导图社区 商务沟通方法与技能
- 554
- 68
- 5
- 举报
商务沟通方法与技能
自考11742商务沟通方法与技能全部知识点已更新完。分支内容包括：学生成长档案、商务沟通的重要性、沟通的方法和路径、口头沟通、非语言沟通、书面商务文件等。
编辑于2020-09-17 09:29:39- 自考
- 商务沟通
- 相似推荐
- 大纲
商务沟通方法与技能
第2章 学生成长档案
1.1.3优先顺序的ABC分类法
A类为紧急、重要任务
最高优先级，必须最先完成
B类为重要但不紧急的任务
次高优先级，需要规定完成期限
C类为看似紧急其实不太重要的任务
优先级最低，可以授权他人完成或设定最后期限
1.1.4 分析时间
时间日志
对我们每天所做事情及花费时间的详细记录。
详细记录所有需要花费时间的任务
记录所有无效的时间
时间大盗
各种干扰
时间水域
不应承担的任务
子主题
1.3.4记录学习的方法
1. 时间计划
2. 学习日志
3. 填写课程学习表
4. 确保采用恰当的学习策略和方法
第2章 商务沟通的重要性
2.1 沟通过程
沟通的定义：沟通可以被定义为通过语言、符号交换信息、想法和情感。
我们采用任何方法向他人传递信息即可称为沟通。
沟通是一个双向的过程：某人有一个想法或者作出一个决策，告知其他人。之后他们做出回应。这就是所谓的反馈。
有效的商务沟通只有在有反馈的条件下才能成功。
内部沟通：员工和管理者的沟通。
外部沟通：与公司的客户、供应商和其他有联系的外部机构的沟通。
2.2 沟通的对象和类型
2.2.1沟通的对象
利益相关者
1. 员工
2. 股东
内部利益相关者
3. 顾客
4. 供应商
5. 当地社区
6. 政府
外部利益相关者
有效沟通的必要性
1. 作出有效的决策
2. 向员工发出指令
3. 使组织内同一级别的同事能相互交流
4. 和外部联系
5. 通知员工正在发生的事
6. 提供给员工关于薪酬、养老金、休假、其他福利和总体工作条件等方面的必要信息。
2.2.2 内部沟通
1. 公司要能够和员工随时沟通，以确保他们知晓与之相关的、最新的信息。
2. 沟通不应该是单向的。
3. 内部沟通，可以是口头的形式或书面的形式。
2.2.3 外部沟通
公司和那些组织之外的团体沟通。
2.2.4 有效沟通的必要性
2.3 沟通障碍
2.3.1 物理障碍
不够良好的工作环境
1. 干扰
2. 距离
3. 不良的设备
4. 员工短缺
5. 不良的工作环境
2.3.2 内部系统
1. 距离
2. 无效的沟通系统
3. 不清晰的组织结构
4. 缺乏培训
5. 监管不足
6. 角色不明
7. 缺乏积极性
2.3.3 员工
1. 个人背景
1. 宗教
每一种宗教都会给其信徒施加一种行为规则
2. 所接受的教育
各国的教育程度和教育类别各有不同
3. 家庭
4. 法律系统
不同的国家有不同的法律
5. 经济系统
一些国家比其他国家工业化程度更高
6. 政治系统
不同的制度对于如何治国和产生不同的态度，其本身无所谓对错。
7. 口头语言和非语言
文化
2. 语言障碍
3. 行业术语的使用
4. 受教育的差异
5. 个人观点
我们在很多问题上都持有自己的观点。这意味着沟通会发生扭曲。
6. 超负荷
当我们觉得已经不能应付任何再多一点的工作时，这就被称为超负荷。
7. 误解
最常见的不良工作表现之一可能源于简单的误解。
8. 意外或故意歪曲
1. 一些员工不喜欢彼此
2. 员工可能缺少积极性或者对工作的某一方面不满意。
3. 员工可能没有充分理解他们的角色或者不知道怎样有效地完成他们的工作。
4. 员工可能身体欠佳或者是听力不好，影响了他们的沟通能力。
5. 在某些阶段劳动者整体都会失去积极性。
酷暑使员工很热而且不舒服。
冬天黑暗的来临。
地方性的，国家性的灾难危害。
也可能是体育比赛的失败。
6. 员工可能来自不同的区域甚至是不同的国家。
7. 即使员工使用相似的语言和文化，他们也可能存在阻碍沟通的不同的背景和能力。
8. 员工可能说的太快。
9. 民工可能没有认真的倾听，而仅从所听到的、解释的部分就直接得出结论。
10. 信息可能太长或者太复杂，或者结构太差或者意思模棱两可，以至于接受者没办法读。
2.4 克服沟通障碍
2.4.1 考虑接收者的需要和理解能力
a. 管理者必须充分的了解工作状况
b. 定期商讨，提供合适的培训和设法激力员工
c. 了解每位员工面临的问个人问题，以便以对员工进行有效的支持和监督，从而确保他们的工作表现不受影响。
d. 如果员工不喜欢彼此并在一定程度上影响了他们一起工作的能力，管理者还应该准备好应对之策
2.4.2 确保清晰地报告
培训是很有必要的
定期的复习培训的内容
监督和检查
2.4.3 简明扼要地表达信息
2.4.4 避免使用行业术语
2.4.5 使用不只一个沟通系统
2.4.6 鼓励对话
一个更有效的沟通方式是双向的沟通，发出信息之后应该进行一个简短的对话
子主题
2.4.7 缩短沟通链
2.4.8 确保反馈
第3章 沟通的方法和路径
3.1 单向和双向沟通渠道
单向的沟通渠道可能是由老式的、传统的公司建立的。
它允许管理层向员工传递信息，并建立一个系统来确保这种沟通能够进行，但是不鼓励员工向管理层反馈信息，因此沟通渠道是单向的，是自上而下的。
双向的沟通渠道可能是由更有现代意识和进取精神的公司建立的。
它一方面认为必须有向下的沟通，因为管理者必须将向有关政策和决定告知员工以及提供信息和指导。另一方面还认为员工自己可以提供有价值的信息，而且有权利向其管理者提问并得到答复。
3.2 正式和非正式的沟通渠道
3.2.1 正式沟通渠道
与公司管理层建立的沟通渠道，以便能向员工传达政策、 指示和信息等。
3.2.2 非正式沟通渠道
指公司里的其他沟通渠道
很少有议程，而且会议的记录也很少被保存。小道消息或者众多的传闻。这种信息可能是不准确的。
3.3 沟通的方向
3.3.1 下行沟通
指在组织架构中上级对下级发出的一整套指令。
通过管理链的使用来实现
目的：给出明确的指令，提供程序和实践的信息，或者提供关于当前任务的信息。
主要体现形式
1. 简报小组
2. 员工会议
3. 公告、通知或通告
潜在的问题
1. 如果命令链太长，沟通的速度就会变慢。
2. 如果命令链中有人不在，那么系统将停止运转直到他回来。
3. 很容易在命令链中产生错误和误解，而且没有检查系统。
4. 也许最严重的缺陷在于，因为沟通只能沿着命令链由上而下，没有反馈，因此命令链上高层管理者无法知道潜在的不良影响。
通常是正式沟通系统中的主要构成部分。
3.3.2 上行沟通
指从工作中较低级别的群体向较高级别的群体传递信息。这些信息往往不具有指令性，它们可能属于个人问题，也可能是对组织控制系统部分的技术反馈。
主要体现形式
1. 联合咨询委员会
2. 建议体制
3. 工会渠道
4. 申诉程序
5. 纪律程序
很多管理者鼓励信息上行沟通而采取了一个办法是“门户开放政策”，意思是经理宣布他的门永远为那些想和他交通的员工打开，而且他经常有空。
3.3.3 横向沟通
是信息在组织内从部门到部门的横向流动
主要体现形式
1. 跨部门委员会
2. 特别项目组
3. 协调委员会
协调也可能需要通过内部部门会议或委员会来实现。适当的理解和实施这种沟通的形式，可以解决部门之间的冲突和摩擦，这是一种能够有效地处理一体化问题的较为理性的、容易控制的处理方法。
3.4 沟通网络
3.4.1 链式
链式系统是一个下行沟通过程
在一个特定的沟通中，将从最高管理层开始，向下传递到这一沟通过程所需要的最低级别的员工。
由于逐层汇集并传递每个人的具体意见使得上传文件不断变得庞大且传递效率低下，因此上述过程通常改为采用一份已经修订的文件，逐层传递并征求对其的意见。
所用时间太长。链式系统可能减缓决策而且缺少真正的双向对话。
3.4.2 ‘Y’式
‘Y’式网络可以让组内的每个成员进行沟通，但是只能通过中心人物。
与链式网络完全相同，‘Y’式网络你也可能会在阻碍群体内所有成员的对话，你也是一个等级结构的例子。
3.4.3 轮式
轮式代表了一种高度中央集权的渠道。
它有一个中央系统，是领导或者位于中心的协调者。
不同的个人或小组可以和中心人物直接沟通，但是不能互相沟通。
这样的系统可以加速沟通过程。
不允许展开有利于解决跨部门问题的各种讨论。
它可能是解决问题最快的途径。但是由于缺乏真正的沟通，而不受参与者的欢迎。
它也依赖于中心人物的能力。
他必须能够控制进程，还能确保使每个参与者高效。
3.4.4 环式
在环式结构中，小组中的每一位成员都可以和结构中临近的那个人沟通。
没有中心人物的协调活动。
过程很耗时，而且不确保问题被解决。
讨论不断继续，但却难以形成有效的决策。
3.4.5 全通道式
全通道式系统允许所有方向上的沟通。
所有个体或群体都可以互相讨论问题。
第4章 口头沟通
口头沟通是指人们互相交谈。在接受者必须听到信息、理解信息，然后对信息进行评价以作出决策，最后作出反馈。这些是很难的技能，很多信息容易被遗忘或者忽略，最佳的办法就是对口头沟通时的交谈内容做记录。
4.1 口头沟通的方式
4.1.1 面对面交流
面对面交流是指人们进行相互间的交流，是组织中最常见的传递信息的方式，它产生于正式会议和非正式会面的过程中。
4.1.2 电话交流
电话交流，涉及内部和外部沟通。
较之写信或开会，电话交流可以节省大量的时间。
典型的电话接听规定
1. 总是迅速的接听电话
2. 礼貌地问候对方并给出公司的名称
3. 礼貌地询问对方需要怎样的帮助。
说话的语气非常重要，即电话接听者说话的语气要让人觉得他真心想提供帮助。
4. 表述清晰
5. 快速处理来电或者把它们转给能够提供合适答复的某个人
6. 确保手头有笔，以备必要时记录下谈话细节
打电话要点
1. 在打电话前确保你知道自己想说什么
2. 准备好所有需要的信息
3. 知道你想与谁说话
4. 说话简明扼要
5. 如果要找的人不在，留言须清晰。
打电话很重要，但是必须有效。
4.1.3 非正式会面
通常很少有会议议程
也很少有会议记录
也可能在餐息时继续
非正式会面或交谈中所论及的内容或信息往往会被传递给其他人
人人们所称的小道信息或者传闻
这种信息有时可能是不准确的
4.1.4 面谈和其他正式会议
可以包括面谈以及组织内常见的成员间的各种正式会议
会正式会议要求提前以书面的形式通知与会诊，通常同时提供另有所需讨论事项的会议议程，更多的信息会在报告或文件中给出。
召开正式会议的理由
1. 设立目标
2. 监控进度
3. 交流意见
4. 讨论观点
5. 向员工征求意见和建议
6. 制定计划
7. 作出决策
8. 告知所作出的决策
4.1.5 半正式会议
有时，主管或经理会定期与其管理团队见面，讨论任何被提及的问题，如果这些会议定期举行，那就需要进行双向沟通。
开放式讨论的指导性原则
1. 有高层管理者的参与
2. 任何要求采取行动的领域应该在会议一开始进行讨论
3. 这样的开放式讨论应该定期举行
4. 有必要让各层面成员参加这类会议
有可能邀请跨部门的员工代表参加会议
5. 每位与会者都可以畅所欲言
4.2 影响口头沟通的因素
4.2.1 说话的语气
我我们说话的方式赋予我们所用词语以表情、强调、含义和趣味。
我们说话的方式在很大程度上决定了我们能否获得听众的关注。
4.2.2 语言
采用为听众所理解的语言。
语语言的问题不限于此，最重要的还是要措辞恰当。
在你准备任何沟通的时候，都应首先考虑听众。
4.2.3 倾听技巧
有效倾听的能力
听到他人说了什么
听懂这些话语
理解说话时的语气
他人所使用的术语
要求高度的专心，同时融合肢体语言、目光接触和思想集中等各个方面。
有效的倾听者的最终标准
在根本无需询问的情况下，你就能够完全理解他人实际说了什么。
倾听的基本做法
1. 提问
2. 记录所说的话
3. 理解讲话人说话的真正含义
4.2.4 提问方式
有效的提问技巧是沟通技能中一个重要部分，它有助于我们更加容易地解决问题，也可以检查我们理解他人说话的程度。
典型的提问方式
开放式提问
通常以“为什么”、“怎样”、“谁”、“什么”、“在哪里”这些词开始。
希望对方提供一个更宽泛和更详细的回答。
希望挖掘比对方实际说的更多的信息。
开放式提问属于非指导性的，它可以涉及有关话题的所有领域，它还有助于保持交谈顺畅。
封闭式提问
通常更直接，往往只需回答是或不是。
对方会提供较少的信息
封闭式提问则希望对方给出具体的信息。
提问技巧具有诸多好处
1. 检查你对讲话人说的话的理解程度
2. 鼓励讲话人提供更多的信息
3. 促进会谈双方的参与
4. 帮助讲话人理清思路
5. 表示对谈话的热情
4.2.5 有效阐述观点
基本准则
1. 准备
2. 吸引听众对讲话人的关注
3. 传递信息
4. 检查听众是否已理解你所传递的信息
验证方法
注意听众的肢体语言
向听众提问
如果你认为听众没有完全理解你提供的信息，那就重复那条信息。
4.2.6 辅助语言
可能是一种展示礼貌的有效方式。
有时候我们必须同意一些我们并不喜欢的决定
我们必须确保自己所说的与说话的语气和肢体语言是一致的，不会泄露我们的真实感受。
4.2.7 元信息沟通
指沟通中沉默的重要性。
如果你与来自不同文化的人打交道，你应该注意他们对他沉默的态度，这样你就能更有效地明白他们真正的意思。
4.2.8 暂缓判断
可能源于这些原因
1. 讲话人选择了不恰当的时间来传递信息，因此听众会更多地考虑其他事情。
2. 讲话人选择了不合适的地方，因此听众会受周围环境的干扰。
3. 讲话人没有做适当的准备，因此信息不能被有效地理解。
4. 由于讲话人的语言中含有方言或者没能有条理地传递信息，使听众无法明白他要表达的意思。
5. 信息可能太长，以至于听众失去了兴趣。
6. 讲话人的外表与正在传递的信息不相符，可能使听众对他不够尊重。
7. 听众对某个主题已有明确的观点，而讲话人提供了听众并不认同的观点。
8. 讲话人拒绝回答问题，或者回答得很不好。
9. 听众根本不喜欢讲话人所提及的信息内容。
听众所听到的信息是不完整的，因此也就无法意识到所传递信息的重要性。
我们必须训练自己消除可能使我们产生偏见的因素。
我们必须认真地倾听，但讲话人没有传递完所有信息和所有讨论结束前不要作出任何判断。
在我们没有得到合理的决定所必需的所有事实和论点之前，对任何事情做判断都是不成熟的。
在你听完所有信息之前暂缓你的判断。
4.2.9 信息分析
对于每条信息，我们都应进行认真分析以便提炼出完整的意思。
第5章 非语言沟通
5.1 个人外表
有助于给他人留下好印象的内容
你看上去怎么样？你是否干净整洁？
你的着装与此次会面是否相配？记住，你的穿着类型可能会传递很多信息。西装配领带是规范的正式着装，只穿西装不系领带不是规范的着装。
你的姿势是什么样的？
你有令人生厌的举止习惯吗？
你自信吗？羞怯与自信、自信与自大之间是不同的。
你给他人的印象决定了你所传递的信息是否清晰明了，因此充分的、精心的准备是必不可少的。
5.2 肢体语言
肢体语言包括你的姿势、你站立或坐下的方式，以及你做的手势和你的面部表情。
积极的肢体语言
1. 恰当的目光接触
2. 微笑
3. 放松的姿势
4. 身体略向前倾
消极的肢体语言
1. 缺乏目光接触
2. 缺少微笑
3. 弯腰驼背
4. 双臂交叉
5. 紧张的外表
6. 将身体避开讲话人
我们还必须注意到文化差异的存在
肢体语言对于揭示人们的态度和反应至关重要，但是, 它只能被视作是一种表象，无法对所有情形作出解释。
5.3 工作环境下的非语言沟通
在工作环境下，每个人都是组织成员之一，个人的行为举止不再纯属个人，在一定程度上体现组织的形象，所以公司有必要对员工加以培训指导，使他们在工作岗位上能始终展示组织最佳一面。
第6章 书面商务文件——内部沟通文件
内部沟通文件是指组织内部人们互相沟通的书面形式。内部沟通文件必须做到全面而准确，以便达到组织目标。
内部沟通文件要求
1. 在充分的信息交流的基础上做出决策
2. 向全体员工发布指令——必须告知员工该做什么，以使企业顺利运作。
3. 组织内同一层级员工之间的互相沟通——包括那些在同一部门以及不同部门员工之间的相互沟通。
4. 向员工提供相关信息——如产品、培训课程、安全法规等事项。员工需要知道发生了什么，以便他们能够高效地工作。
5. 向员工提供对他们至关重要的信息——包括有关薪酬、退休金、休假、其他福利的详细信息，以及总体工作条件。
内部沟通文件最常见形式
6.1 备忘录
备忘录是组织内部沟通文件的一种常见形式
备忘录一般很简短，通常只记录一两个问题，并且仅限于公司内部传阅。
备忘录会标明组织的名称，当然也会清楚地表明它是一份备忘录。
它将标明发件人及收件人，同时也将标明主题和发送日期。
6.2 会议议程
大多数组织都设有召集会议进行讨论并作出政策决定的委员会。
这些会议往往非常正式，有一位主席主持会议，一位秘书负责会议记录。
会议定期或按商定时间举行，从每天一次到每年一次不等。
会议议程列出将在会上讨论的重要事项以及讨论的次序，通常，会议程需指明公司名称、与会人员、会议举行的时间及地点。
议程将确定下一次会议的时间
6.3 会议记录
会议记录是用来概括会议所讨论的要点，并被存档以供今后参考。
会议记录通常遵循一个标准格式，并且只是在会议议程上添加一份简明报告，记录会议上实际发生了什么。
会议记录需指明公司名称、参加会议的特定人群，以及会议举行的时间及地点。
会议记录还将提供会议议程上有关事项的细节。
会议记录会产生一份不能出席会议并送来缺席致歉的人员名单，这通常是会议议程的第一项内容。
会议议程的下一项内容涉及上次会议的会议记录。
6.4 报告
报告是涵盖一个特定主题的正式的书面沟通形式，通常为内部使用。
报告是由某些人收集并研究材料，然后将它送达给那些为某特定目的而要求收集并研究这些资料的他人或小组的一种书面沟通形式。
报告通常是形成决策的依据。
报告的用途
1. 以标准格式记录工作中的意外或因病缺勤等情况
2. 提交某些调查研究的结果，并建议后续行动。
3. 评估政策变更的可能性。
正式报告包含内容
1. 标题页（组织名称，作者姓名、职位，主题）。
2. 目录（这使读者能够更容易理解报告）
3. 执行摘要（其目的是提供对该报告要点和建议的概述。 执行摘要可以让读者有一个快速、准确的概览。 那些对报告感兴趣但没必要翻阅整个文献的读者也可以用它来查阅）
4. 授权范围（撰写报告的原因，这也可以看作是报告的引言）
5. 程序（任务如何进行）
6. 研究结果（报告的主体，包括事实和数据，而且应当考虑证据或背景资料，并详述任何潜在的选择。 它还应包括任何可能涉及的费用）
7. 结论（对研究结果的总结）
8. 建议（这里应就改进报告结果的方式提出建议）
9. 附录（目录是某些读者需要的辅助材料，并不是每一位读者都必须阅读）
一份好的书面报告应尽可能简洁，版面安排上应清晰并合乎逻辑。
6.5 通告
张贴通告，是用以告知员工有关他们可能感兴趣的某些事宜。
通告可用来支持或批注已发送给员工的其他信息。
通告不应被用于批评或评论员工个体，而应用来提供那些可能影响到每个人的信息。
通告必须是与当前问题相关的，而且没有失去时效，所以必须有人负责清楚那些不再适用的通道。
6.6 企业内部刊物
企业内部刊物是传播企业信息的一种方式。他们由公司出版并分发给员工，通常一周或1月出版一期，内容可能十分详尽。
企业内做刊物必须做得尽可能有趣，其中一种做法是关注员工真正感兴趣的问题。
有效的企业内部刊物 大致特点
1. 有一个老龄员工专栏。
2. 设置专注于员工事宜的版块，提供诸如新员工任命、准备离职员工的详细信息，以及有关员工生日、婚礼等信息。
3. 关注运动及社交活动。
4. 开辟杰出员工专栏。
5. 设置讨论专区。
6. 关注公司未来可能发生的变化。
7. 由组织支持的任何慈善事业的详情。
8. 关注一两场比赛。
第7章 书面商务文件——外部沟通文件
外部沟通文件是指组织内部的人员与其组织外部的利益相关者进行沟通时所采用的书面方式。
这些利益相关者可能包括供应商、客户、银行等等。
外部沟通影响他人对组织的看法，因此它具有公关职能。
外部沟通尽可能去展现组织最好的方面，这是很重要的。
7.1 致意便条
当没必要使用信件时，致意便条经常会派上用场。
致意便条只包含公司名称及一条礼节 性短信。
具体经办人还会加上他的名字和一条短信息，通常使用普通手写体。
7.2 商务信函
外部沟通文件最常见的形式就是信函
信函的用途
1. 安排会议
2. 确认已安排会议的时间及日期
3. 申请工作
4. 回复求职信，发出面试邀请、推荐信要求及雇佣通知。
5. 给顾客的广告或推敲函件
6. 检查潜在客户的信用状况
7. 投诉有缺陷的商品或供应商的其他问题
8. 回复客户投诉
9. 提供成本或合同标的估算
10. 询价或要求供应商提供有关产品及服务的附加信息
11. 提交订单
发送商务信函的原因
1. 提供或寻求信息
2. 确保一些事情已经完成
3. 与客户及供应商保持或者发展良好关系
信函展示的是一种书面信息
为了达到预期效果，使用合适的语气及内容是十分重要的。
当人们需要写商务信函时，有必要进行仔细的斟酌，以确保内容合适。
好的商务信函标准
1. 它必须是清楚简洁的，使用简单和短的句子及段落。
2. 信函的读者应该是具体和特定的。
3. 信函必须是准确和完整的
4. 信函应该是礼貌而得体的
5. 信函应当及时处理
商务信函包括内容
1. 公司名称、地址及电话号码
2. 可能有公司标志
3. 有便于识别和存档的归档号
4. 收件人的姓名及地址
5. 日期
6. 对收件人的问候
7. 使用标题以表明这封信的主题
8. 内容应仔细编排，并且清晰明了
9. 应以恭敬的方式结尾
10. 应有写信人的签名
11. 在写信人的签名下面应印有其姓名的印刷体，以防读者无法读懂签名
12. 如果将来会有写信人之外的其他人来处理该信函，应清楚说明
13. 若该信函有任何附件，也应清楚说明
7.3 商业计划
公司制定商业计划可能原因
1. 阐明他们的想法及目标
2. 支持资金申请
3. 通过将进展与计划做对比评估，来监测公司的业绩
4. 设定销售及利润目标
5. 明确所需资源以及所涉及的成本
商业计划包含的要件
1. 解释你的商业构想
2. 概述能够被满足的潜在市场
3. 列出有关竞争者、竞争者的优势和劣势，以及你将如何应对竞争的详细信息
4. 说明你将如何营销产品或服务及其所涉及成本的多少
5. 涵盖有关房屋和附属场地及所需的所有资本方面的计划
6. 提供个人背景、资质和义务经验的详细信息
7. 说明你准备投入多少资金
8. 说明你需要资助资金的数量及偿还计划
9. 概述你所能提供的贷款抵押
10. 列出详尽的财政预算，其中包括预现金流及第1年的利润预算
商业计划五个关键部分
1. 经营目标
2. 销售与市场营销
3. 生产
4. 资源需求
5. 资金支持方面的数据
7.4 年度报告
大多数国家都要求公司提供年度财务报表
编制这些账目都是董事会的职责
年度账目必须真实而公正地反应该公司在其财政年度结束时的业务状况。这些账目必须由一名董事代表董事会签字认可。
年度报告包含的特定事项
1. 必须注明任何与制定会计原则不符之处，并说明其原因。
2. 必须指出雇员的平均人数，他们的工资和薪金总数以及社会保障和养老金费用。
3. 董事们的薪酬总额，必须包括工作酬金及实物福利的货币估值。
4. 董事长的实际薪酬也必须说明，并且，如果薪酬最高的那位董事超过了董事长，那么它的实际薪酬也需说明。
5. 所有为解除董事职务支付的补偿金也应当说明。
6. 向董事发放的所有贷款也须说明。
7. 若董事在公司的任何交易中获得物质利益，必须予以公布。
8. 董事在公司股权和公司债券方面有任何利益，必须予以报告。
9. 为审计师开展审计工作及其他服务支付的酬金必须予以记录。
英国的《公司法》
1. 任何建议派发的股息红利数额，以及提议转移到资本公积金的数额。
2. 各位董事的名字
3. 在相关年份中发生的、影响公司的任何重要事件的详情。
4. 未来公司业务发展的可能迹象
5. 公司在研究及开发领域可能开展任何活动的迹象
6. 有关公司雇员的健康状况、工作中的安全和福利方面的信息
7. 任何数额超过200英镑的政治捐款的详情。
8. 任何用于支付由董事出具的专业损害赔偿保险单的保险费用详情
9. 董事在股权或公司债券方面利益的详情
必须将这些账目和报告发送给该公司的每一位成员、公司债券的每位持有人以及每一位有资格收到股东大会通知的人。这些事情必须在股东大会召开前21天完成。除这些法定信息以外，英国证券交易所要求，凡其股票可以交易的公司都必须提供进一步的信息披露。
7.5 传真和电子邮件
正式信函的一种可替代方式是传真的使用，传真能通过电话线路以电子方式传送书面信息。
电子邮件的使用替代了信函和传真
它在商务中的使用不同于朋友之间的交流。
电子邮件代表了一种迅速处理信息需求、订单等的极好方法。
7.6 短信服务（SMS）
这是一种利用电话提供书面交流的方式。
第8章 视觉沟通
8.1 引言
数字在我们的生活中很重要
我们的生活也深受信息的影响
数字可以提供信息
数字可以在我们的生活中扮演至关重要的角色，尽管我们可能没有完全意识到它的意义
8.2 表格
非常容易阅读，并且易于理解
用于说明涉及大量数据的情形
8.3 条形图
用于说明在某给定时点上一组特定数据中所有类别的情况。
优点是可以很明显地看出数量的上涨
缺点
总数没有在条形图中显示出来
不能准确读出条形图所示数值
数字的精确性丧失
作为展示趋势的一种方法——销售量随时间变化的趋势，产量与成本之间的变化趋势——条形图能提供一种很好的直观解释。
8.4 柱状图
是借助条形描述各变量数据的另一种方式
与条形图不同，在条形图中条形的宽度是相等的，而柱状图中横坐标上的各个柱体宽度则不同。
柱状图是条形图的一种特殊形式，当x轴不作均等划分时就使用柱状图
8.5 曲线图/线型图
定义
线形图一般画在一张给定标尺的坐标纸上，目的是为了表示两个变量之间的关系，即特定变量的值随另一个变量的值变化的规律。
线性图包含横轴（x轴）和纵轴（y轴），每个轴都被等距划分成几段。
垂直线与水平线相交形成一个焦点，将各个焦点连接起来，形成一条平滑曲线。
在任何一点上，从x轴画出的一条垂直线与曲线相交，其数值都能够在x轴上准确读出。
x轴通常用于表示独立变量,y轴则用于表示非独立变量。
使用
除非需要表达负数概念，否则外轴上销售量表示不必从0开始。
标尺的选择是很重要的。
对精确度要求越高，坐标指向每个方格表示的数值就必须越小。
在一幅曲线图里绘出一个以上变量的曲线也是可能的，绘出不止一个非独立变量随时间变化的对比曲线可能很有价值。
在曲线图中再加入其他变量也是可能的。
两变量曲线图，三变量曲线图等等
当曲线图使用了不止一个非独立变量时，将点串连起来的曲线必须有所区分——由系列破折号构成，有小圆点与破折号共同构成，仅由小圆点构成，或者一条虚线等等。
8.6 统计地图
那些关心区域市场和全国市场分部的公司，可能对统计地图感兴趣。
统计地图是生动展示有关特性的地理分布的一种方法。
统计地图一般用不同的阴影来表示，并提供适当图例也方便辨识。
统计地图可以用图画形式展示各个分销点、人口密集度不同的各个区域、各种产业类型，带状发展的城市群、绿化带或者住宅项目等。
8.7 象形图
象形图就是一幅图片或一系列图片，通常是卡通类型的图片，能以一种简单的方式成功地传达信息。
象形图有时还包含幽默元素，能够令大多数人更乐于接受。
8.8 饼状图
饼状图的目的就是画一个圆圈并将其分为几个部分，用以说明各部分数字所占的比例。
饼状图还可以使用不同的颜色来区分各个部分，产生更好的视图效果。
不能将饼状图分割成太多部分，那样将会很难看清楚。
8.9 散点图
使用一种叫散点图的图示方式，能够显示出两组数据间的相关对比关系和变化。
对于给定的一组数据，可以使用前面所讲的曲线图调线性图绘制中的x轴和y轴将数据一一标注在坐标系中，成为一幅图。
散点图关注的重点是展示相关关系，所以无论是x轴还是y轴的标尺都没有必要从零开始。
当各个点标识出来以后，就可以沿着点汇集成群的方向拟合出一条线。如果能够做大，我们就说在两个变量之间有高度的线性相关关系。
如果一组数据的数值变大时，另外一组数据数值也变大，就是高度正相关关系，而如果一组数据的数值变大时，另一组数字变小就是负相关关系。
各个数据点在坐标上标示出来后，如果这些数据点分布太散而画不出一条有意义的线，我们就能推断两组数据之间没有相关关系。
8.10 表格重构
信息都可以从表格中发现，并且根据表格中的数据绘制视图。
创建各种图示显示的目的，主要是为了便于理解，或是造成与原始数据相比更深的印象。
如果统计数据很长而且复杂，那么表格形式也许就是唯一合用的展示方式
8.11 Z形图
能在同一幅图中展示三类信息。
Y轴（纵坐标）使用了两个不同标尺。
三个图形的结合体。