企业沟通介质规范管理办法

对企业内各种沟通介质进行规范管理

企业通沟介质规范管理暂行办法

• 1.程序文件
  • 1.1定义
    • 指规定某项工作的一般性过程。如基础设施控制程序、采购控制程序、生产控制程序、开发过程控制程序、监视和测量控制程序等。
  • 1.2要求
    • 1.2.1 编写要求：
      • 1.2.1.1 ISO9001要求
      • 1.2.1.2 5W1H原则
    • 1.2.2 编号规则：
      • 1.2.2.1 一级程序文件：Q-CNC-01-XXX-XXXX
      • 1.2.2.2 二级程序文件：Q-CNC-07-XXX-XXXX
      • 1.2.2.3 三级程序文件：CWI-07-XXX-XXXX-XX(-XX-XXX需与二级文件对应）
      • 1.2.2.4 记录表单：CQR-XX-XXX-XXXX-XX-XX(-XX-XXX-XXXX-XX需与二级、三级文件对应）
    • 1.2.3管理
      • 建立台账目录取号和变更，并严格执行。
  • 1.3发放与借阅
    • 1.3.1 发放对象：业务部门
    • 1.3.2 发放内容：业务主管部门相关程序文件
    • 1.3.3 发放标识与确认：印章标识与签名
    • 1.3.4 借阅：凭借阅记录并存档签名
  • 1.4作废、回收与销毁
    • 1.4.1 新旧程序文件替换原则
    • 1.4.2 旧程序文件回收并登记
    • 1.4.3 统一销毁
  • 1.5监督执行
    • 1.5.1 依据各要求（外部法规政策和内部规范等）审核程序文件的一致性执行情况
    • 1.5.2 PDCA原则
• 2.管理文件
  • 2.1定义
    • 对程序文件的详细补充，但不限于ISO要求的范围，如公司规章制度、管理规范等（常指二级或三级文件）有些程序文件写的详细即包含管理内容。
  • 2.2要求
    • 同1.2要求，按二级或三级文件编写，内容不局限于要求范围
  • 2.3发放与借阅
    • 同1.3
  • 2.4作废、回收与销毁
    • 同1.4
  • 2.5监督执行
    • 同1.5
• 3.技术文件
  • 3.1定义
    • 指公司的产品设计图纸，各种技术标准、技术档案和技术资料以及合同、客户资源等。（多指四级文件）
  • 3.2要求：
    • 同1.2要求，三级文件或四级文件编写
  • 3.3发放与借阅
    • 同1.3
  • 3.4作废、回收与销毁
    • 同1.4
  • 3.5监督执行
    • 同1.5
• 4.外来文件
  • 4.1定义
    • 国内外法律法规、国家或行业标准、政府主管部门文件规定、信函、通告等。
  • 4.2传阅
    • 按照外来文件的类型进行传阅、学习、培训、宣贯及跟踪执行等。
  • 4.3存档
    • 按类别分类或按时间顺序归档，以备查阅或使用。
• 6.其它对外沟通介质
  • 6.1网站
    • 6.1.1建立门户框架及主题色彩性格要求。
    • 6.1.2基本要求：解决什么，提供什么，产品是什么，优势，联系方式，文化输出。
    • 6.1.3定期维护、更新、并建立管理台账。
  • 6.2展台
    • 6.2.1主题要求。
    • 6.2.2参展的产品或音视频文件制作。
    • 6.2.3建立管理台账并供后续人员借鉴。
    • 6.2.4话术及接待规范。
  • 6.3产品外观
    • 6.6.1满足客户空间要求及产品功能要求
    • 6.6.2体现企业文化的外观要求
    • 6.6.3符合人机工程（细节）及满足功能安全要求
    • 6.6.4符合技术文件管理要求
  • 6.4软件UI人机操作界面
    • 6.4.1满足功能要求
    • 6.4.2体现企业文化、符合人机工程学（细节）要求
    • 6.4.3符合技术文件管理要求
  • 6.5产品外包装
    • 6.5.1满足功能要求
    • 6.5.2体现企业文化的外观要求
    • 6.5.3符合技术文件管理要求
  • 6.6说明书
    • 6.6.1体现企业文化的外观要求
    • 6.6.2符合技术文件管理要求（说明书模板）
  • 6.7发布会
    • 6.7.1主题要求
    • 6.7.2产品发布或宣传推广的要求
    • 6.7.3内部管理要求：归档查阅
  • 6.8广告
    • 6.8.1主题要求
    • 6.8.2反馈结果
    • 6.8.3内部管理要求：归档查阅
• 5.其它对内沟通介质
  • 5.1通知公告
    • 5.1.1通知公告发布管理办法
    • 5.1.2 模板要求
    • 5.1.3 发布平台及对象
    • 5.1.4 台账及取号规则要求
    • 5.1.5 归档管理要求
  • 5.2工作联络函
    • 5.2.1符合程序文件模板要求
    • 5.2.2台账、取号、归档等要求
  • 5.3会议
    • 5.3.1会议信息通知
      • 邮件、电话、口头等
    • 5.3.2会议拟解决主题及时间控制要求
    • 5.3.4会议签到及会议纪要的要求（模板）
    • 5.3.5整理存档的要求
  • 5.4培训
    • 5.4.1培训通知
    • 5.4.2培训材料的要求（PPT模板）
    • 5.4.3培训内容考核的要求
    • 5.4.4培训讲师的要求
    • 5.4.5培训规划和培训内容整理存档的要求
  • 5.5内部宣传栏、册、刊物、公众号等
    • 5.5.1企业文化要求
    • 5.5.2拟反映主题的要求
    • 5.5.3定期信息维护和更新
    • 5.5.4整理和存档的要求
  • 5.6邮件
    • 5.6.1邮件格式要求
    • 5.6.2邮件分类及自行归档的要求
  • 5.7报告
    • 5.7.1主题内容的要求
    • 5.7.2企业文件（PPT模板）
    • 5.7.3 存档的要求
  • 5.8电话或口头
    • 5.8.1 规范用语的要求
    • 5.8.2借助其它介质载体结合表达