档案管理系统思维导图

这是一篇关于档案管理系统的思维导图。档案管理系统是通过建立统一的标以规范整个文件管理的现代化信息管理网络。

档案管理系统

• 基础模块
  • 系统设置
    • 1）可进行人员管理，全宗管理，菜单管理，角色管理，报表管理，流程管理、个人信息维护等功能。
    • 2）用户组管理。由管理员统一建立用户组，用于区分不同的用户层级。支持不同用户层级不同界面风格。
    • 3）用户管理。主要用于不同部门和用户的设置。同一用户应支持不同身份角色。
    • 4）归档部门管理。主要设置针对不同业务部门对应的归档责任部门。不同门类档案可能存在不同的部门架构逻辑。示例：门类一的部门归属与组织架构相同，门类二的部门归属根据档案项目级目录中的负责人确定。
    • 5）权限管理。通过默认权限设置和规则条件设置两种方式实现对档案数据访问权限的永久控制和管理。示例1：科研课题等档案门类目录设置为项目负责人可访问，可著录在该门类的项目级目录中。因每个项目可能有不同的项目负责人，多个项目的项目负责人可能相同，需要系统自动判断用户是否为项目负责人。示例2：文书等档案门类目录设置归档部门可访问。
  • 通讯录
    • 1）建立有权限管控的内部人员之间的联系，机构间、部门间快速查询，人员统计，详细情况查询等情况。
  • 公告消息推送管理
    • 1）设置公告或消息功能，用以发布通知、政策法规等；或针对不同或特定人员进行提醒或推送文件；可根据业务内容设置针对管理人员或兼职档案人员的到期提醒功能。
• 扩展模块
  • 水印设置
    • 1）在系统中设置电子原文中展示的水印信息 ，可按照用户要求自定设置样式。默认所有查询、下载原文结果均应添加水印-“动物研究所综合档案室”和“用户在系统中的编码信息、当前时间等”。
  • 字段对应和关联
    • 1）主要实现项目级、卷/盒级信息与文件级信息之间的同步和对应和关联。
  • 报表管理
    • 1)提供可视化的报表设计功能，可以方便的设计业务报表和统计报表。
    • 2)支持各种常见的格式，包括表格，直方图、饼图等多种格式的图表;支持多种统计方式。
    • 3)报表的结果可以另存为EXCEL、CSV、PDF或HTML格式的文件。
    • 4）针对各个档案门类在系统中进行报表样式的定制，允许调整报表格式，可自动换行、行高可自适应，确保在系统中可以输出打印。
  • 目录模板定制
    • 1）针对各个档案门类在系统中进行项目级、案卷级、文件级等目录模板的定制，确保在系统中可以输出打印。
  • 公共资源管理
    • 1）公共资源管理主要是将系统所需要的插件和一些共享资源、操作手册等统一存放，便于用户的使用和下载。
  • 关键词管理
    • 1）同义词库管理。
• 系统管理
  • 全宗管理
    • 1）主要进行全宗信息的设置和维护。
  • 代码表管理
    • 1）主要进行系统中所使用数字字典信息进行定义和维护，并可以进行版本信息的管理。
  • 分类表管理
    • 1）主要进行全宗所使用档案门类对应的分类表信息的维护，并可以进行版本信息的管理。
  • 档案门类
    • 1）档案门类定制：定制各档案门类管理层次、数据结构、录入卡片，并可以针对不同的档案门类定制不同的整理规则，同时进行字段对应的设置。
    • 2）利用权限：档案管理员应对该门类档案是否提供利用可做限制，并可对不同角色不同身份的用户作出不同利用权限的控制。
    • 3）默认设置：主要设置各档案门类及其数据结构。
    • 4）档案整理目录树：主要设置整理规则、字段对应、字段关联和默认排序等用于归档文件立卷整理的规则。
  • 库结构设置
    • 1）目录多层级库结构：可设置项目-案卷-卷内三层级目录结构。项目级结构可设置多层次目录，能够体现先导专项等科研课题档案之间课题、子课题、专题等多层次关系。
  • 视图设置
    • 1）档案管理目录树：全宗默认档案管理人员可以根据本全宗档案管理的实际需要设置日常操作界面左侧的档案门类目录树的组织显示方式，以方便大家使用。
    • 2）文件管理目录树：全宗默认档案管理人员可以根据本全宗单位档案管理的实际需要设置日常操作界面左侧的文件管理目录树的组织显示方式，以方便大家使用。此功能应支持根据不同档案门类设置不同显示方式。
  • 辅助定制
    • 1）主要用于辅助管理（例如库房管理、人员管理、温湿度管理等）和编研管理模块的数据结构和管理方式进行定制。
    • 2）目录查重、四性检测、目录批量修改（可支持档案管理人员自主设置规则）等质检工具集成在档案系统中。
    • 3）提供OCR接口，支持大批量数据一次性转换PDF、图片压缩服务等。
• 用户管理
  • 个人事项
    • 1）待办事项。对系统中的产生的个人待办事项信息进行管理和维护，包括实体预约信息、借还信息、电子文件赋权申请信息等。
    • 2）借阅信息。主要用于当前用户进行档案借阅信息的管理。
    • 3）移交单 。用于当前用户进行档案移交信息的记录。
    • 4）公告或消息接收：接收档案管理人员发布的公告、消息、提醒等。
• 入库
  • 数据迁移
    • 1）原移交院档案馆档案数字化副本及目录、原本地保存目录的数据迁移工作。
  • 项目管理
    • 1）按年度或项目等来收集。
    • 2）按项目管理，支持多部门归档。
  • 数据导入
    • 1）支持EXCEL目录导入。
    • 2）支持原文导入：支持WORD/EXCLE/PDF等文本的原文导入。
    • 3）支持数字化副本挂接导入：图片、音像等声像文件的挂接或导入，应实现自动挂接服务。
    • 4）支持离线导入。应支持离线数据包接收的断点续传。
    • 5）支持大文件服务器端导入。
    • 6）接口采集：从其他系统中导入。
    • 7）封装包导入：接收其他系统离线导出的目录及挂接数据（如院档案馆系统）。
    • 8）一个目录下支持多个文件挂接。
    • 9）支持数据导入时数据合规性校验，并自动识别文件大小、格式信息，对应到系统内置目录模板的字段中。允许人工修改字段内容和增加新字段。
  • 数据整理
    • 1）目录著录：各字段应有规范性设置。题名等需手工完善的信息，应提供著录辅助，实现半自动著录。如：通过勾选等方式将项目名称、责任者、时间或其他指定字段的信息添加至题名字段中，并可修改。
    • 2)目录复制：复制选中的某一条目录内容，在此基础上再进行目录修改。
    • 3）目录继承：可自动继承上一条著录的部分或全部字段信息，如时间、责任者等，并可修改。
    • 4）字段可设置定义或组合规则，支持设置默认值。
    • 5）归档范围：嵌入各类型档案归档范围参考表。在“问题”等字段可自动匹配。
    • 6）归档范围辅助著录文件题目等字段：选择归档范围后新增目录，可以按预设好的规则录入题名等字段，并支持人工修改。
    • 7）归档范围辅助著录案卷题目等字段：根据卷内文件或选定的组卷文件所属的归档范围，按设定规则著录案卷题名。
  • 数据接收
    • 1）用于对各业务部门提出移交申请的归档文件或项目、案卷/盒、目录等进行审核接收，能够实现针对移交档案信息的审核、通过或打回（反馈打回原因或修改意见）以及实体是否移交等功能。
  • 数据管理
    • 1）数据管理主要对已归档的档案数据进行维护和管理，同样具有数据录入功能，并提供数据补录、列空卷（盒）、排序、断号重号检查、检索、报表打印、打回等各种实用功能。
• 出库
  • 导出
    • 1）提供专用的导出工具，可支持常见数据库格式的数据，并可以针对特定的档案数据范围进行数据导出操作，导出数据的格式应标准规范，可供后续利用。
    • 2）导出封装包。
    • 3）按预设容量分包，分包名称按既定规则进行命名。
  • 鉴定销毁
    • 1）档案保管期满时，系统应及时、自动弹出提示档案管理人员进行鉴定工作。可设置单个文件保管期限到期提示和整卷/项目保管期限到期提示等多种模式。
    • 2）对于保管期限未满的档案，应提供鉴定指定档案的筛选功能，可自主设置筛选条件，开展自由鉴定工作。
    • 3）系统应该提供延长保管期限、开放、密级以及销毁等功能。
    • 4）鉴定销毁的还原和彻底删除：提供类似回收站的功能，对于已鉴定销毁的数据可进行回滚的操作。也提供彻底删除功能。
    • 5）自动生成销毁清册。
  • 移交
    • 移交归档文件/卷/盒和目录等。
  • 统计
    • 年报统计
      • 1）提供档案年报的标准报表模板。
      • 2）提供自定义报表功能。
    • 业务统计
      • 1）档案管理员对自己所管理的档案门类中，对每一个档案门类按照不同维度进行统计汇总的功能。档案员角色的用户可以把当前全宗数据，统计每个年度/项目（或归档部门）在不同保管期限（或者分类）下的档案条目数。提供可视化结果显示图，并可以把结果导出为excel等类型的文件。
    • 利用统计
      • 1）用于统计和监控用户通过系统对电子档案的访问和利用情况，如可以将档号、题名、浏览/下载次数和时间列表统计；并可对网上用户对电子档案的浏览和下载情况分别进行统计。
    • 工作量统计
      • 1）将档案系统中档案管理员、兼职档案管理员、录入员这三种角色，对于档案门类的操作的工作量统计。
  • 检索
    • 信息（全文）检索
      • 1）主要通过设置电子档案目录或原文中内容为检索关键字，检索系统所有数据电子目录和原文题名、内容中是否包含输入的关键字，适合用于检索不明确条件的电子档案目录或原文。
    • 分类（全文）检索
      • 1）主要针对档案条目信息所对应的电子原文目录或内容进行检索，适合用于知道档案所属门类的条件检索。
    • 元数据检索
      • 1）对元数据字段进行检索。
    • 跨库检索
      • 1）可实现对所有档案门类数据的统一检索。
  • 编研
    • 编研
      • 1）通过动态（通过设置的关键词或过滤条件实时补充新入库的档案入专题库）和静态专题库辅助档案管理人员实现档案资源的编研工作：支持上传、增、删、改编研素材，编研成果的格式转换与下载，编研成果的发布。
      • 2）要求用户可根据实际需要建立编研的专题库，如大事记、文件汇编、组织沿革等专题进行管理。
      • 3）系统的编研专题类型应至少包括但不限于全宗专题（全宗指南等）以及个人专题。
      • 4）建立好的编研专题库应根据档案数据变化而事实变化，确保编研库数据一直处于更新状态。系统应自动对更新结果进行提示。
  • 提供利用
    • 借阅预约
      • 1）用户可在档案系统中检索所需档案信息 ，并将检索结果部分字段推送至协同办公平台，或填写/上传所需查阅内容，待审批通过后，档案管理员依据审批结果确认（允许修改部分字段），系统根据确认结果执行借阅手续。
      • 2）提供档案管理员更改利用方式的权限：查阅（浏览）、复制（下载）、外借。
      • 3）支持PDF及图片、音视频等在线浏览。
      • 4）对浏览或下载的原文进行防拷贝、防扩散、防篡改限制
    • 借阅登记
      • 1）用于用户未通过网上申请进行实体借阅，而是直接通过电话或到档案室进行借阅时，由专职档案员进行手工登记借阅数据的操作。
    • 借阅管理
      • 1）对预约登记、电子借阅和借阅登记模块流转过来的借阅数据进行管理。
    • 借阅信息
      • 1）用于当前用户进行档案借阅信息的管理。
  • 库房管理
    • 实体库房管理
      • 1）按库房的实际情况，在系统中定制出一个对应的虚拟实体库房，要定制其面积、列数、档案区、温湿度等信息。
    • 温湿度管理
      • 1）对每个库房的温湿度进行记录等。
    • 档案区管理
      • 1）人为对某库房中某几个档案架进行分组管理的库房管理方式。一个档案区只存放一种档案门类的文件。