营销项目的负责人
情况:我要请领导决策项目方案的修改
难点:但审批流程太长,发出去信息以后,领导要么已读不 回,要么隔好几天才回,一直拖着,客户也等得不耐烦
问题:决策链上有梗阻,怎么办?
决策人拖延的原因
在你心底天大的事儿,可能在领导那儿,都不算事儿
决策者拖延,不是不讲理,是权力分级导致的重要性评估差异
需要改变信息的流转,把“领导在你的地图里”换成“你在领 导的地图里”
解决决策者拖延的难题
1.找地图
了解决策者的通勤、午休、工作节奏
了解决策者的情绪、感受和身体状态
底层逻辑:人外有人,把领导还原为具体的人
2.讲进度
需要领导决策的地方,提前“埋点”,提前沟通
汇报模板
项目目标(或本周、本月目标):
完成情况:
后续计划:
潜在风险:
所需资源:
3.发喜报
持续发这类信息,不断强化领导对项目的重视度
很多人有个误区——有重大突破或成就才同步领导
其实只要项目有了新进展、解决了难题、取得新突破,这些 都可以及时把信息传递给领导,把项目嵌入领导的地图
4.说卡点
要报喜,更要报忧
当遇到无法干预的卡点、风险,当预判到可能对项目进度造 成干扰,都要第一时间把信息传递给决策人
暴露问题,有时比处理问题更重要
暴露问题,是在调动领导的资源,更高效地处理问题
反过来,很多问题是因为耽误了时机,导致问题的恶化
别把决策者当盖章签字的工具,而是把他还原成具体的人,了解他的 行为,尊重他的习惯,顺应他的轨迹,给他传递信息、依据,为他的 决策提供足够的支撑
供应商的进度拖延,怎么办?
案例思考题三
角色:技术团队负责人,目前带领一个区块链项目
情况:项目交付周期只有一个月,对于部分功能模块,我 找了外包来合作
难点:但没想到对方交付的模块功能不完善,而且还多花 了两个月的时间,才完成交付
问题:供应商导致进度拖延,怎么管理?
主动提高和供应商之间的信息透明度
1.可否通过直播、现场参访等方式,了解工作过程,如现 场设备的安装、调试?
2.可否共享物流信息,提供原料订购与运输的进展?
3.可否一同使用协作办公软件,如飞书之类的协作文档?
4.可否结合进度节点,实时公布进度数据?
5.可否提供员工出勤情况、设备运转数据?
如果作为乙方向甲方提供服务,主动提高自己的透明度
更聪明的做法:一开始就选择透明度更高的供应商
什么供应商能满足高透明度的需求?
在数字化的今天,单点很脆弱,价值网络的战斗力才稳固
在高度不确定的时代,谁把“墙”拆了,愿意和你组建价值网, 谁就是更靠谱的伙伴
靠谱不是靠承诺、靠品牌、靠资金,靠的是最大化的信息透明
看一个维度:数字化程度
数字化程度越高,信息自然就越透明
e.g.华为的供应链管理
收货人、货物、物流的时间、实时位置显示是基操
商流、物流、信息流、资金流,都能实时查到
交易电子化、电子签单,无法篡改,更可信
从“人找料”变成了“料找人”
系统智能化,司机可预约提货时间,开车到库房时, 货物已经准备好了,司机马上就可以装车
总结
向下:跟盯团队,打节拍,和团队有节奏地“信息共振”
向上:决策人迟迟不批,换地图,改变和领导间的信息流转
向外:提高和供应商的信息透明度,疏通信息渠道,让供应商充分、及时 地“同步信息"
打节拍、换地图、提高透明度,都靠一个原理发挥作用——管理信息