人事档案及劳动合同管理

规范人力资源部门，人事部，对员工档案、人事档案的管理，入离职，资料，劳动合同的签订、保管、风险防范。

人事档案管理

• 管理概论
  • 岗位职责
    • 本部
      • 本部员工档案
      • 项目总助及以上员工档案
        • 本部负责入职管理，项目负责劳动合同的签订和盖章
        • 项目上总助人员后期产生的转正、续签、调动重签、离职等资料一定要及时给本部存档
        • 项目总的一份合同给本人，一份给本部存员工档案，一份存项目劳动合同档案
    • 项目
      • 本项目项目总助以下的正式员工档案
      • 劳务派遣员工档案（维保修员工，不含大队长、材料管理员、见习员工）
    • 人事档案管理人员必须严格遵守本管理办法，以高度的责任感，严肃、认真地处理好公司人事档案的管理
  • 对接人
    • 本部 胡生娜 马志伟
    • 项目 原则由人事管理人员负责
  • 原则要求
    • 1.签订安全保密责任书
    • 3.入职之日起3个工作日内必须建立其人事档案
    • 4.所有资料使用黑色签字表
    • 一人一档案袋一编号
  • 制度要求
• 人事档案建立流程
  • 档案基本从招聘开始、离职结束，离职后可能会有二次入职。
  • 1.招聘、面试--入职资料打印
    • 5.原则不得使用二次废纸打印入职资料，并存档
  • 2.入职资料
    • 简历
    • 人才招聘表
    • 入职登记表
    • 保证书
  • 3.签劳动合同
    • 一个月内完成劳动合同的签订、签收
  • 4.收集、整理资料（除劳动合同走盖章流程，其余均应齐全）
  • 5.打印并标注《档案目录清单》
    • 打印档案目录，放置档案内首页
    • 在目录上对资料打钩，标注
  • 6.资料入档，放入档案盒或档案袋
    • 使用电子档案系统。没扫描时，建议不要装订
  • 7.档案袋编号
• 档案管理要求
  • 1.人员要求
    • 人事管理人员专管
    • 保密原则。档案管理员要保密档案信息，不得随意摘抄、传播、复印档案资料
      • 档案管理员签订《安全保密责任书》并存档
    • 人事变更/离职，要求进行档案的盘点交接，丢失追责。项目无人事管理的，由片区综管负责人指定专人进行交接。
      • 人事档案交接表
    • 2.管理员的变更必须进行档案的清点、交接工作，留存交接记录
  • 2.存放场地要求
    • 专业档案室，有防潮、防水、防虫、防鼠、防盗、防火等措施
      • 消防灭火器
    • 钥匙专管，原则由人事专管，其他人不得代管
  • 3.档案柜要求
    • 要求必须用全封闭式档案柜
      • 抽屉式挂捞柜
      • 铁皮文件柜（非玻璃）
      • 档案密集柜
      • 不得使用木质柜
    • 有档案柜标识：明确档案分类和所属管理部门
      • 部门：人事行政部； 分类：人事档案
  • 4.档案盒或档案袋要求
    • 材质：使用统一的牛皮纸档案袋
    • 干净整洁完好， 如有破损及时更换
    • 封面、背脊
  • 5.编号排序要求
    • 进行档案编号
      • 1.使用员工SAP号进行编号。并排2行，分别是SAP+姓名。
      • 2.白纸打印粘贴，用固体胶或液体胶，不使用胶带。档案正面左侧背脊的中心位置
      • 3.基本信息贴在档案正面左上角位置
        • 入职/离职时间，部门
        • 用一种统一标签贴？
    • 档案袋的排序
      • 一切以SAP号为准
      • 三年内离职的所有档案都需要按sap顺序排列
      • 1.按SAP号大小排序摆放
        • 所有在职正式员工统一排序，不区分部门。维保修单独排序
        • 统一编号的朝向，注重查阅效率和美观
        • 离职员工档案单独排序（区分正式派遣了），要求2018年7月起离职的人员须执行排序规则，之前离职人员档案不强求按编号排序。
      • 标签要大而醒目、不易掉、易查找
  • 5.资料文件的要求
    • 装订要求
      • 同一多页文件建议装订
      • 非A4纸类，建议整理粘贴为A4纸张大小，再装订；体检报告尽量整理成A4大小
      • 转正/续签的整套资料（除合同）可装订
    • 档案清单都需要存档
      • 排序和《档案目录清单》的顺序一致
        • 入职
          • 招聘、面试资料
          • 新员工入职前提供
          • 入职前公司准备
          • 入职须填写的资料
          • 劳动合同
          • 入职发文
        • 转正
          • 转正发文
          • 转正资料
        • 续签
        • 异动
        • 离职
      • 哪些资料自行单独保存，无需入档案
        • 1.社保增减
        • 2.工资、考勤类
        • 3.考核发文还需要么
      • 哪些必须原件，哪些是复印件
        • 新员工入职时所提供的证件（包括但不限于身份证、户口簿、学位/学历证、职称证、资格证等）复印件资料必须由其本人现场在复印件空白处签字确认、落款日期。
      • 复印件需要签字---员工提供的证件类复印件
        • 目录中明确哪些复印件，写明（如毕业证复印件）
      • 档案目录清单
        • 哪些文件必须盖章
        • 哪些须按手印
          • 合同、协议
          • 应知应会明细、入职告知书
          • 各类承诺书---安全责任承诺、无重大疾病承诺、诚信从业廉洁从业承诺
        • 三甲以上医院体验合格证明。体检项目包括但不限于：血常规、胸部透视、心电图、肝功能（含乙肝五项）
        • 《诚信从业、廉洁从业承诺书》一式2份？
    • 文件正面和袋子正面朝向一致，目录在第一页
    • 劳务派遣人员
      • 地区物业公司可代办劳务派遣人员入职、转正、离职等相关手续。
      • 目前劳务派遣的劳动合同一式几份？ 一份派遣公司、一份员工、一份项目？
      • 保密协议是否盖章？ 盖金碧公司还是派遣公司的章？？？
      • 劳务派遣人员的合同单独的合同签收登记表
      • 派遣人员不得二次入职或使用
      • 劳务派遣人员转为正式员工，先办理离职手续、再办理新员工入职，所有资料全部核实和重签。
      • 劳务派遣人员的离职
        • 退工单
        • 业务联系函？
        • 《劳务派遣员工离职面谈表》、《劳务派遣员工离职交接确认表》
• 人事档案的日常管理
  • 管理原则
    • 1、资料完整；2、整理规范；3、排列有序；4、传递及时。
  • 档案管理台账
    • 1.电子表必须存电脑，且按月更新和存档；
    • 2.信息的更新在前一月的基础上维护；入职、调入、调出、离职信息，只增不减，不断累积。
  • 档案管理期限
    • 在职档案永久
    • 离职档案自离职之日起3年，但原则超3年的离职档案不予以销毁，建议统一保管，丢失不追责。
    • 原则员工离职不得提取人事档案，除个别员工提出强烈需求（只有是个人证书原件、自费的证书和体检报告），填写《人事档案提取表》。
    • 档案的销毁
      • 1.原则要求离职人员档案只封存，不销毁
      • 2.销毁须经地区物业公司负责人审批，并报集团人力资源中心审批后，才可执行
  • 档案的借阅
    • 除档案管理员，任何人借阅和复印要走流程
      • 1.必须填写《借阅登记表》
      • 2.必须因工作需要
      • 3.复印、抄录的流程还是借阅么？
      • 部门负责人可直接登记后查阅本部门员工档案，查阅非本部门员工需登记后让项目总审批
      • 任何人不得查阅本人及其亲属的档案
      • 公司档案原则不外借
    • 2.如因公司业务需要复印员工的身份证、学历证明、职业资格证明等个人证照复印件，由办理人员填写《人事档案复印登记表》，按借阅人事审批权限批准后方可调用
    • 综合管理部经理/项目负责人审批
    • 借阅不得带走档案，须在档案管理员监督下现场查阅，归还后档案管理员应详细检查并确认无误后收存
  • 档案的调动
    • 1.线上EMS档案的传递通知流程
      • 一般是发文调动之日起10个工作日内，完成线上的传递流程和审批，涉及外省的20个工作日。
    • 2.线下的档案邮寄或人为传递，注意档案的保密性、安全性。
    • 档案交接的清点确认
  • 特殊情况的要求
    • 档案的资料缺失
      • 在职人员资料缺失
        • 1.原项目负责补全资料；
        • 2.重要文件缺失的，调出写情况说明，由综管负责人/项目总签字，然后放入该员工档案。
        • 哪些资料可以调入单位后期补
          • 无日期的证件类复印件倒可以直接补
          • 日期问题
          • 项目名称问题
          • 一些文件无法补
      • 离职人员资料的缺失
      • 档案的遗失
        • 在职人员档案遗失
        • 离职人员档案遗失
    • 人员发生离职情况
      • 1.无论在职员工或离职员工，已建立的人事档案不得退还员工本人。
      • 2.如有个人强烈要求，体检报告和健康证（自费）原件可以退换，公司留存复印件，并手写“原件由本人##年#月#日领走，签字”
  • 档案的更新维护
    • 1.身份证过期更新、执业证更新
    • 2.转正
    • 3.续签
    • 4.调动/异动
    • 4.离职资料
    • 5.入职发文、转正定级发文
    • 6.个人的考核单、公司奖惩调动的发文
    • 7.公司要求个人签订的一些文件、保证书等
  • 档案工作的考核问责
    • 1.部分重要资料遗失或整本档案遗失的，直接考核
    • 2.在职员工，丢失当期有效的劳动合同，直接考核
    • 不按规定进行借阅、复印，造成员工信息外泄的
• 电子档案系统
  • 集团的电子档案系统是啥？
    • 1.网站
    • 2.账号
    • 3.物业建档的日期计划
    • 真实准确原则，电子、纸质一致原则
  • 建立电子档步骤
    • 1.扫描全部人事档案
      • 保密原则
      • 扫描过程注意及时清理，扫描文件不得泄露
      • 扫描件不存放共享文件中，存储的电子档案应加密，对电脑进行加密
    • 2.按要求规则进行文件的拆分和命名
      • 批量命名文件
      • 项目自行保管扫描件
    • 3.对必备资料缺失的，要求补齐。必备类主要有哪些
    • 实时更新
  • 要求各项目在##月##日前完成中层/普通员工档案的扫描、命名和提交；
  • 将方便集团核查扫描件和系统维护数据的一致性
    • 毕业证、资格证等证书
    • 身高
    • 参加工作时间
  • 后期将实时扫描，在建立人事档案起10个工作日内完成该员工电子档案的扫描及上线。
• 存档资料和提交资料
  • 月度存档资料
    • 人事档案管理台帐
      • 每月底复制并更新电子台帐
    • 月度宿舍检查表
  • 每月提交的资料、台账

劳动合同管理

• 原则、要求
  • 此劳动合同指正式员工的劳动合同
  • 目的就是备份，以防人事档案丢失
    • 鸡蛋不放在一个篮子，以防合同全部丢失
  • 2018年7月1日起开始执行，必须要有一份另存档
  • 1.劳动合同档案和人事档案内劳动合同分开存放
  • 2.核对项目劳动合同台账
    • 项目总助及以上劳动合同也必须保存一份合同；本部只保管人事档案
  • 3.核对劳动合同签收登记表
    • 包含项目编制所有人员
• 劳务派遣劳动合同
  • 合同主体，试用期2月，合同薪资当地最低工资标准
  • 起签2年，每次续签均是2年
  • 调动：一般无调动转签，除非合同主体---派遣公司发生变更。但会有用工联系函？
• 劳动合同档案管理流程
  • 劳动合同的打印
  • 劳动合同的填写
    • 编号规则
    • 注意点：日期、地点、薪酬、试用期、手印
    • 调动转签的：如试用期未结束，则续签试用期限，试用期月数写小数点后一位
  • 整套劳动合同的盖章
    • 《劳动合同》 《保密协议》 《员工应知内容明细单》 《劳动合同续签意向书》 《劳动关系变更声明》
  • 三份劳动合同
    • 一份给员工做签收
      • 签收登记表要求：签字、按手印
    • 一份存入员工人事档案
      • 一整套合同资料
    • 一份存入项目劳动合同档案
      • 一整套合同
      • 保管单位是签订该合同时编制所在项目（与合同主体一致），如该项目撤场，统一安排转到合同主体公司的另一项目综管部
  • 人员离职、异动的情况
    • 劳动合同档案不用变动，只由该项目永久保管。
    • 特殊情况，项目物业撤场/取消。劳动合同全部转到合同主体分公司的另一项目综管部
• 劳动合同的种类
  • 入职新签
    • 含维保修调为正式员工
  • 到期续签
  • 调动转签
    • 调出单位与调动人员解除劳动关系，并按公司规定办理调动交接手续
  • 离职/解除劳动关系
• 劳动合同档案管理要求
  • 合同分类和排序
    • 按照签订时间前后依次排序放置
  • 期限：原则3年，一般就永久放着
  • 档案目录
    • 2018年7月1日起开始签订的所有合同和签收登记表一致，且必须全部签收