秘书工作手记——读书笔记

秘书工作手记——读书笔记，很适合刚入职场的人使用

秘书工作手记

• 如何被领导认同
  • 汇报工作
    • 件件有回音、事事有着落
    • 要永远把自己的工作当成最重要的，才能把握沟通的主动性和有效性；
    • 对于汇报，永远要保持一种等不起、坐不住、慢不得的紧迫感，抢着说，追着说，理直气壮地说。
  • 如何汇报
    • 先说结果
    • 最好有书面材料
    • 亮点要浓墨重彩地说，分清详略
    • 逻辑要清楚，最好有个一二三四
    • 拿出方案和办法来
  • 正确理解领导指示
    • 如果没有头绪，把握不大，就认真按原话落实
    • 从领导的观点中发散
    • 从参与酝酿的过程中发散
    • 从领导的个性中发散
    • 提问时要注意：认真思考必须紧紧围绕领导意图的主旨，大胆提问必须使用谦虚探讨的囗气。
    • 随时拿出笔记本记录
  • 提高眼见力
    • 树立服务的意识和心态绝对是有眼力见的前提，对办公室人来说至关重要。
  • 办公室挨骂怎么办
    • 尽快克服恐惧心理
    • 虚心求教，比以前更频繁地去接触领导
    • 积极帮领导分忧，争取立功机会
      • 把失误作为深刻的教训，认真反省，自我检讨，以后做事之前要反复考虑。一旦遇到急难险重的任务，主动请缨，处心积虑地完成它，交一份完满的答卷。
  • 领导让你即兴发言，如何才能讲得头头是道
    • 有准备
      • 会议开始了，脑筋就要转起来。
      • 一方面，对于发言人讲了什么，竖起耳朵听，拿起笔记录，为之后的发言积累素材；
      • 另一方面，初步进行构思，考虑可能要针对什么问题发表看法，自己讲哪些内容。
    • 有态度
      • 模式： 感谢＋自谦＋认同
        • 感谢：
          • 感谢领导给我发言的机会，感谢组织创造这么好的平台，感谢之前同志们的发言，我受益良多，等等。
          • 把场内的关键人物点名问候一遍，讲起来没什么难度，还能赢得大家的好感
        • 自谦
          • 可以说“下面我抛砖引玉，请大家批评”这类的话；
          • 在后面发言，就可以说“对这个问题我的思考没有大家那么深入，简单谈下自己的看法，说的不对还请大家包涵”之类，总之都是些放低身段、毫无内容的套话。
        • 认同
          • 就是表扬别人，肯定他们的发言或做法。
          • 比如，可以表扬个人，“前面几位同志的发言主题突出，生动形象，我听了很受启发，尤其是xx讲到的xxx，x×提到的xxx，都说得十分到位”
    • 有说法
      • 一是一，二是二
    • 有爆点
    • 步骤
      • 会开始了，别闲着，认真记，抓紧思，先简单组织一下表态的套话，然后从被海里搜罗确定一个“说法”，再运用灵感构思一两个爆点，最后站起身，声音洪亮地按思路讲下来。
  • 如何拥有温暖人心的力量
    • 从充满元气的问候开始
    • 对别人说不
      • 拒绝不应是含糊其词的搪塞和敷衍，搪塞和敷衍很容易让对方感受到轻视。
      • 态度坚定但语气温和
      • 如有可能，提供替代方案
      • 尊重自己的感受和需求
  • 说到别人心花怒放的艺术
    • 这两个字常挂在嘴边，同事领导都爱你
      • 请
      • 您
    • 必会的口头禅
      • “明白了，我马上就办！”
      • “你是专家，你的帮助太重要了！”
      • “您对这个事怎么看？”
      • “要不这样您看行不行？”
      • “您稍等，我有点拿不准，我去确认（查询）一下。”
  • 落实领导指示
    • 马上就办
    • 及时让大领导知道
      • 一方面马上就办；另一方面之后动静还很大
    • 详细性、逻辑性
• 习惯为王
  • 优秀办公室人需具备的三个习惯
    • 优势源于自动自发
    • 记日记，勤写作
    • 乐于、善于交朋友
      • 看重品格
      • 建立信息库
      • 主动出击
      • 当好听众
      • 满足对方
  • 自建档案
    • 首先是全面、详细地做好领导日程及活动的记录
    • 其次要分门别类妥善保管好领导的书写资料
    • 再次，要收集和保存好领导的信件、会议材料、证书以及其他个人信息，个人资料
    • 最后，还要定期对这些档案进行整理，增强系统性
• 如何写公文
  • 标题小标宋二，正文仿宋三，标题按“一、”“（一）”“1.”“（1）”依次排用下来的，往往文字内容也属上乘；
  • 标题
    • 一般用2号小标宋体字；在顶端或红色分隔线下空二行位置；分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距怡当；标题排列应当使用梯形或菱形，工字型简直丑得不能看！若有副标题，破折号之后则是三号楷体。
  • 正文
    • 仿宋
  • 行距
    • 一是调页面设置，页边距上3.3，下3.3，左2.9，右2.6，页脚边距2.9；二是调行高，固定值29磅。
  • 公文万能八条
    • 领导重视，提高认识；
    • 加强宣传，营造氛围；
    • 教育培训，提高素质；
    • 健全政策法规，完善制度；
    • 组织协调，形成机制；
    • 增加投入，依靠科技；
    • 加强监督，全面落实；
    • 总结反思，借鉴经验。
• 组织会议
  • 会议备忘录
    • 事项来源
    • 争议焦点
    • 请示事项
    • 决策建议
  • 会议记录
    • 开会的日期、时间和形式?
    • 有什么人参与，谁是主持？
    • 开这个会是要探讨什么问题？
    • 问题的形式和现状是怎样的？
    • 提出什么解决方法或观点？
    • 达成什么共识？
    • 还存在什么问题?
    • 后续工作如何开展？
    • 谁负责什么事，需在何时完成?
    • 下次的开会时间?
• 电脑文件夹
  • 命名：when.who.what
  • 经纬名片