导图社区 企业文件类管理规范
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企业文件类管理规范
1. 目的
为确定XXXX相关文件、函件等要求，规范了其使用方法，模板，记录等，使其管理合理化。
2. 适用范围
本标准适应于XXX有限公司。
3. 职责
行政部：
网络部：
研发中心：
工艺部：
质量部：
资料室：
认证部：
4. 引用文件
《文件控制程序》Q-XXX-07-001-2020
《记录控制程序》Q-XXX-07-002-2020
《信息沟通控制程序》Q-XXX-07-004-2020
《设计开发控制程序》Q-XXX-07-010-2020
《外来文件管理规范》XXX-07-001-2020-01
《技术文件管理流程》XXX-07-001-2020-03
《文件标识控制流程》XXX-07-001-2020-02
5. 定义
程序文件
指规定某项工作的一般性过程。如基础设施控制程序、采购控制程序、生产控制程序、开发过程控制程序、监视和测量控制程序等。
外来文件
国内外法律法规、国家或行业标准、政府主管部门文件规定、信函、通告等。
技术文件
指公司的产品设计图纸，各种技术标准、技术档案和技术资料以及合同、客户资源等。（多指四级文件）
管理文件
对程序文件的详细补充，但不限于ISO要求的范围，如公司规章制度、管理规范等（常指二级或三级文件）有些程序文件写的详细即包含管理内容。
通知公告
指下行文，主要是公司对重大事件当众正式公布或者公开宣告，宣布，或对下属部门的要求函件等。
工作联络函
指平行文，主要是平级部门或者不互相隶属的部门之间的沟通来往函件记录。（程序文件和管理文件之外的范围）
6. 工作程序
程序文件
编写要求：
ISO9001 要求
5W1H原则
编号规则：
一级程序文件：Q-XXX-01-XXX-XXXX
二级程序文件：Q-XXX-07-XXX-XXXX
三级程序文件：XXX-07-XXX-XXXX-XX(-XX-XXX需与二级文件对应）
记录表单：CQR-XX-XXX-XXXX-XX-XX(-XX-XXX-XXXX-XX需与二级、三级文件对应）
管理要求
建立台账目录取号和变更，并严格执行。
发放与借阅
发放对象：业务部门
发放内容：业务主管部门相关程序文件
发放标识与确认：印章标识与签名
借阅：凭借阅记录并存档签名
作废、回收与销毁
新旧程序文件替换原则
旧程序文件回收并登记
统一销毁
监督执行
依据各要求（外部法规政策和内部规范等）审核程序文件的一致性执行情况
PDCA原则
外来文件
传阅
按照外来文件的类型进行传阅、学习、培训、宣贯及跟踪执行等。
存档
按类别分类或按时间顺序归档，以备查阅或使用。
技术文件
要求：
同 要求，三级文件或四级文件编写
发放与借阅
同
作废、回收与销毁
同
监督执行
同
管理文件
要求
同 要求，按二级或三级文件编写，内容不局限于要求范围
发放与借阅
同
作废、回收与销毁
同
监督执行
同
通知公告
通知公告发布管理办法
模板要求
发布平台及对象
台账及取号规则要求
归档管理要求
工作联络函
符合程序文件模板要求
台账、取号、归档等要求