人事档案及劳动合同管理

规范人力资源部门，人事部，对员工档案、人事档案的管理，入离职，资料，劳动合同的签订、保管、风险防范

人事档案管理

管理概论

岗位职责

本部

本部员工档案

项目总助及以上员工档案

本部负责入职管理，项目负责劳动合同的签订和盖章

项目上总助人员后期产生的转正、续签、调动重签、离职等资料一定要及时给本部存档

项目总的一份合同给本人，一份给本部存员工档案，一份存项目劳动合同档案

项目

本项目项目总助以下的正式员工档案

劳务派遣员工档案（维保修员工，不含大队长、材料管理员、见习员工）

人事档案管理人员必须严格遵守本管理办法，以高度的责任感，严肃、认真地处理好公司人事档案的管理

对接人

本部 胡生娜 马志伟

项目 原则由人事管理人员负责

原则要求

1.签订安全保密责任书

3.入职之日起3个工作日内必须建立其人事档案

4.所有资料使用黑色签字表

一人一档案袋一编号

制度要求

人事档案建立流程

档案基本从招聘开始、离职结束，离职后可能会有二次入职。

1.招聘、面试--入职资料打印

5.原则不得使用二次废纸打印入职资料，并存档

2.入职资料

简历

人才招聘表

入职登记表

保证书

3.签劳动合同

一个月内完成劳动合同的签订、签收

4.收集、整理资料（除劳动合同走盖章流程，其余均应齐全）

5.打印并标注《档案目录清单》

打印档案目录，放置档案内首页

在目录上对资料打钩，标注

6.资料入档，放入档案盒或档案袋

使用电子档案系统。没扫描时，建议不要装订

7.档案袋编号

档案管理要求

1.人员要求

人事管理人员专管

保密原则。档案管理员要保密档案信息，不得随意摘抄、传播、复印档案资料

档案管理员签订《安全保密责任书》并存档

人事变更/离职，要求进行档案的盘点交接，丢失追责。项目无人事管理的，由片区综管负责人指定专人进行交接。

人事档案交接表

2.管理员的变更必须进行档案的清点、交接工作，留存交接记录

2.存放场地要求

专业档案室，有防潮、防水、防虫、防鼠、防盗、防火等措施

消防灭火器

钥匙专管，原则由人事专管，其他人不得代管

3.档案柜要求

要求必须用全封闭式档案柜

抽屉式挂捞柜

铁皮文件柜（非玻璃）

档案密集柜

不得使用木质柜

有档案柜标识：明确档案分类和所属管理部门

部门：人事行政部； 分类：人事档案

4.档案盒或档案袋要求

材质：使用统一的牛皮纸档案袋

干净整洁完好， 如有破损及时更换

封面、背脊

5.编号排序要求

进行档案编号

1.使用员工SAP号进行编号。并排2行，分别是SAP+姓名。

2.白纸打印粘贴，用固体胶或液体胶，不使用胶带。档案正面左侧背脊的中心位置

3.基本信息贴在档案正面左上角位置

入职/离职时间，部门

用一种统一标签贴？

档案袋的排序

一切以SAP号为准

三年内离职的所有档案都需要按sap顺序排列

1.按SAP号大小排序摆放

所有在职正式员工统一排序，不区分部门。维保修单独排序

统一编号的朝向，注重查阅效率和美观

离职员工档案单独排序（区分正式派遣了），要求2018年7月起离职的人员须执行排序规则，之前离职人员档案不强求按编号排序。

标签要大而醒目、不易掉、易查找

5.资料文件的要求

装订要求

同一多页文件建议装订

非A4纸类，建议整理粘贴为A4纸张大小，再装订；体检报告尽量整理成A4大小

转正/续签的整套资料（除合同）可装订

档案清单都需要存档

排序和《档案目录清单》的顺序一致

入职

招聘、面试资料

新员工入职前提供

入职前公司准备

入职须填写的资料

劳动合同

入职发文

转正

转正发文

转正资料

续签

异动

离职

哪些资料自行单独保存，无需入档案

1.社保增减

2.工资、考勤类

3.考核发文还需要么

哪些必须原件，哪些是复印件

新员工入职时所提供的证件（包括但不限于身份证、户口簿、学位/学历证、职称证、资格证等）复印件资料必须由其本人现场在复印件空白处签字确认、落款日期。

复印件需要签字---员工提供的证件类复印件

目录中明确哪些复印件，写明（如毕业证复印件）

档案目录清单

哪些文件必须盖章

哪些须按手印

合同、协议

应知应会明细、入职告知书

各类承诺书---安全责任承诺、无重大疾病承诺、诚信从业廉洁从业承诺

三甲以上医院体验合格证明。体检项目包括但不限于：血常规、胸部透视、心电图、肝功能（含乙肝五项）

《诚信从业、廉洁从业承诺书》一式2份？

文件正面和袋子正面朝向一致，目录在第一页

劳务派遣人员

地区物业公司可代办劳务派遣人员入职、转正、离职等相关手续。

目前劳务派遣的劳动合同一式几份？ 一份派遣公司、一份员工、一份项目？

保密协议是否盖章？ 盖金碧公司还是派遣公司的章？？？

劳务派遣人员的合同单独的合同签收登记表

派遣人员不得二次入职或使用

劳务派遣人员转为正式员工，先办理离职手续、再办理新员工入职，所有资料全部核实和重签。

劳务派遣人员的离职

退工单

业务联系函？

《劳务派遣员工离职面谈表》、《劳务派遣员工离职交接确认表》

人事档案的日常管理

管理原则

1、资料完整；2、整理规范；3、排列有序；4、传递及时。

档案管理台账

1.电子表必须存电脑，且按月更新和存档；

2.信息的更新在前一月的基础上维护；入职、调入、调出、离职信息，只增不减，不断累积。

档案管理期限

在职档案永久

离职档案自离职之日起3年，但原则超3年的离职档案不予以销毁，建议统一保管，丢失不追责。

原则员工离职不得提取人事档案，除个别员工提出强烈需求（只有是个人证书原件、自费的证书和体检报告），填写《人事档案提取表》。

档案的销毁

1.原则要求离职人员档案只封存，不销毁

2.销毁须经地区物业公司负责人审批，并报集团人力资源中心审批后，才可执行

档案的借阅

除档案管理员，任何人借阅和复印要走流程

1.必须填写《借阅登记表》

2.必须因工作需要

3.复印、抄录的流程还是借阅么？

部门负责人可直接登记后查阅本部门员工档案，查阅非本部门员工需登记后让项目总审批

任何人不得查阅本人及其亲属的档案

公司档案原则不外借

2.如因公司业务需要复印员工的身份证、学历证明、职业资格证明等个人证照复印件，由办理人员填写《人事档案复印登记表》，按借阅人事审批权限批准后方可调用

综合管理部经理/项目负责人审批

借阅不得带走档案，须在档案管理员监督下现场查阅，归还后档案管理员应详细检查并确认无误后收存

档案的调动

1.线上EMS档案的传递通知流程

一般是发文调动之日起10个工作日内，完成线上的传递流程和审批，涉及外省的20个工作日。

2.线下的档案邮寄或人为传递，注意档案的保密性、安全性。

档案交接的清点确认

特殊情况的要求

档案的资料缺失

在职人员资料缺失

1.原项目负责补全资料；

2.重要文件缺失的，调出写情况说明，由综管负责人/项目总签字，然后放入该员工档案。

哪些资料可以调入单位后期补

无日期的证件类复印件倒可以直接补

日期问题

项目名称问题

一些文件无法补

离职人员资料的缺失

档案的遗失

在职人员档案遗失

离职人员档案遗失

人员发生离职情况

1.无论在职员工或离职员工，已建立的人事档案不得退还员工本人。

2.如有个人强烈要求，体检报告和健康证（自费）原件可以退换，公司留存复印件，并手写“原件由本人##年#月#日领走，签字”

档案的更新维护

1.身份证过期更新、执业证更新

2.转正

3.续签

4.调动/异动

4.离职资料

5.入职发文、转正定级发文

6.个人的考核单、公司奖惩调动的发文

7.公司要求个人签订的一些文件、保证书等

档案工作的考核问责

1.部分重要资料遗失或整本档案遗失的，直接考核

2.在职员工，丢失当期有效的劳动合同，直接考核

不按规定进行借阅、复印，造成员工信息外泄的

电子档案系统

集团的电子档案系统是啥？

1.网站

2.账号

3.物业建档的日期计划

真实准确原则，电子、纸质一致原则

建立电子档步骤

1.扫描全部人事档案

保密原则

扫描过程注意及时清理，扫描文件不得泄露

扫描件不存放共享文件中，存储的电子档案应加密，对电脑进行加密

2.按要求规则进行文件的拆分和命名

批量命名文件

项目自行保管扫描件

3.对必备资料缺失的，要求补齐。必备类主要有哪些

实时更新

要求各项目在##月##日前完成中层/普通员工档案的扫描、命名和提交；

将方便集团核查扫描件和系统维护数据的一致性

毕业证、资格证等证书

身高

参加工作时间

后期将实时扫描，在建立人事档案起10个工作日内完成该员工电子档案的扫描及上线。

存档资料和提交资料

月度存档资料

人事档案管理台帐

每月底复制并更新电子台帐

月度宿舍检查表

每月提交的资料、台账

劳动合同管理

原则、要求

此劳动合同指正式员工的劳动合同

目的就是备份，以防人事档案丢失

鸡蛋不放在一个篮子，以防合同全部丢失

2018年7月1日起开始执行，必须要有一份另存档

1.劳动合同档案和人事档案内劳动合同分开存放

2.核对项目劳动合同台账

项目总助及以上劳动合同也必须保存一份合同；本部只保管人事档案

3.核对劳动合同签收登记表

包含项目编制所有人员

劳务派遣劳动合同

合同主体，试用期2月，合同薪资当地最低工资标准

起签2年，每次续签均是2年

调动：一般无调动转签，除非合同主体---派遣公司发生变更。但会有用工联系函？

劳动合同档案管理流程

劳动合同的打印

劳动合同的填写

编号规则

注意点：日期、地点、薪酬、试用期、手印

调动转签的：如试用期未结束，则续签试用期限，试用期月数写小数点后一位

整套劳动合同的盖章

《劳动合同》 《保密协议》 《员工应知内容明细单》 《劳动合同续签意向书》 《劳动关系变更声明》

三份劳动合同

一份给员工做签收

签收登记表要求：签字、按手印

一份存入员工人事档案

一整套合同资料

一份存入项目劳动合同档案

一整套合同

保管单位是签订该合同时编制所在项目（与合同主体一致），如该项目撤场，统一安排转到合同主体公司的另一项目综管部

人员离职、异动的情况

劳动合同档案不用变动，只由该项目永久保管。

特殊情况，项目物业撤场/取消。劳动合同全部转到合同主体分公司的另一项目综管部

劳动合同的种类

入职新签

含维保修调为正式员工

到期续签

调动转签

调出单位与调动人员解除劳动关系，并按公司规定办理调动交接手续

离职/解除劳动关系

劳动合同档案管理要求

合同分类和排序

按照签订时间前后依次排序放置

期限：原则3年，一般就永久放着

档案目录

2018年7月1日起开始签订的所有合同和签收登记表一致，且必须全部签收